Aplikasi Surat Menyurat Sekolah: Surat Masuk, Disposisi, Nomor Otomatis
Surat dari dinas datang pagi ini, kepala sekolah baru sempat membacanya lusa, dan wakasek yang seharusnya menindaklanjuti tidak pernah tahu surat itu ada. Di meja sebelah, murid yang minta surat keterangan aktif menunggu karena staf TU masih mencari nomor terakhir di buku agenda yang sedang dipegang orang lain. Di SiTuntas pekerjaan ini dipegang modul e-TU (Tata Usaha), aplikasi surat menyurat sekolah yang mencatat surat masuk dengan nomor agenda otomatis, meneruskannya sebagai disposisi berjenjang, dan menerbitkan surat keterangan ber-kop dengan nomor urut yang terkunci serta QR verifikasi. Modul ini termasuk paket Dasar, Lengkap, dan Premium.
- 8 menu e-TU di bagian Administrasi
- 7 template surat bawaan, bisa disunting
- 10 kode klasifikasi arsip bawaan
- QR verifikasi, dibuka tanpa login
Buku agenda yang dipegang satu orang, nomor surat yang ditebak
Di banyak sekolah, persuratan bergantung pada satu buku agenda dan satu orang yang hafal isinya. Surat masuk ditumpuk di meja sampai kepala sekolah datang, lembar disposisinya dititipkan lewat siapa saja yang lewat, dan tidak ada yang tahu apakah wakasek sudah membacanya. Untuk surat keluar, tiap staf menyimpan template Word sendiri, kopnya sedikit berbeda, dan nomor surat diambil dengan melihat baris terakhir di buku. Kalau dua orang menerbitkan surat pada hari yang sama, nomor kembar atau nomor loncat baru ketahuan saat pemeriksaan arsip.
Aplikasi tata usaha sekolah yang baik tidak mengubah tata naskah yang sudah dipakai sekolah, tetapi mengambil alih bagian yang paling sering meleset: memberi nomor, menjaga urutannya, mencatat siapa yang memegang surat, dan menyimpan pindaian di tempat yang bisa dicari lagi. e-TU dibangun mengikuti pola buku agenda dan kode klasifikasi arsip dinas yang sudah dikenal TU, jadi istilahnya tidak perlu dipelajari dari nol.
Cara kerja aplikasi surat menyurat sekolah ini, dari surat datang sampai arsip
Untuk staf TU, semuanya terasa seperti mengisi buku agenda yang biasa. Di baliknya ada empat tahap, dan sistem yang memegang nomor serta status di setiap tahap.
-
Surat masuk dicatat
Di menu Surat Masuk, tombol Catat Surat Masuk membuka isian pengirim, perihal, tanggal surat, tanggal terima, sifat surat, klasifikasi arsip, dan hasil pindaian PDF, JPG, atau PNG maksimal 5 MB. Nomor agenda diberikan sistem saat disimpan dan tidak berubah walau surat diedit.
Agenda 128, sifat Segera, status Baru. -
Disposisi diteruskan
Tombol Disposisikan Surat meminta Diteruskan kepada, Instruksi, dan Tenggat penyelesaian. Penerima melihatnya di tab Untuk Saya, membuka pindaiannya lewat Lihat Surat, dan bisa meneruskan lagi ke bawah dengan Teruskan. Rantai perjalanan surat terbaca utuh.
-
Surat keterangan diterbitkan
Di Generator Surat, pilih Jenis surat, cari murid dari Data Induk, lengkapi keterangan, tekan Pratinjau, lalu Terbitkan. Nomor diambil terkunci, PDF ber-kop dan QR terbentuk, dan barisnya langsung masuk Agenda Surat Keluar dengan sumber Generator.
Perkiraan nomor berikutnya: 37/421/SMP.01 -
Arsip tersimpan, keaslian bisa dicek
Surat bisa diberi kode klasifikasi arsip dan dicari dari pengirim, tujuan, perihal, atau nomor. Penerima surat memindai QR dan melihat statusnya, misalnya BERLAKU, tanpa login. Surat terbit yang keliru bisa dihapus permanen, dan jejaknya tercatat di log.
Yang dikerjakan staf TU
- Mengetik data surat masuk dan mengunggah pindaiannya.
- Memilih penerima disposisi, menulis instruksi dan tenggat.
- Memilih jenis surat dan murid, lalu memeriksa pratinjau sebelum terbit.
- Mencetak PDF dan meminta tanda tangan basah kepala sekolah.
