Notifikasi WhatsApp Sekolah Otomatis untuk Orang Tua dan Guru
Murid memindai wajah di gerbang, dan beberapa detik kemudian orang tuanya membaca kabar bahwa anaknya sudah tiba. Wali kelas menerima daftar murid yang belum tercatat hadir pukul 08.00, petugas piket diingatkan sebelum berangkat, guru BK menerima ringkasan tiap Senin. Semuanya lewat WhatsApp biasa, disusun dari data yang sudah ada di SiTuntas, tanpa ada yang mengetik. Notifikasi WhatsApp sekolah ini hidup di menu Integrasi WhatsApp, memakai akun gateway milik sekolah sendiri, dan hampir setiap jenis kabar punya sakelarnya sendiri yang bawaannya mati sampai sekolah menyalakannya.
- 20 kejadian, tiap kejadian ada sakelarnya
- API WhatsApp milik sekolah atau Dikelola SiTuntas
- Jam kirim pagi diatur sekolah, 05.00 sampai 16.00
- Paket Lengkap dan Premium
Kabar sekolah yang tenggelam di grup
Hampir semua sekolah sudah punya grup WhatsApp kelas. Masalahnya bukan salurannya, tetapi siapa yang mengetik dan kapan. Wali kelas mengabari orang tua murid yang tidak masuk kalau sempat, biasanya setelah jam pelajaran pertama, dan sering lupa pada hari yang sibuk. Kabar penting seperti surat peringatan atau jadwal ujian bercampur dengan foto kegiatan dan pesan salam, lalu hilang di gulungan layar. Ketika orang tua bertanya kenapa tidak dikabari, tidak ada yang bisa membuktikan pesan itu pernah dikirim.
Di sisi guru, pengingat berjalan dari mulut ke mulut. Petugas piket lupa hari tugasnya, guru mapel telat masuk kelas karena jam pergantian tidak terasa, dan BK baru tahu ada murid yang sering alpa saat rekap bulanan selesai. Modul Integrasi WhatsApp mengambil pekerjaan yang paling mekanis dari semua itu: pesan disusun dari catatan yang sudah ada, dikirim pada jam yang disepakati sekolah, dan setiap kirimannya tercatat.
Cara kerja notifikasi WhatsApp sekolah, dari pindai sampai Riwayat
Bagi orang tua, kabarnya terasa seperti pesan biasa dari nomor sekolah. Di belakangnya ada lima tahap yang berjalan berurutan.
-
Sekolah menyambungkan gateway
Di Pengaturan WhatsApp, admin menyalakan sakelar induk, memilih provider, dan memasang token akun gateway sekolah. Selama provider masih Uji Coba, pesan hanya dicatat dan tidak dikirim.
-
Kejadian terjadi di modul lain
Wajah terpindai di gerbang, surat peringatan terbit di e-Poin, periode ujian diterbitkan, atau jam mengajar tiba menurut e-Jadwal. Setiap kejadian diperiksa: sakelarnya menyala atau tidak.
-
Langsung atau pada jam setelan
Kabar tiba dan terlambat dikirim saat itu juga. Rekap, konfirmasi, dan pengingat menunggu jam kirim pagi yang diatur sekolah, dijalankan penjadwal yang memeriksa tiap menit.
-
Diantrekan dengan jeda acak antarnomor
Pesan massal tidak ditembakkan serentak. Sekolah memilih jeda antarnomor ke orang tua antara 3 dan 15 detik, bawaannya 5 detik; ke staf jedanya 4 detik. Angka itu menjadi batas bawah: tiap selang diacak sampai dua kali lipatnya, dan setiap 20 sampai 30 pesan ada istirahat 15 sampai 45 detik, sehingga pola kirimnya tidak serapi mesin. Lonceng guru hanya diacak ringan supaya tetap tepat waktu.
-
Tercatat di Riwayat WhatsApp
Setiap baris berstatus Antre, Terkirim, atau Gagal beserta jawaban gateway, sehingga admin tahu pesan mana yang sampai dan mana yang perlu ditindaklanjuti.
Ilustrasi redaksi bawaan kabar tiba, terlambat, dan prestasi. Nama sekolah, nama murid, jam, dan butir apresiasi diisi dari data sekolah.
