Aplikasi Surat Sekolah Otomatis

Aplikasi surat sekolah adalah sistem yang menerbitkan surat resmi lengkap dengan nomor urut dan kop sekolah secara otomatis, lalu menyimpannya sebagai arsip digital yang bisa dicari. Tata usaha tidak perlu lagi menyalin format lama, menebak nomor terakhir, atau mengaduk map untuk mencari surat tahun lalu.

Masalah persuratan manual di sekolah

Hampir setiap ruang TU mengenal keluhan yang sama. Nomor surat bentrok karena dua orang mengambil nomor di hari yang sama. Format kop berbeda antar surat karena masing-masing menyalin file lama. Lalu saat pengawas meminta arsip, suratnya sulit ditemukan. Ketiganya bukan soal ketelitian orangnya, melainkan karena tidak ada satu buku nomor yang dipegang bersama.

Alur surat keluar yang rapi

Alur yang sehat cukup enam langkah, dan sistem mengambil alih langkah yang paling rawan salah, yaitu penomoran dan pengarsipan.

1. Pilih jenis surat, misalnya surat tugas, undangan, atau surat keterangan.
2. Isi data yang berbeda saja: nama, tanggal, keperluan.
3. Nomor surat terbit otomatis, urut, tanpa bentrok.
4. Kop dan tanda tangan pejabat menempel sesuai template sekolah.
5. Surat dicetak atau dikirim sebagai PDF.
6. Salinannya otomatis masuk arsip dan buku agenda.

Penomoran surat dan kode klasifikasi

Nomor surat sekolah umumnya menggabungkan kode klasifikasi, nomor urut, kode satuan pendidikan, dan tahun. Di SiTuntas format itu Anda susun sendiri lewat token, misalnya kode klasifikasi untuk kesiswaan dipisahkan dari kepegawaian, masing-masing dengan urutannya sendiri. Karena nomor diambil sistem, dua petugas yang menerbitkan surat bersamaan tetap mendapat nomor berbeda.

Kop otomatis dan template seperti Word

Template surat disusun di editor yang terasa seperti mengetik di Word, lengkap dengan penebalan, tabel, dan gambar. Bagian yang berubah ditandai sebagai isian, sisanya tetap. Sekali template dibuat, ratusan surat berikutnya mengikuti bentuk yang sama persis, sehingga surat sekolah terlihat seragam dan resmi.

QR keaslian surat

Setiap surat dapat memuat QR yang mengarah ke halaman pemeriksaan. Siapa pun yang menerima surat, termasuk instansi lain, bisa memindainya untuk memastikan surat itu benar terbit dari sekolah Anda dan isinya belum diubah. Ini berguna untuk surat keterangan siswa yang sering dipakai di luar sekolah.

Arsip yang bisa dicari

Semua surat yang pernah terbit tersimpan dan dapat dicari berdasarkan nomor, jenis, tanggal, atau nama. Saat akreditasi atau supervisi meminta bukti, arsip tinggal dibuka, bukan dicari di lemari. Data sekolah yang dipakai surat, seperti nama siswa dan guru, diambil dari data induk sekolah sehingga tidak perlu diketik ulang.

Biaya dan pengadaan

Langganan SiTuntas termasuk modul surat ini dan umumnya dapat dianggarkan dari Dana BOS pada komponen administrasi kegiatan sekolah atau langganan daya dan jasa. Rinciannya, termasuk dokumen untuk pertanggungjawaban, dijelaskan di bagian pertanyaan umum pada halaman utama.