Yang dikerjakan SiTuntas
- Memberi nomor agenda dan nomor surat dalam transaksi terkunci.
- Mengubah status surat Baru menjadi Didisposisi lalu Selesai mengikuti disposisinya.
- Menyusun PDF dengan kop dari Profil Sekolah dan nama kepala sekolah dari Data GTK.
- Menyimpan salinan data saat terbit, jadi surat lama tidak berubah bila data murid berubah.
Fitur e-TU untuk tiap peran di sekolah
Menu yang tampil mengikuti izin akun. Staf TU mengisi buku agenda dan menerbitkan surat, kepala TU memegang template dan penomoran, kepala sekolah menerima disposisi, pengelola kesiswaan memakai mesin yang sama untuk SK pembina, dan penerima surat di luar sekolah hanya melihat halaman verifikasi. Pilih peran di bawah.
Staf TU dan tenaga kependidikan
Pekerjaan harian persuratan: mencatat, mendisposisikan, menerbitkan.
Menu yang dipakai
- Beranda TU, empat kartu ringkas dan daftar surat yang belum ditindaklanjuti.
- Surat Masuk dan Surat Keluar sebagai buku agenda.
- Disposisi, tab Untuk Saya dan Saya Teruskan.
- Generator Surat untuk surat keterangan murid.
Cara pakai
- Tekan Catat Surat Masuk, isi pengirim, perihal, tanggal terima, dan sifat surat, unggah pindaian, simpan. Nomor agenda muncul sendiri.
- Dari baris surat, tekan Disposisikan Surat, pilih penerima, tulis instruksi dan tenggat.
- Di Generator Surat, pilih jenis, cari murid dengan nama, NIS, atau NISN, lengkapi keterangan, Pratinjau, Terbitkan, unduh PDF.
- Surat yang diketik di luar sistem dicatat lewat Catat Surat Keluar dengan nomor diisi sendiri dan arsip pindaian.
Yang dihasilkan
- Agenda Surat Masuk yang bisa dicari dari pengirim, perihal, atau nomor, disaring sifat, status, dan rentang tanggal terima.
- PDF surat keterangan ber-kop, bernomor, ber-QR, dengan nama berkas dari nomor surat.
- Baris agenda surat keluar bersumber Generator atau Dicatat manual.
Bawaannya peran staf TU tidak bisa menghapus dokumen terbit, menyunting template, mengatur nomor, atau mengelola klasifikasi. Surat masuk yang masih punya disposisi berjalan tidak bisa dihapus. Daftar Surat terbaru di Generator Surat hanya memuat 15 surat terakhir tanpa kotak pencarian; mencari surat lama dilakukan di Agenda Surat Keluar.
Kepala TU, operator sekolah, dan admin
Menyiapkan template, kode arsip, dan format nomor, lalu menjaga yang sudah terbit.
Menu yang dipakai
- Template Surat dengan editor halaman penuh.
- Klasifikasi Surat untuk kode arsip.
- Pengaturan Nomor per jenis surat.
- Tombol Hapus di daftar Surat terbaru pada Generator Surat.
Cara pakai
- Buka Template Baru atau Edit, tulis naskah di editor ala Word, taruh data lewat Sisip data, atau bawa naskah lama lewat Impor Word. Kop dan blok tanda tangan ditambahkan sistem.
- Di Pengaturan Nomor, pilih satu Format cepat atau susun sendiri dari token, tentukan Reset tiap tahun ajaran atau Berjalan terus.
- Tambah kode klasifikasi baru dari menu Klasifikasi Surat atau langsung dari editor lewat Kode klasifikasi baru.
- Bila ada surat terbit yang keliru, tekan Hapus, isi alasan bila perlu, lalu Hapus permanen. Penghapusan tercatat di log.
Yang dihasilkan
- Template siswa yang tampil di Generator Surat, aktif atau nonaktif sesuai pilihan.
- Nomor surat dengan format sekolah sendiri, kolom Contoh berikutnya menampilkan hasilnya.
- Log penghapusan berisi Dihapus oleh, Waktu, dan Alasan, 20 entri terakhir.
Setel penghitung nomor hanya bisa dilakukan kepala TU, admin, atau super admin sekolah; operator sekolah dan staf TU tidak bisa. Impor Word membawa tebal, miring, garis bawah, paragraf, tabel, dan gambar JPG atau PNG; gambar EMF atau WMF dilewati, dan hasilnya perlu diperiksa sebelum disimpan. Isi template disaring di server, jadi skrip atau sematan lain dibuang.