Tahap pertama sengaja dibuat bisa dilatih tanpa risiko. Dengan provider Uji Coba, admin dapat memakai Uji Kirim Siswa untuk melihat pratinjau kehadiran hari ini, jam datang, dan saldo poin seorang murid, lalu menekan Catat Simulasi. Setelah provider sungguhan terpasang, pesan uji ke nomor sendiri dikirim dari Pengaturan WhatsApp, dan layar menunggui barisnya sampai berstatus Terkirim atau Gagal. Sakelar kejadian baru dinyalakan setelah itu, satu per satu.
Yang diterima dan dikerjakan tiap peran
Empat izin membagi pekerjaan: Kelola penyedia notifikasi, Lihat log notifikasi, Kelola kontak orang tua, dan Kelola template WhatsApp. Penerimanya lebih banyak lagi. Pilih peran di bawah untuk melihat apa yang tampil di layar dan di WhatsApp masing-masing.
Admin sekolah, pemegang izin Kelola penyedia notifikasi
Satu-satunya peran yang membuka Pengaturan WhatsApp. Grup Integrasi WhatsApp muncul di bagian Humas setelah Data Induk sekolah lengkap.
Cocok untuk
- Operator atau admin yang memegang akun gateway sekolah.
- Sekolah yang ingin menyalakan kabar satu per satu, bukan sekaligus.
- Sekolah yang ingin melihat angka terkirim dan gagal sebelum menyalakan kabar berikutnya.
Cara pakai
- Ikuti tur layar: Aktifkan WhatsApp, Pilih Provider, Uji Coba, Pemicu Otomatis, Jadwal Kirim Pagi, Persetujuan Orang Tua.
- Pilih provider lalu isi kredensialnya, misalnya token API dari penyedia. Tekan Simpan Pengaturan, kirim pesan uji ke nomor sendiri.
- Nyalakan sakelar kejadian yang dibutuhkan, tekan Simpan Sakelar. Di kartu Jadwal Kirim Pagi, tekan Ubah jam kirim, atur jamnya, lalu tekan Simpan jam.
Yang dihasilkan
- Kartu terkirim hari ini, minggu ini, bulan ini, sedang antre, gagal hari ini dan bulan ini, plus lima sebab gagal terbanyak bulan ini; tiap kartu membuka Riwayat tersaring.
- Catatan kapan, oleh siapa, dan untuk provider mana token dipasang.
- Kirim manual rekap wali kelas, pengingat piket, ringkasan BK, lonceng kokurikuler, dan broadcast Kontak Ortu (Wali Kelas).
Mengganti provider tidak mewarisi token lama, dan permintaan ditolak bila kredensial baru kosong. Sakelar yang baru dinyalakan siang hari tidak mengirim rekap pagi yang sudah lewat; penjadwal hanya menembak dalam jendela sepuluh menit setelah jam setelan. Naskah yang bisa disunting memerlukan izin terpisah, Kelola template WhatsApp.
Kepala sekolah dan Wakasek Humas, izin Lihat log notifikasi
Membaca tanpa menyentuh token gateway. Kepala sekolah bukan penerima pesan otomatis; perannya memantau.
Cocok untuk
- Kepala sekolah yang ingin memastikan kabar ke orang tua benar-benar berjalan.
- Wakasek Humas yang menjawab keluhan orang tua soal pesan yang tidak masuk.
Cara pakai
- Buka Riwayat WhatsApp. Pilih tab Semua, Terkirim, Antre, atau Gagal; tombolnya memuat jumlah per status.
- Saring per jenis kejadian atau ketik nama penerima atau nomor di kotak Cari nama atau nomor.
- Buka Rekap Harian Wali Kelas, Rekap Mingguan Wali Kelas, atau Ringkasan Kedisiplinan BK untuk melihat kesiapan nomor dan hasil kirimnya.
Yang dihasilkan
- Daftar berhalaman 10 sampai 100 baris, bawaan 25, dengan jawaban gateway langsung di baris Gagal.
- Detail isi pesan, provider, dan jam terkirim dari tiap baris.
Riwayat WhatsApp tidak punya ekspor Excel atau PDF, tidak punya tombol kirim ulang per pesan, dan sengaja tidak punya tombol hapus. Baris rutin disapu otomatis setelah 90 hari, baris surat peringatan dan prestasi setelah 365 hari. Di seeder bawaan Wakasek Humas juga memegang izin template dan kontak orang tua; operator sekolah tidak diberi izin WhatsApp kecuali admin menambahkannya.
Pengelola kontak orang tua, izin Kelola kontak orang tua
Bawaannya Wakasek Kesiswaan, Wakasek Humas, guru BK, dan admin. Halamannya bernama Persetujuan Ortu, berjudul Persetujuan Orang Tua.
