Rekap Absensi Guru dan Tendik: Aturan Jam Kerja, Format, dan Contohnya

Diterbitkan 23 September 2026 · Diperbarui 23 September 2026

Ditulis oleh Isep Nursamsi, S.T. · guru Informatika yang membangun dan memakai SiTuntas setiap hari di sekolah negeri.

Rekap absensi guru adalah ringkasan bulanan kehadiran setiap guru dan tendik: berapa hari hadir, terlambat, pulang cepat, dinas luar, izin, sakit, cuti, dan tanpa keterangan, dibandingkan dengan jumlah hari kerja. Acuan jam kerjanya 37 jam 30 menit per minggu bagi ASN. Kode status, format tabel siap salin, dan cara membacanya untuk pembinaan ada di bawah.

Dasar aturan jam kerja guru dan tendik

Untuk pegawai ASN, acuannya Peraturan Presiden Nomor 21 Tahun 2023 tentang Hari Kerja dan Jam Kerja Instansi Pemerintah dan Pegawai Aparatur Sipil Negara. Pasal 1 angka 11 menyebut pegawai ASN adalah PNS dan PPPK, jadi ketentuannya berlaku untuk keduanya. Untuk guru, Permendikdasmen Nomor 11 Tahun 2025 tentang Pemenuhan Beban Kerja Guru menulis angka yang sama di Pasal 2, lalu Pasal 3 merinci isinya: merencanakan, melaksanakan, dan menilai pembelajaran atau pembimbingan, membimbing dan melatih murid, serta tugas tambahan yang melekat.

Dua hal penting untuk rekap. Pertama, jam kerja guru tidak sama dengan jam mengajar. Kewajiban 24 JP tatap muka hanyalah bagian dari 37 jam 30 menit, jadi guru yang jam mengajarnya selesai pukul 10.00 tetap terikat jam pulang yang berlaku. Kedua, Perpres menetapkan hari kerja instansi lima hari, Senin sampai Jumat, tetapi rinciannya diserahkan kepada PPK atau pimpinan instansi (Pasal 5), dan unit kerja yang memberi pelayanan langsung kepada masyarakat dapat memiliki hari dan jam kerja sendiri yang ditetapkan PPK atau pimpinan instansi setelah mendapat pertimbangan menteri (Pasal 7). Pegangan sekolah untuk jam masuk, jam pulang, dan jumlah hari kerja adalah ketentuan tertulis dari pemda atau dinas, bukan angka 07.30 mentah.

Kode status kehadiran untuk rekap guru dan tendik

Pakai satu kode untuk satu orang per hari, dengan huruf yang sama di seluruh sekolah.

Kode DL layak dipisahkan dari H walaupun keduanya dihitung masuk kerja. PP 94/2021 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil mendefinisikan masuk kerja sebagai keadaan melaksanakan tugas baik di dalam maupun di luar kantor, sehingga guru yang mendampingi lomba dengan surat tugas tidak boleh tercatat tidak hadir. Kodenya tetap DL supaya kepala sekolah tahu siapa yang tidak ada di sekolah dan kelas mana yang perlu guru pengganti.

Untuk kolom cuti, anggapan lama bahwa liburan sekolah sama dengan cuti tahunan guru yang sudah terpakai perlu diperbarui. PP 17/2020 mengubah Pasal 315 PP 11/2017 tentang Manajemen PNS sehingga bunyinya: guru yang mendapat liburan menurut peraturan perundang-undangan berhak mendapatkan cuti tahunan. Perubahan yang sama mensyaratkan cuti sakit diajukan tertulis dengan melampirkan surat keterangan dokter. Jadi kolom C dan S pada guru PNS perlu bukti surat, sama seperti pegawai lain.

Bila seseorang terlambat dan pulang cepat pada hari yang sama, tulis T lalu catat menit pulang cepatnya di kolom menit PC. Hari itu tetap satu kode, tetapi menitnya tidak hilang.

Format rekap bulanan yang bisa langsung disalin

Di atas tabel, tulis judul "Rekap Kehadiran Guru dan Tenaga Kependidikan", nama sekolah, bulan dan tahun, serta jumlah hari kerja setelah dikurangi libur nasional dan cuti bersama. Contoh di bawah memakai 21 hari kerja. Kolom T dan PC ditulis jumlah kali, lalu total menit.