Kepala sekolah, wakasek, dan penerima disposisi lain
Membaca surat yang ditujukan kepadanya, memutuskan, meneruskan.
Menu yang dipakai
- Beranda TU, kartu Disposisi menunggu saya dan Lewat tenggat.
- Disposisi, tab Untuk Saya dengan angka disposisi terbuka.
- Tombol Lihat Surat untuk membuka pindaian.
Cara pakai
- Buka tab Untuk Saya; yang belum ditangani naik ke atas, yang lewat tenggat berpenanda Terlambat.
- Tekan Lihat Surat untuk membaca pindaian, lalu Perbarui Status Penanganan ke Dibaca, Diproses, atau Selesai dengan Catatan penanganan.
- Tekan Teruskan ke wakasek atau kepala TU dengan instruksi dan tenggat baru. Kirimannya tampil di tab Saya Teruskan.
Yang dihasilkan
- Rantai disposisi yang terbaca dari TU ke kepala sekolah ke pelaksana.
- Status surat induk berubah Selesai otomatis saat semua disposisinya selesai.
- Kartu Lewat tenggat di Beranda TU sebagai pengingat harian.
Bawaannya kepala sekolah hanya memegang izin disposisi: ia tidak membuka buku agenda Surat Masuk dan Surat Keluar dan tidak menerbitkan surat. Hanya penerima disposisi yang boleh mengubah statusnya. Calon penerima adalah akun aktif yang memegang izin disposisi, dan disposisi ke diri sendiri ditolak. Belum ada notifikasi WhatsApp atau lonceng saat disposisi masuk.
Pengelola kesiswaan
SK pembina dan surat tugas GTK, diterbitkan dengan mesin e-TU dari menu kesiswaan.
Menu yang dipakai
- Dokumen Kesiswaan di modul e-Kesiswaan.
- Template pegawai SK Pembina Ekstrakurikuler dan Surat Tugas Pembina Kegiatan Kesiswaan, disunting TU di Template Surat.
Cara pakai
- Pilih pembina dari Data GTK di Dokumen Kesiswaan, lalu terbitkan SK atau surat tugas.
- Bila akun tidak memegang izin menerbitkan dokumen, tekan Minta TU supaya pemegang izin e-TU yang menerbitkannya.
Yang dihasilkan
- Nomor SK tercatat di dokumen e-TU dan agenda surat keluar, lalu disalin ke penugasan pembina.
- PDF ber-kop dan ber-QR yang sama seperti surat siswa.
Template pegawai sengaja tidak ditampilkan di Generator Surat; jalurnya lewat Dokumen Kesiswaan dan hanya berjalan bila modul e-TU aktif di paket sekolah. Generator Surat sendiri menolak menerbitkan surat berjenis Untuk siswa tanpa murid yang terdaftar di Data Induk.
Penerima surat dan instansi luar
Sekolah tujuan, dinas, atau perusahaan yang menerima surat keterangan dari murid.
Yang dilihat
- Halaman verifikasi di subdomain sekolah, tanpa login dan tanpa aplikasi.
- Status besar BERLAKU (hijau), DICABUT (merah), atau Dokumen Tidak Ditemukan.
Cara pakai
- Pindai QR di pojok surat dengan kamera HP.
- Cocokkan Jenis, Nomor, Tanggal terbit, dan nama tersamar dengan cetakan yang dipegang.
Yang tidak ditampilkan
- NIS, NISN, tempat tanggal lahir, dan alamat murid.
- Unduhan PDF dan alasan pencabutan.
Halaman ini memastikan dokumen terdaftar dan statusnya, bukan bahwa isi cetakan belum diubah. Nama disamarkan dua huruf pertama tiap kata ditambah tiga bintang, misalnya Ah*** Fa***. Aksesnya dibatasi 20 permintaan per menit per alamat IP dan tidak diindeks mesin pencari.