Cocok untuk
- Awal tahun ajaran saat nomor orang tua murid baru dikumpulkan lewat formulir.
- Sekolah yang ingin mencatat persetujuan UU PDP sebelum mengirim kabar.
Cara pakai
- Saring Belum ada nomor, lalu Ubah nomor HP per baris atau tekan Isi Nomor Sekaligus dan tempel NIS beserta nomor per kelas.
- Baca pratinjaunya: setiap baris ditandai Diisi, Ditimpa, Sama, Tidak ketemu, atau Nomor salah, baru tekan Terapkan.
- Jalankan Periksa Nomor, lalu catat persetujuan dengan Setujui, Cabut, atau Setel Menunggu, atau Terapkan Massal.
Yang dihasilkan
- Kartu Siap dikirimi, yaitu murid yang disetujui dan sudah punya nomor.
- Daftar nomor bermasalah: sama dengan nomor GTK, satu nomor dipakai beberapa murid, nomor sekolah sendiri, atau tidak terbaca.
- Riwayat WhatsApp per murid yang dibuka dari barisnya.
Nomor disimpan dan ditampilkan dalam format 08xx; 8xx dan 62xx dinormalkan otomatis, dan nomor yang tidak berawalan 62 setelah dinormalkan atau panjangnya di luar 10 sampai 15 digit ditandai tidak valid. Penegakan persetujuan bawaannya mati, jadi mencatat status saja belum mengubah siapa yang dikirimi.
Wali kelas
Penerima rekap rombel sekaligus pengelola nomor orang tua kelasnya. Tidak mengatur WhatsApp; nomornya diambil dari Data GTK.
Yang diterima
- Rekap harian rombel, bawaan 08.00: jumlah terdaftar, hadir, sakit dan izin dengan nama, dispensasi, dan daftar Belum tercatat hadir sampai 25 nama plus tautan Verifikasi Kehadiran.
- Rekap mingguan pada sore hari efektif terakhir pekan: kehadiran kelas, daftar alfa dan terlambat, SP pekan ini, tautan Pekan Kelas Saya.
- Bila dinyalakan, kabar SP terbit dan rekap pelanggaran harian pukul 15.00, keduanya tanpa nama murid.
Cara pakai
- Buka Kontak Ortu Kelas Saya. Setiap murid berstatus Belum diisi, Nomor belum benar, atau Terisi.
- Isi nomor per baris, atau tekan Ingatkan supaya murid mengisi sendiri di Profil Saya; pengingat ini lonceng dalam aplikasi, satu kali per murid per 24 jam.
- Tinjau pengajuan izin yang diajukan orang tua lewat portal; hasil setuju atau tolak dikabarkan balik ke orang tua lewat WhatsApp bila sakelar konfirmasi menyala.
Yang dihasilkan
- Nada rekap harian adalah belum tercatat hadir, bukan alpa, sehingga wali kelas yang memastikan statusnya lewat Verifikasi Kehadiran.
- Nama dan tautan wali kelas ikut disertakan di pesan konfirmasi dan Lonceng Ortu, jadi orang tua tahu harus menghubungi siapa.
Rekap hanya terkirim bila rombel punya tepat satu wali kelas aktif dengan nomor yang dikenali. Halaman Rekap Harian Wali Kelas menampilkan alasannya bila tidak siap: belum punya wali, dua guru tercatat, nonaktif, data contoh, atau nomor belum diisi. Broadcast Kontak Ortu (Wali Kelas) hanya mengirim ke wali kelas yang rombelnya masih punya nomor kosong.
Guru mapel, fasilitator, petugas piket, guru BK, pembina
Penerima pengingat kerja. Nomor semuanya diambil dari Data GTK, yang harus diisi sekolah karena impor Dapodik tidak membawa nomor HP.
Guru dan fasilitator
- Lonceng guru mapel mengikuti jam e-Jadwal dengan jendela 5 menit untuk lima momen: masuk mengajar, pindah kelas, selesai mengajar, jeda istirahat, lanjut setelah istirahat, dengan tautan langsung ke presensi mata pelajaran.
- Lonceng kokurikuler mengirim satu pesan ke tiap fasilitator saat blok kokurikuler dimulai menurut Master Waktu.
- Guru pengawas menerima daftar tugas per hari saat periode ujian terbit; guru pengampu menerima pengingat paket soal H-3 dan H-1 pukul 15.00.
- Guru yang rapornya belum lengkap menerima pengingat e-Rapor setelah admin melihat pratinjaunya.