Persentase masuk kerja dihitung dari (H + T + PC + DL) dibagi hari kerja, dikali 100. Jumlah semua kode tiap baris harus sama dengan hari kerja; kalau tidak, ada hari yang belum diberi kode. Di Excel, dengan kode harian di kolom C sampai AG dan hari kerja di sel AI1, rumusnya =(COUNTIF(C2:AG2;"H")+COUNTIF(C2:AG2;"T")+COUNTIF(C2:AG2;"PC")+COUNTIF(C2:AG2;"DL"))/$AI$1*100. Di bawah tabel, siapkan tempat tanda tangan pembuat rekap (operator atau kepala TU) dan kepala sekolah yang mengetahui.

Baris Tini menunjukkan 85,7 persen karena cuti yang sah, jadi jangan membaca kolom persentase sendirian; kolom TK dan menit terlambat lebih berguna untuk pembinaan.

Langkah menyusun rekap setiap bulan

1. Tetapkan jumlah hari kerja bulan itu dari ketentuan hari kerja sekolah dan kalender libur resmi.
2. Tarik data harian dari mesin, aplikasi, atau daftar hadir, lalu beri satu kode per orang per hari.
3. Cocokkan bukti: surat tugas untuk DL, surat izin, surat keterangan dokter, dan surat cuti. Tanpa bukti, jangan langsung menulis TK; tanyakan dulu kepada yang bersangkutan.
4. Hitung jumlah tiap kode dan total menit T serta PC, kemudian persentase masuk kerja.
5. Beri kesempatan klarifikasi dua sampai tiga hari kerja sebelum rekap ditandatangani.
6. Minta tanda tangan kepala sekolah, arsipkan, dan kirim bila dinas atau BKPSDM memintanya.

Rekap ini memuat data pribadi, termasuk alasan sakit. Bagikan hanya kepada pihak yang berkepentingan, bukan ditempel di grup percakapan guru.

Apa hubungan rekap absensi dengan disiplin dan penilaian kinerja?

Untuk PNS, Pasal 4 huruf f PP 94/2021 mewajibkan masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja. Hukumannya dijenjangkan menurut jumlah hari tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah, dihitung kumulatif dari Januari sampai Desember (Pasal 15 beserta penjelasannya). Untuk tingkat ringan, pasalnya menyebut pelanggaran yang berdampak pada unit kerja.

Yang dihitung hanya ketidakhadiran tanpa alasan yang sah, jadi izin, sakit, cuti, dan dinas luar yang berbukti tidak masuk hitungan ini. Karena itu kolom TK harus hasil konfirmasi, bukan hari yang kebetulan kosong di catatan mesin. PP yang sama mewajibkan atasan langsung memanggil secara tertulis dan memeriksa PNS yang diduga melanggar (Pasal 26 dan 27), dan atasan langsung yang tidak melakukannya ikut dijatuhi hukuman disiplin (Pasal 28).

Soal kinerja, Perpres 21/2023 Pasal 4 ayat (7) menyebut kelebihan jam kerja dari ketentuan dapat dipertimbangkan sebagai kinerja pegawai. Selain itu, peraturan yang dibahas di sini tidak menjadikan persentase kehadiran sebagai nilai kinerja. Bila pemerintah daerah Anda mengaitkan kehadiran dengan tunjangan atau tambahan penghasilan, ketentuannya ada di peraturan daerah setempat, dan BKPSDM atau dinas pendidikan adalah tempat bertanya.

Catatan untuk guru PPPK dan honorer

Guru dan tendik PPPK termasuk pegawai ASN menurut Perpres 21/2023, jadi jam kerjanya sama dengan PNS. Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2018 tentang Manajemen Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja mengatur bahwa disiplin PPPK ditetapkan PPK di tiap instansi, sedangkan tata cara pengenaan sanksinya mengikuti peraturan disiplin PNS (Pasal 52). Jenis cutinya diatur tersendiri: Pasal 77 menyebut cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan, dan cuti bersama, jadi kolom C untuk PPPK diisi sesuai empat jenis itu.

Perpres 21/2023 mengatur pegawai ASN dan PP 94/2021 mengatur PNS. Untuk guru dan tendik honorer, pegangan yang lazim adalah SK atau perjanjian kerja dari pihak yang mengangkat, baik sekolah, yayasan, maupun pemerintah daerah. Di sisi lain, Permendikdasmen 11/2025 mendefinisikan guru sebagai pendidik profesional tanpa memilah status kepegawaian. Saran praktisnya: tulis jam kerja di SK honorer, pakai format rekap yang sama dengan kolom status, dan jangan menerapkan tabel hukuman PNS kepada honorer.