Buku agenda kertas dan Word dibanding e-TU SiTuntas
Perbandingan ini hanya memuat hal yang benar-benar ada di kode. Baris yang ditandai Belum memang belum dibangun, supaya sekolah tidak berharap pada fitur yang tidak ada.
| Hal yang dibandingkan | Buku agenda kertas | Word dan Excel | e-TU SiTuntas |
|---|---|---|---|
| Nomor agenda surat masuk | Ditulis tangan, dilihat dari baris di atasnya | Diketik, dilihat dari baris di atasnya | Ya, otomatis, terkunci, tidak berubah saat surat diedit |
| Nomor surat keterangan | Dicari di buku, rawan loncat atau kembar | Diketik sendiri di template | Ya, otomatis per jenis surat dengan format yang sekolah atur |
| Disposisi | Lembar kertas dititipkan | Tidak ada | Ya, berjenjang dengan instruksi, tenggat, dan status per penerima |
| Kop dan penanda tangan | Kertas kop dicetak | Template tiap staf berbeda | Ya, kop dari Profil Sekolah, kepala sekolah dari Data GTK |
| Data murid di surat | Disalin dari buku induk | Diketik ulang, rawan salah ketik | Ya, ditarik dari Data Induk, disimpan sebagai salinan saat terbit |
| Cek keaslian oleh penerima | Menelepon sekolah | Menelepon sekolah | Ya, QR ke halaman verifikasi publik dengan status BERLAKU atau DICABUT |
| Mencari surat lama | Membalik halaman | Ctrl+F di satu berkas | Ya, cari pengirim, tujuan, perihal, atau nomor, saring sifat, status, tanggal |
| Pindaian surat | Map fisik | Folder bersama | Ya, PDF, JPG, atau PNG maksimal 5 MB, dibuka hanya oleh pemegang izin |
| Kabar ke penerima disposisi | Lisan | WhatsApp diketik sendiri | Belum, penerima membuka menu Disposisi atau Beranda TU |
| Ekspor agenda ke Excel atau PDF | Fotokopi | Ya | Belum |
| Mengirim surat ke penerima | Diantar atau pos | Email diketik sendiri | Belum, hanya unduh dan cetak PDF |
Nomor surat sekolah: format, urutan, dan penghitung
Menu Pengaturan Nomor menampilkan satu baris per jenis surat dengan kolom Jenis surat, Format nomor, Reset, Contoh berikutnya, dan Penghitung. Formatnya disusun dari token, wajib memuat {seq}, dan token yang kosong tidak meninggalkan garis miring ganda. Tiga Format cepat membantu sekolah yang tidak ingin menyusun dari nol.
Delapan token
Nomor urut polos atau ber-nol depan, kode klasifikasi, kode sekolah dari Profil Sekolah, bulan romawi atau dua digit, tahun penuh atau dua digit.
- {seq}
- {seq:3}
- {code}
- {school_code}
- {roman_month}
- {month}
- {year}
- {short_year}
Tiga Format cepat
Sederhana memakai {seq}/{code}/{roman_month}/{year}, Lengkap memakai {code}/{seq:3}/{school_code}/{roman_month}/{year}, dan Angka + bulan memakai {seq:3}/{code}/{month}/{year}. Kolom Contoh berikutnya langsung menampilkan hasilnya, dan tiap baris masih bisa disesuaikan.
- Sederhana
- Lengkap
- Angka + bulan
Dua kebijakan reset
Bawaannya urutan kembali ke 1 tiap tahun ajaran. Bila diganti ke Berjalan terus, penghitung tertinggi dibawa ke kunci baru dan tidak pernah mundur, jadi nomor tidak terulang.
- Reset tiap tahun ajaran
- Berjalan terus (tidak reset)
Urutan berjalan per jenis surat, bukan per kode klasifikasi. Surat Keterangan Aktif dan Surat Keterangan Lulus yang sama-sama berkode 421 punya hitungan terpisah; kode itu hanya tercetak lewat token {code}. Nomor diambil terkunci di dalam transaksi, jadi dua staf yang menerbitkan bersamaan tidak mendapat nomor kembar. Tombol Setel penghitung nomor untuk memindahkan Nomor terakhir terpakai (misalnya saat pindah dari buku manual di tengah tahun) hanya untuk kepala TU dan admin.
Disposisi surat yang bisa dilacak sampai pelaksana
Disposisi di e-TU mengikuti akun yang masuk, bukan jabatan di kertas. Setiap tahap punya status yang hanya bisa diubah penerimanya, dan status surat induk mengikuti otomatis.
-
Di meja TU
Surat dicatat, lalu didisposisikan
Status surat masuk lahir sebagai Baru. Saat disposisi pertama dibuat, statusnya berubah menjadi Didisposisi. Instruksi maksimal 1.000 karakter, tenggat boleh kosong.