Piket dan pembina
- Pengingat piket pagi, bawaan 05.30, berisi seluruh pos dan jam shift hari itu dan ajakan check-in di Piket Saya; tidak dikirim pada hari libur sekolah.
- Pembina ekskul menerima daftar sesi latihan hari itu, bawaan pukul 06.30; pembina upacara diingatkan H-1.
Guru BK
- Ringkasan kedisiplinan tiap Senin pagi: angka draf SP dan murid yang sering alpa, tanpa nama.
- Bila dinyalakan, kabar SP terbit ke wali kelas dan guru BK kelas itu, serta rekap pelanggaran harian pukul 15.00.
Uji kirim lonceng guru mapel hanya mengirim satu pesan ke satu guru dari daftar kandidat. Kabar jadwal ujian memerlukan modul CBT dan empat kabar e-Kesiswaan memerlukan modul e-Kesiswaan yang masih pilot, keduanya di paket Premium. Jam rekap pelanggaran harian diubah di panel Lonceng Kedisiplinan pada menu e-Poin, bukan di layar WhatsApp.
Orang tua dan murid
Orang tua hanya perlu WhatsApp di HP-nya. Murid membantu dengan mengisi nomor orang tuanya sendiri.
Kabar kehadiran
- Anak sudah tiba di sekolah dan Anak datang terlambat, dikirim langsung saat jam datang pertama kali tercatat.
- Konfirmasi saat anak belum hadir, bawaan 07.45: tautan yang berlaku sampai akhir hari untuk memilih sakit, izin, atau akan hadir. Pilihan sakit atau izin langsung tercatat untuk hari itu; pilihan hadir tidak mengubah kehadiran.
- Lonceng Ortu: Anak Tidak Hadir, bawaan 08.10, berisi kontak wali kelas dan rekap kehadiran bulan serta semester berjalan; bila konfirmasi 07.45 menyala, hanya yang belum menjawab yang menerimanya.
Kabar pembinaan dan kegiatan
- Prestasi / poin positif saat entri prestasi dicatat di e-Poin.
- Surat Peringatan terbit, dan Rekap mingguan poin pelanggaran, poin prestasi, dan status pembinaan tiap Senin 06.50 bila dua sakelar menyala.
- Jadwal ujian anak tanpa token, kabar anak bertugas upacara, dan anak tidak hadir latihan tanpa keterangan bila modulnya aktif.
Peran murid
- Mengisi atau merevisi nomor HP orang tua di Profil Saya, ke kolom yang sama dengan Data Siswa.
- Menerima lonceng dalam aplikasi dari wali kelas bila nomornya masih kosong.
Tautan konfirmasi bisa ditekan siapa pun yang memegang HP orang tua, dan pilihan sakit atau izin langsung tercatat tanpa diperiksa wali kelas; layar Pengaturan WhatsApp memperingatkan hal ini. Karena itu Lonceng Ortu sengaja tanpa tautan sekali tap, dan konfirmasinya lewat wali kelas. Tidak ada kabar anak pulang, dan orang tua tidak bisa membalas lewat chat dua arah.
Mengetik di grup WA atau memakai SiTuntas
Grup WhatsApp kelas tetap berguna untuk percakapan. Perbedaannya ada pada kabar rutin yang harus sampai ke orang yang tepat pada jam yang sama setiap hari.
| Hal | Diketik sendiri di grup atau japri | Integrasi WhatsApp SiTuntas |
|---|---|---|
| Siapa yang mengetik | Wali kelas atau TU, satu per satu, kalau ingat. | Tidak ada. Isi pesan disusun dari catatan kehadiran, e-Poin, e-Jadwal, dan e-Piket. |
| Kapan dikirim | Setelah jam pelajaran pertama, atau saat ada yang bertanya. | Tiba dan terlambat langsung saat pindai; rekap dan pengingat pada jam setelan 05.00 sampai 16.00. |
| Ke siapa | Ke grup, terbaca semua orang tua di kelas. | Ke nomor orang tua murid yang bersangkutan, atau ke GTK yang bertugas. |
| Bukti terkirim | Centang di HP pengirim, tidak bisa dicek orang lain. | Riwayat WhatsApp: Antre, Terkirim, Gagal, dengan jawaban gateway, bisa dicari per nama atau nomor. |
| Nomor orang tua | Tersimpan di HP masing-masing wali kelas. | Satu kolom di Data Siswa, diisi dari Persetujuan Ortu, Kontak Ortu Kelas Saya, atau Profil Saya, disapu Periksa Nomor. |
| Persetujuan orang tua | Jarang dicatat. | Status Disetujui, Menunggu, Dicabut per murid, bisa ditegakkan. |
| Kalau gagal | Tidak ketahuan. | Tercatat Gagal beserta sebabnya; kirim ulang manual di halaman rekap. |
| Nomor pengirim dan biaya | Nomor pribadi guru, gratis. | Akun gateway milik sekolah; biaya kirim dibayar sekolah ke penyedia gateway. |
Dua puluh kejadian dan jam kirimnya
Layar Pengaturan WhatsApp memuat 20 sakelar kejadian, dikelompokkan menurut penerimanya. Semua bawaannya mati kecuali Surat Peringatan terbit, dan tidak satu pun mengirim selama sakelar induk mati.