Merekap kehadiran GTK dengan presensi wajah

Rekap paling repot bila data hariannya tersebar di buku hadir, mesin, dan pesan izin. Di SiTuntas, kehadiran harian GTK, yaitu guru, tenaga kependidikan, dan kepala sekolah, dicatat terpisah dari kehadiran murid dengan enam status: Hadir, Terlambat, Izin, Sakit, Dinas luar, dan Tanpa keterangan. Hadir atau terlambat ditentukan dari jam masuk yang sekolah atur per hari. Satu kamera di gerbang bisa melayani murid dan GTK sekaligus, dan akun GTK yang diizinkan sekolah bisa presensi dari HP masing-masing; bila zona hadir dinyalakan, lokasinya ikut diperiksa.

GTK yang belum terekam hari itu tampil sebagai belum tercatat, tidak langsung dianggap tanpa keterangan, sejalan dengan prinsip konfirmasi sebelum menulis TK. Operator bisa mengisi kehadiran GTK secara manual, lengkap dengan ekspor Excel, dan kehadiran mengajar dicatat per sesi jadwal. Presensi wajah termasuk di setiap paket. Pulang cepat dan cuti tidak ada di daftar enam status itu, jadi bila format dinas Anda memisahkan keduanya, kolom tersebut dilengkapi dari bukti surat dengan hasil ekspor sebagai bahan awal. Rinciannya ada di halaman absensi wajah untuk sekolah. Pertimbangan memilih perangkat dibahas di absensi wajah vs mesin fingerprint, dan rumus COUNTIF yang lebih lengkap ada di rekap absensi siswa di Excel.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa jam kerja guru ASN dalam seminggu?

37 jam 30 menit per minggu, tidak termasuk jam istirahat. Angka ini tertulis di Perpres 21/2023 untuk pegawai ASN dan di Permendikdasmen 11/2025 untuk guru, mencakup merencanakan, melaksanakan, dan menilai pembelajaran, membimbing murid, serta tugas tambahan. Rincian jam masuk dan pulang ditetapkan PPK atau pimpinan instansi.

Apakah dinas luar dihitung hadir di rekap absensi guru?

Ya, selama ada surat tugas. PP 94/2021 mendefinisikan masuk kerja sebagai melaksanakan tugas baik di dalam maupun di luar kantor. Tulis kodenya DL, bukan H, supaya tetap terlihat siapa yang tidak berada di sekolah hari itu, dan simpan surat tugasnya bersama rekap.

Apakah guru PNS berhak atas cuti tahunan?

Berhak. PP 17/2020 mengubah Pasal 315 PP 11/2017 sehingga guru yang mendapat liburan menurut peraturan perundang-undangan berhak mendapatkan cuti tahunan. Cara mengajukan dan waktunya mengikuti prosedur cuti di instansi masing-masing.

Berapa hari tidak masuk tanpa keterangan sampai guru PNS dijatuhi hukuman disiplin?

Menurut PP 94/2021, tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah selama 3 hari kerja kumulatif dalam setahun sudah dapat berujung teguran lisan, dan hukumannya naik bertahap sampai pemberhentian untuk 28 hari kumulatif atau 10 hari berturut-turut. Hitungannya kumulatif dari Januari sampai Desember. Izin, sakit, cuti, dan dinas luar yang sah tidak ikut dihitung.

Apakah format rekap ini bisa dipakai untuk guru honorer?

Formatnya bisa dipakai sama persis, cukup isi kolom status dengan honorer. Yang berbeda adalah konsekuensinya: aturan disiplin PNS tidak otomatis berlaku, sehingga pegangannya SK atau perjanjian kerja dari pihak yang mengangkat. Tuliskan jam kerja di dokumen itu supaya rekapnya punya dasar.

Referensi

• Perpres Nomor 21 Tahun 2023 tentang Hari Kerja dan Jam Kerja Instansi Pemerintah dan Pegawai ASN, JDIH BPK
• Permendikdasmen Nomor 11 Tahun 2025 tentang Pemenuhan Beban Kerja Guru, JDIH BPK
• PP Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil, JDIH BPK
• PP Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan atas PP Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen PNS, JDIH BPK
• PP Nomor 49 Tahun 2018 tentang Manajemen Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja, JDIH BPK