Mohon ditindaklanjuti undangan rapat dinas, tenggat Jumat. -
Di ruang kepala sekolah
Dibaca dan diproses
Disposisi baru berstatus Terkirim. Kepala sekolah membuka Lihat Surat, lalu memperbarui status ke Dibaca atau Diproses dengan Catatan penanganan bila perlu.
-
Diteruskan ke bawah
Teruskan ke wakasek atau kepala TU
Penerusan wajib merujuk disposisi surat yang sama, jadi rantainya tersambung dari atas ke bawah. Pengirim memantaunya di tab Saya Teruskan; yang belum ditangani naik ke atas daftar.
-
Setelah dikerjakan
Selesai, surat ikut selesai
Pelaksana menandai Selesai. Saat semua disposisi sebuah surat selesai, status surat masuk berubah menjadi Selesai tanpa disentuh TU. Status Arsip dipilih manual saat mengubah surat.
-
Bila tenggat lewat
Terlambat, terhitung di Beranda TU
Disposisi yang punya tenggat, sudah lewat, dan belum selesai berpenanda Terlambat dan dihitung di kartu Lewat tenggat. Tidak ada kabar WhatsApp atau lonceng; pengingatnya adalah Beranda TU yang dibuka tiap pagi.
Surat keterangan ber-kop dengan QR verifikasi
Generator Surat menerbitkan satu surat sekali klik, atas nama satu murid yang terdaftar di Data Induk. Daftar murid memuat semua status termasuk yang sudah lulus, karena SKL dan surat alumni diterbitkan setelah kelulusan. Kop, ukuran kertas A4, F4, Letter, atau Legal, dan kota tanda tangan dibaca dari Profil Sekolah; nama dan NIP kepala sekolah dari Data GTK. Beginilah susunan PDF yang dihasilkan dan halaman yang dibuka penerima saat memindai QR.
- Jenis
- Surat Keterangan Aktif
- Nomor
- 37/421/SMP.01
- Tanggal terbit
- Atas nama
- Ah*** Fa***
- Sekolah
- SMP Negeri 1 Contoh
Nama sengaja ditampilkan sebagian demi perlindungan data pribadi. Halaman ini hanya mengonfirmasi keaslian dan status dokumen.
Mockup, bukan tangkapan layar. Susunan PDF yang sebenarnya: kop sekolah, judul kapital bergaris bawah, baris Nomor, isi template, blok tanda tangan Kepala Sekolah dengan kota dan tanggal, lalu QR dengan keterangan yang sama.
Nomor sah lebih dulu, PDF menyusul
Penerbitan berjalan dua fase: transaksi pendek mengambil nomor terkunci dan mencatat dokumen serta baris agenda, baru PDF dirender. Bila PDF gagal, nomor tetap sah dan staf diperingatkan agar tidak menerbitkan ulang.
Salinan data saat terbit
Setiap dokumen menyimpan data murid dan sekolah pada saat terbit, jadi surat lama tidak berubah bila kelas atau nama wali diperbarui. Input manual tidak bisa menimpa nama, NISN, atau identitas lain dari Data Induk.
Hapus permanen tercatat
Hapus permanen menghapus dokumen, baris agenda, dan PDF, tetapi jejaknya tetap di log aktivitas, dan QR-nya menjawab Dokumen Tidak Ditemukan. Halaman verifikasi juga mengenal status DICABUT, tetapi tombol untuk mencabut surat belum tersedia di layar Generator Surat.
Kode klasifikasi surat dan arsip digital yang bisa dicari lagi
Menu Klasifikasi Surat datang dengan sepuluh kode bawaan berpola arsip dinas, dan sekolah yang punya daftar sendiri boleh menambah, mengubah nama, menonaktifkan, atau menghapus kode. Tabelnya berkolom Kode, Nama, Induk, Dipakai, Status, dan Aksi. Kode boleh berisi huruf, angka, titik, garis miring, dan tanda hubung tanpa spasi sampai 20 karakter, misalnya 421.3, 005/A, atau PK-01, dengan induk opsional untuk sub-kode.
Template bawaan sudah dipetakan: surat keterangan aktif, lulus, kelakuan baik, dan NISN ke 421; panggilan orang tua dan keterangan pindah ke 422; izin kegiatan ke 000.
Kode yang masih dipakai template, tercatat pada surat di buku agenda, atau punya sub-kode tidak bisa dihapus; sistem menyarankan menonaktifkannya. Penyemaian ulang tidak menimpa suntingan sekolah. Arsip surat digital di e-TU berarti pindaian dan PDF yang tersimpan di penyimpanan sekolah, dilayani lewat rute aplikasi hanya untuk pemegang izin, dan dihitung ke kuota penyimpanan paket. Belum ada OCR, jadwal retensi, atau laporan arsip.