Ke orang tua
Tujuh kabar kehadiran dan pembinaan, ditambah dua kabar kesiswaan dan jadwal ujian yang bergantung modulnya.
- Anak sudah tiba di sekolah
- Anak datang terlambat
- Konfirmasi saat anak belum hadir
- Lonceng Ortu: Anak Tidak Hadir
- Prestasi / poin positif
- Surat Peringatan terbit
- Rekap mingguan
- Anak bertugas upacara
- Anak tidak hadir latihan tanpa keterangan
Ke wali kelas dan BK
Rekap dan lonceng kedisiplinan. Dua sakelar terakhir penerimanya staf, terpisah dari kabar ke orang tua.
- Rekap harian ke wali kelas
- Rekap mingguan ke wali kelas
- Ringkasan kedisiplinan BK
- Surat peringatan terbit (ke staf BK/wali)
- Rekap pelanggaran harian (ke wali & BK)
Ke guru, piket, dan pembina
Pengingat kerja yang mengikuti jadwal sekolah.
- Lonceng guru mapel
- Lonceng kokurikuler
- Pengingat piket pagi
- Jadwal ujian (guru & orang tua)
- Pengingat latihan ke pembina
- Pengingat pembina upacara (H-1)
Jam kirim pagi diatur per sekolah lewat tombol Ubah jam kirim di kartu Jadwal Kirim Pagi, dalam rentang 05.00 sampai 16.00 dan kelipatan 5 menit; di luar itu server menolak. Begini urutan satu hari sekolah dengan nilai bawaannya.
- 05.30
Pengingat piket pagi
Satu pesan per petugas piket berisi pos dan jam shift hari itu, dilewati pada hari libur.
- 06.30
Pengingat ke pembina
Daftar sesi latihan hari itu ke pembina ekskul dan pengingat H-1 ke pembina upacara, bila modul e-Kesiswaan aktif.
- Saat pindai
Anak tiba atau terlambat
Dikirim langsung ke orang tua saat jam datang pertama kali tercatat, tidak menunggu jadwal.
- 07.45
Konfirmasi saat anak belum hadir
Tautan ke orang tua murid yang belum tercatat hadir, dikirim bertahap per rombel. Halaman tautannya memuat tiga tombol.
Ananda sedang sakitAnanda izin (ada keperluan)Ananda akan tetap berangkat - 08.00
Rekap harian ke wali kelas
Satu pesan per rombel dengan daftar murid yang belum tercatat hadir dan tautan Verifikasi Kehadiran.
- 08.10, disarankan 09.00
Lonceng Ortu: Anak Tidak Hadir
Ke orang tua murid yang belum tercatat hadir dan belum ada keterangan (bila konfirmasi 07.45 menyala, hanya yang belum menjawab), berisi kontak wali kelas dan rekap kehadiran. Layar menyarankan 09.00 supaya wali kelas sempat mencatat sakit dan izin.
- 15.00 dan sore hari efektif terakhir
Rekap pelanggaran harian dan rekap mingguan wali
Rekap pelanggaran harian ke wali kelas dan BK pukul 15.00; rekap mingguan wali kelas pada Jumat atau Sabtu mengikuti kalender sekolah. Ringkasan BK dan rekap mingguan orang tua berjalan tiap Senin.
Nomor orang tua murid dan persetujuan UU PDP
Notifikasi WA orang tua murid hanya sebaik nomor yang tersimpan. Nomor bisa ikut masuk lewat kolom HP Orang Tua/Wali di templat impor siswa. Untuk melengkapi dan membetulkannya ada tiga jalur yang menulis ke satu kolom yang sama di Data Siswa, dan satu alat pemeriksa yang menyapu seluruh sekolah.