Status dan istilah yang akan Anda temui
Sifat surat masuk
Mengikuti tata naskah dinas, dipilih saat mencatat dan bisa dijadikan saringan.
- Biasa
- Penting
- Segera
- Rahasia
Status penanganan surat masuk
Baru saat dicatat, Didisposisi dan Selesai digerakkan modul disposisi, Arsip dipilih manual.
- Baru
- Didisposisi
- Selesai
- Arsip
Status disposisi
Tiga status pertama dianggap terbuka. Terlambat bukan status; itu penanda untuk tenggat yang lewat.
- Terkirim
- Dibaca
- Diproses
- Selesai
Dari mana data surat diambil, dan modul apa yang memakai mesin yang sama
e-TU tidak menyimpan data murid atau GTK sendiri. Ia membaca modul lain, dan e-Kesiswaan meminjam mesinnya. Satu hal yang sering disangka bagian e-TU, yaitu surat peringatan siswa, ternyata tinggal di tempat lain.
Dari Data Induk
Nama, NISN, NIS, tempat tanggal lahir, jenis kelamin, agama, alamat, kelas, dan nama orang tua atau wali mengisi placeholder surat. Sumbernya dibahas di halaman aplikasi data induk siswa.
Dari Profil Sekolah dan Data GTK
Kop otomatis (logo, identitas, garis pembatas) atau gambar kop unggahan PNG, JPG, atau WebP maksimal 3 MB, ukuran kertas, Kota (TTD dokumen), dan kode sekolah dari Profil Sekolah. Nama dan NIP kepala sekolah dari Data GTK.
Ke e-Kesiswaan
Menu Dokumen Kesiswaan menerbitkan SK Pembina Ekskul dan Surat Tugas per GTK lewat mesin e-TU; nomornya masuk agenda surat keluar dan disalin ke penugasan pembina.
Surat Peringatan ada di e-Poin, bukan di sini
Surat Peringatan siswa terbit sebagai draf dari saldo poin di aplikasi poin pelanggaran siswa, dengan penomoran dan penanda tangan per jenjang sendiri, dan tidak masuk agenda e-TU. Yang ada di e-TU adalah template Surat Panggilan Orang Tua yang diterbitkan manual; contoh naskahnya ada di artikel Contoh Surat Panggilan Orang Tua Siswa.
Syarat, paket, dan yang perlu disiapkan
e-TU berjalan di peramban tanpa perangkat khusus. Yang menentukan rapi tidaknya surat adalah kelengkapan data sekolah, karena kop, penanda tangan, dan isi surat ditarik dari sana.
- Sekolah memakai paket Dasar, Lengkap, atau Premium. e-TU juga terbuka selama 14 hari pertama saat semua modul terbuka, tetapi tidak termasuk paket Gratis. Rinciannya di halaman Harga.
- Tahap Data Induk dalam penyiapan sekolah sudah tuntas. Sebelum itu menu e-TU terkunci, termasuk bila dibuka lewat alamat langsung. Surat siswa hanya bisa terbit untuk murid yang terdaftar.
- Isi Profil Sekolah dengan lengkap: nama, alamat, NPSN, logo atau gambar kop, Kota (TTD dokumen), ukuran kertas, dan kode sekolah bila format nomor memakai token {school_code}.
- Data GTK memuat kepala sekolah aktif berjenis PTK kepala satuan, termasuk Kepala Madrasah. Bila kosong, blok tanda tangan mencetak titik-titik.
- Periksa peran dan izin. Bawaannya kepala TU memegang semua izin e-TU, staf TU dan tendik mengerjakan persuratan harian, dan kepala sekolah hanya menerima disposisi. Izin bisa diatur ulang per sekolah.
- Perhatikan batas berkas: pindaian PDF, JPG, atau PNG maksimal 5 MB, gambar template 2 MB, gambar kop 3 MB, semuanya dihitung ke kuota penyimpanan paket. Halaman verifikasi QR memerlukan subdomain sekolah yang bisa dibuka dari luar.
Yang belum ada di e-TU
Supaya tidak ada yang kecewa setelah mendaftar, hal berikut memang belum dibangun. Sebagian sudah masuk rencana, sebagian sengaja bukan tujuan modul ini.
- Belum ada notifikasi WhatsApp, email, atau lonceng untuk disposisi baru dan tenggat yang lewat. Notifikasi WhatsApp sekolah sudah dipakai modul lain seperti kehadiran, piket, poin, dan ujian, tetapi belum untuk persuratan.
- Belum ada ekspor Excel, CSV, atau PDF untuk buku agenda surat masuk, surat keluar, dan disposisi, juga belum ada buku ekspedisi.
- Tidak ada pengiriman surat ke penerima lewat WhatsApp atau email dari e-TU; surat diunduh sebagai PDF lalu dicetak.
- Tidak ada tanda tangan elektronik, gambar tanda tangan, atau pilihan penanda tangan selain Kepala Sekolah.
- Tidak ada pembuatan surat massal untuk banyak murid sekali klik, approval berjenjang untuk surat keluar, OCR pindaian, jadwal retensi arsip, atau permohonan surat mandiri oleh murid dan orang tua.
- Buku tamu internal TU, SPPD, inventaris dan sarpras, buku induk digital, serta e-File kepegawaian dengan pengingat KGB belum ada; Beranda TU sengaja hanya menampilkan persuratan dan disposisi.
- Surat keluar yang dicatat manual tidak mendapat nomor otomatis; nomornya diketik bebas dan boleh kosong.
Setiap halaman e-TU punya tombol Panduan yang menyorot langkah-langkahnya, jadi staf baru bisa mencoba sendiri sebelum bertanya.
Pertanyaan yang sering diajukan tentang aplikasi surat menyurat sekolah
Apa saja yang ada di aplikasi surat menyurat sekolah SiTuntas?
Modul e-TU (Tata Usaha) berisi delapan menu di grup Administrasi: Beranda TU, Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi, Generator Surat, Template Surat, Klasifikasi Surat, dan Pengaturan Nomor. Surat masuk dicatat dengan nomor agenda otomatis dan pindaiannya diunggah, disposisi diteruskan berjenjang dengan instruksi dan tenggat, surat keterangan siswa diterbitkan sebagai PDF ber-kop dengan nomor otomatis dan QR verifikasi, dan surat bisa diberi kode klasifikasi arsip.
Apakah nomor surat dibuat otomatis, dan bagaimana mengatur formatnya?
Ya untuk surat yang diterbitkan dari Generator Surat dan untuk nomor agenda surat masuk. Format nomor diatur per jenis surat di menu Pengaturan Nomor dari delapan token: {seq} nomor urut, {seq:3} nomor urut dengan nol di depan, {code} kode klasifikasi, {school_code} kode sekolah, {roman_month} bulan romawi, {month} bulan dua digit, {year} tahun, dan {short_year} tahun dua digit. Pola bawaannya {seq}/{code}/{roman_month}/{year}, yang tercetak sebagai nomor urut, kode klasifikasi, bulan romawi, dan tahun, dipisah garis miring. Surat keluar yang diketik di luar sistem lalu dicatat manual nomornya diisi sendiri.
Apakah setiap kode klasifikasi punya nomor urut sendiri?
Tidak. Nomor urut berjalan per jenis surat, misalnya Surat Keterangan Aktif punya urutan sendiri dan Surat Keterangan Lulus punya urutan sendiri, masing-masing per tahun ajaran atau berjalan terus sesuai pilihan sekolah. Kode klasifikasi hanya ikut tercetak sebagai bagian nomor lewat token {code}. Dua jenis surat yang sama-sama berkode 421 tetap punya hitungan terpisah.
Kalau dua staf TU menerbitkan surat pada saat yang sama, apakah nomornya bisa kembar?
Tidak. Nomor diambil di dalam transaksi basis data dengan kunci pada baris penghitung, jadi permintaan yang datang bersamaan mendapat nomor yang berbeda. Kuncinya hanya dipegang selama penulisan singkat, bukan selama PDF dirender. Bila PDF gagal dibuat, surat tetap sah bernomor dan staf diperingatkan agar tidak menerbitkan ulang, sehingga nomor tidak bolong.
Apa yang diperiksa ketika penerima memindai QR di surat?
QR membuka halaman verifikasi di subdomain sekolah tanpa login. Halaman itu menampilkan BERLAKU, DICABUT, atau Dokumen Tidak Ditemukan, beserta jenis surat, nomor, tanggal terbit, nama yang disamarkan seperti Ah*** Fa***, dan nama sekolah. Yang dipastikan adalah bahwa dokumen memang terdaftar diterbitkan sekolah dan statusnya masih berlaku. Halaman ini tidak memeriksa apakah isi cetakan sudah diubah, tidak menampilkan NISN atau alamat, dan tidak menyediakan unduhan PDF.