- Di Persetujuan Ortu, tekan Isi Nomor Sekaligus, tempel daftar NIS dan nomor per kelas, baca pratinjau yang menandai Diisi, Ditimpa, Sama, Tidak ketemu, atau Nomor salah, lalu tekan Terapkan. Cara ini cocok untuk nomor yang dikumpulkan lewat formulir awal tahun.
- Wali kelas membuka Kontak Ortu Kelas Saya. Status tiap murid tampil sebagai Belum diisi, Nomor belum benar, atau Terisi; wali kelas mengisi per baris atau menekan Ingatkan agar murid mengisi sendiri.
- Murid mengisi atau merevisi nomor orang tuanya sendiri di Profil Saya, ke kolom yang sama, tanpa menunggu operator.
- Tombol Periksa Nomor menemukan nomor yang sama dengan nomor GTK, satu nomor yang dipakai beberapa murid, nomor sekolah sendiri, dan nomor yang tidak terbaca, sehingga kabar tidak salah alamat.
Persetujuan orang tua dicatat di halaman yang sama dengan status Disetujui, Menunggu, atau Dicabut dan metode Formulir fisik (TTD ortu), centang operator, atau portal orang tua. Kartu Persetujuan Orang Tua (UU PDP) di Pengaturan WhatsApp menentukan apakah status itu ditegakkan. Bawaannya mati, artinya kabar tetap terkirim ke semua nomor yang terisi; bila dinyalakan, hanya murid berstatus Disetujui yang dikirimi. Kewajiban sekolah atas data murid secara umum dibahas di Keamanan Data Siswa dan UU PDP.
Token gateway terenkripsi
Kredensial provider disimpan terenkripsi di database sekolah dan tidak pernah dikirim kembali ke peramban; layar hanya menampilkan penanda sudah terisi.
Jejak pemrosesan data
Setiap kiriman ke murid dicatat di log pemrosesan data sebagai kejadian dan provider, tanpa isi pesan. Murid yang dilewati karena tanpa persetujuan dicatat terpisah, dan perubahan naskah masuk log aktivitas.
Retensi terbatas
Riwayat pesan rutin disapu setelah 90 hari, pesan surat peringatan dan prestasi setelah 365 hari, oleh penyapu yang berjalan tiap tanggal 1.
Riwayat dan istilah status
Tiga kelompok status muncul di layar, dan artinya tidak saling tumpang tindih. Riwayat WhatsApp tidak melacak status dibaca atau centang biru; yang dicatat adalah jawaban gateway.
Status kiriman
Baris dibuat Antre sebelum dikirim, lalu diperbarui menurut jawaban gateway. Rekap Harian Wali Kelas menambah Menunggu antrean dan Belum dikirim.
- Antre
- Terkirim
- Gagal
Status persetujuan
Dicatat per murid di Persetujuan Ortu. Dicabut selalu memblokir kiriman, termasuk uji.
- Disetujui
- Menunggu
- Dicabut
Status nomor orang tua
Tampil di Kontak Ortu Kelas Saya dan saringan Persetujuan Ortu, dari Belum ada nomor sampai Nomor bermasalah.
- Belum diisi
- Nomor belum benar
- Terisi
Syarat dan paket
Modul Integrasi WhatsApp termasuk paket Lengkap dan Premium, dan terbuka penuh selama 14 hari pertama saat semua modul terbuka. Di paket Gratis dan Dasar kuota kirimnya nol; halaman Pengaturan, Uji Kirim, dan Riwayat dialihkan dengan pesan bahwa Integrasi WhatsApp tersedia mulai paket Lengkap, dan semua jalur kirim termasuk uji ditolak. Berlangganan saja belum membuat pesan terkirim; berikut yang disiapkan sekolah.
- Akun API WhatsApp milik sekolah dari penyedia pilihan sekolah atau WhatsApp Business API resmi. Biaya kirim dibayar ke penyedia itu. Bila tidak ingin mengurusnya sendiri, layanan Dikelola SiTuntas menyiapkan API dan nomornya (rinciannya di halaman Harga).
- Sakelar induk dinyalakan dan provider diganti dari Uji Coba ke provider sungguhan dengan kredensial lengkap, oleh pemegang izin Kelola penyedia notifikasi.
- Nomor HP orang tua di Data Siswa dan nomor GTK di Data GTK. Nomor kosong tetap dicatat Gagal di Riwayat supaya akar masalahnya terlihat.
- Sakelar per kejadian dinyalakan satu per satu, karena semuanya bawaan mati kecuali Surat Peringatan terbit.