Surat apa saja yang bisa dibuat, dan bisakah sekolah menambah template sendiri?
Tujuh template bawaan tersedia sejak awal: Surat Keterangan Aktif, Surat Keterangan Lulus (SKL), Surat Keterangan Kelakuan Baik, Surat Keterangan NISN, Surat Panggilan Orang Tua, Surat Keterangan Pindah (pendamping S-13), dan Surat Izin Kegiatan. Semuanya bisa disunting, dan template baru dibuat di menu Template Surat dengan editor ala Word yang mendukung tabel, gambar, perataan teks, tombol Sisip data untuk menaruh placeholder seperti nama_siswa atau kepsek, serta Impor Word untuk membawa naskah .docx yang sudah ada.
Siapa yang menandatangani surat, dan apakah ada tanda tangan elektronik?
Penanda tangan surat e-TU adalah Kepala Sekolah. Nama dan NIP dibaca dari Data GTK, yaitu GTK aktif yang berjenis PTK kepala satuan, bukan dipilih manual. Kolom tanda tangan dibiarkan kosong untuk tanda tangan basah. Belum ada tanda tangan elektronik, gambar tanda tangan, maupun pilihan penanda tangan lain seperti wakasek atau kepala TU.
Apakah kepala sekolah mendapat notifikasi WhatsApp saat ada disposisi masuk?
Belum. Disposisi baru tampil di tab Untuk Saya pada menu Disposisi dan di kartu Disposisi menunggu saya pada Beranda TU, tetapi tidak ada kabar WhatsApp, email, atau lonceng dalam aplikasi. Tenggat yang lewat ditandai Terlambat dan dihitung di kartu Lewat tenggat. Notifikasi disposisi masuk rencana tahap berikutnya dan belum dikerjakan.
Bisakah buku agenda surat masuk dan surat keluar diekspor ke Excel atau PDF?
Belum. Agenda Surat Masuk dan Agenda Surat Keluar bisa dicari dan disaring di layar, 25 baris per halaman, tetapi belum ada tombol ekspor ke Excel, CSV, atau PDF. Yang bisa diunduh adalah PDF tiap surat terbit dan berkas pindaian tiap surat masuk atau keluar.
Apakah surat peringatan siswa dibuat lewat aplikasi persuratan ini?
Tidak. Surat Peringatan siswa ada di menu e-Poin, terbit sebagai draf saat saldo poin menyeberang ambang, dengan penomoran, status, dan penanda tangan per jenjang yang berbeda dari e-TU, dan tidak masuk agenda surat keluar e-TU. Yang ada di e-TU adalah template Surat Panggilan Orang Tua yang diterbitkan manual dari Generator Surat dengan placeholder nama orang tua, tanggal panggilan, dan keperluan.
e-TU termasuk paket apa? Apakah ada di paket Gratis?
e-TU termasuk paket Dasar, Lengkap, dan Premium, dan juga terbuka selama 14 hari pertama saat semua modul terbuka. Paket Gratis tidak menyertakannya. Menu e-TU baru terbuka setelah tahap Data Induk dalam penyiapan sekolah selesai. Rincian harga ada di halaman Harga.
Apa yang harus disiapkan sebelum mulai memakai e-TU?
Tiga hal. Data Induk siswa terisi, karena surat keterangan hanya bisa diterbitkan untuk siswa yang terdaftar dan datanya ditarik dari sana. Profil Sekolah lengkap dengan nama, alamat, logo atau gambar kop, kota untuk baris tanda tangan, ukuran kertas, dan kode sekolah bila format nomor memakainya. Data GTK memuat kepala sekolah aktif supaya nama dan NIP tercetak di blok tanda tangan. Tujuh template dan sepuluh kode klasifikasi bawaan sudah terisi otomatis saat sekolah dibuat.
Ingin melihatnya berjalan di sekolah Anda?
SiTuntas dipakai setiap hari di sekolah negeri, tanpa instalasi. Gratis selamanya. 14 hari pertama semua modul terbuka penuh tanpa batasan, setelah itu tetap pakai paket Gratis.
Isi 3 data · Verifikasi singkat · Akun aktif otomatis · Tidak perlu chat admin
Masih punya pertanyaan? Tanya kami via WhatsApp