- Kabar hanya muncul bila modul sumbernya dipakai, misalnya pindai wajah atau input kehadiran untuk kabar tiba, e-Poin untuk SP dan prestasi, e-Jadwal untuk lonceng guru, e-Piket untuk pengingat piket, CBT untuk jadwal ujian, dan e-Kesiswaan untuk kabar kegiatan.
- Rekap mingguan ke orang tua menuntut dua sakelar, yaitu Rekap mingguan ke wali kelas di Pengaturan Poin dan Rekap mingguan di Pengaturan WhatsApp.
Worker antrean dan penjadwal per menit yang menjalankan semuanya berada di server SiTuntas, bukan urusan sekolah. Layanan berbayar nomor server yang dikelola tim SiTuntas ada sebagai butir tagihan di halaman Harga; itu layanan pengelolaan, bukan pilihan di dalam Pengaturan WhatsApp.
Yang sudah ada dan yang belum, apa adanya
Daftar di bawah memisahkan yang sudah berjalan dari yang belum tersedia. Kalau yang sekolah cari adalah broadcast WA sekolah untuk pengumuman bebas, bagian kanan perlu dibaca dulu.
Sudah ada di aplikasi
- 20 sakelar kejadian untuk orang tua, wali kelas, guru, fasilitator, piket, BK, pembina, dan pengawas ujian.
- Beberapa pilihan penyedia API WhatsApp, termasuk WhatsApp Business API resmi, plus mode Uji Coba.
- Jam kirim pagi per sekolah, jeda acak antarnomor, dan pengiriman bertahap per rombel.
- Uji kirim ke nomor sendiri dan Uji Kirim Siswa dengan pratinjau.
- Riwayat WhatsApp berhalaman dengan saringan status dan jenis, statistik terkirim dan gagal.
- Persetujuan Ortu, Isi Nomor Sekaligus, Periksa Nomor, Kontak Ortu Kelas Saya, Profil Saya.
- Naskah yang bisa disunting untuk lonceng guru, koku, piket, BK, rekap mingguan wali, kesiswaan, dan jadwal ujian.
Belum ada, jangan diharapkan dulu
- Broadcast pengumuman bebas ke semua orang tua atau semua guru.
- Kabar anak pulang atau check-out; hanya tiba dan terlambat.
- Percobaan ulang otomatis, kirim ulang per pesan, ekspor, dan hapus di Riwayat WhatsApp.
- Status dibaca atau centang biru, chat dua arah, membaca balasan orang tua.
- Penyuntingan templat kabar inti ke orang tua: tiba, terlambat, konfirmasi, Lonceng Ortu, SP, prestasi, rekap mingguan, serta rekap harian wali kelas.
- Pengelolaan template resmi Meta; driver Meta hanya mengirim teks.
- Pilihan nomor server SiTuntas di dalam aplikasi, dan sakelar sendiri untuk pengingat e-Rapor, aspirasi e-Humas, dan GeoLock; ketiganya hanya mengikuti sakelar induk.
Kabar kehadiran siswa yang dikirim otomatis paling terasa manfaatnya bila sumbernya absensi wajah di gerbang, sedangkan kabar pembinaan bersandar pada e-Poin. Pengingat petugas dibahas di e-Piket, dan orang tua yang ingin melihat rekap kapan saja dapat memakai Portal Orang Tua. Contoh redaksi pesan yang sopan serta kisaran biaya gateway ada di artikel Absensi Siswa dengan Notifikasi WhatsApp ke Orang Tua.
Pertanyaan yang sering diajukan tentang notifikasi WhatsApp sekolah
Apakah notifikasi WhatsApp sekolah di SiTuntas langsung menyala setelah berlangganan?
Tidak. Sakelar induk WhatsApp bawaannya mati, provider bawaannya Uji Coba yang tidak benar-benar mengirim, dan hampir semua sakelar kejadian bawaannya mati. Satu-satunya yang bawaan menyala adalah Surat Peringatan terbit, tetapi ia pun tidak mengirim selama sakelar induk masih mati. Pemegang izin Kelola penyedia notifikasi menyalakannya bertahap di menu Pengaturan WhatsApp.
Apakah sekolah perlu membeli nomor WhatsApp khusus atau memakai nomor SiTuntas?
Pengiriman memakai akun API WhatsApp milik sekolah sendiri, dari penyedia pilihan sekolah atau WhatsApp Business API resmi. Token akun itu dipasang di Pengaturan WhatsApp dan disimpan terenkripsi. Biaya kirim dibayar sekolah ke penyedia gateway, bukan ke SiTuntas. Ada layanan berbayar nomor server yang dikelola tim SiTuntas sebagai butir tagihan di halaman Harga, tetapi tidak ada tombol untuk memilihnya di dalam aplikasi.
Kabar apa saja yang diterima orang tua lewat notifikasi WA sekolah?
Tujuh kejadian inti, masing-masing dengan sakelarnya sendiri: anak sudah tiba di sekolah, anak datang terlambat, konfirmasi saat anak belum hadir berupa tautan pilih sakit, izin, atau hadir, Lonceng Ortu saat anak tercatat tidak hadir dan belum ada keterangan, prestasi atau poin positif, surat peringatan terbit, dan rekap mingguan poin. Bila modulnya aktif, orang tua juga bisa menerima jadwal ujian anak, kabar anak bertugas upacara, dan kabar anak tidak hadir latihan ekskul. Orang tua tidak perlu memasang aplikasi apa pun.
Apakah orang tua menerima kabar saat anak pulang sekolah?
Belum. Kabar kehadiran siswa yang dikirim langsung saat pindai hanya dua: sudah tiba dan datang terlambat, keduanya terpicu saat jam datang pertama kali tercatat dari pindai wajah atau input manual. Kabar pulang atau check-out belum tersedia.
Bagaimana kalau pesan WhatsApp gagal terkirim?
Baris pesan itu tampil di Riwayat WhatsApp berstatus Gagal beserta jawaban gateway, dan nomor yang kosong atau salah format dicatat Gagal dengan alasan nomor tidak valid. Tidak ada percobaan ulang otomatis, supaya orang tua tidak menerima pesan dobel. Kirim ulang dilakukan manual di halaman rekap tertentu, misalnya Rekap Harian Wali Kelas dengan tombol Kirim ulang untuk 14 hari terakhir; hari yang gagal juga bisa dikirim lagi karena baris Gagal tidak mengunci.
Siapa yang mengisi nomor HP orang tua murid?
Tiga jalur menulis ke kolom yang sama. Pemegang izin Kelola kontak orang tua mengisi per siswa atau menempel massal lewat Isi Nomor Sekaligus di Persetujuan Ortu, wali kelas mengisi rombelnya di Kontak Ortu Kelas Saya, dan siswa bisa mengisi nomor orang tuanya sendiri di Profil Saya. Tombol Periksa Nomor menyapu seluruh sekolah untuk menemukan nomor yang sama dengan GTK, satu nomor yang dipakai beberapa siswa, atau nomor yang tidak terbaca.
Apakah sekolah perlu persetujuan orang tua sesuai UU PDP?
Sekolah dapat mencatat status Disetujui, Menunggu, atau Dicabut per siswa di Persetujuan Ortu, dengan metode formulir fisik bertanda tangan, centang operator, atau portal orang tua. Penegakannya bawaan mati; bila dinyalakan, hanya siswa berstatus Disetujui yang dikirimi dan yang dilewati dicatat di log pemrosesan data. Persetujuan Dicabut selalu memblokir, termasuk di Uji Kirim Siswa.
Bisakah sekolah mengubah isi pesan atau template WhatsApp?
Sebagian. Naskah yang bisa disunting pemegang izin Kelola template WhatsApp mencakup ringkasan siswa, lima naskah lonceng guru mapel, lonceng kokurikuler, pengingat piket, ringkasan kedisiplinan BK, rekap mingguan wali kelas, dua naskah Kontak Ortu wali, empat naskah kesiswaan, dan dua naskah jadwal ujian, dengan tombol kembali ke bawaan. Kabar inti ke orang tua seperti tiba, terlambat, konfirmasi, Lonceng Ortu, SP, prestasi, dan rekap mingguan, serta rekap harian wali kelas, masih memakai redaksi bawaan yang belum bisa disunting.
Apakah bisa mengirim broadcast WA sekolah untuk pengumuman bebas ke semua orang tua?
Belum. Semua pesan disusun dari data yang sudah tercatat di modul lain. Satu-satunya kirim massal manual adalah Kontak Ortu (Wali Kelas), dan itu pun hanya ke wali kelas, berisi jumlah nomor orang tua yang sudah dan belum terisi di rombelnya beserta tautan Kontak Ortu Kelas Saya. Chat dua arah dan membaca balasan orang tua juga tidak ada; interaksi balik hanya lewat tautan konfirmasi sakit, izin, atau hadir.
Notifikasi WhatsApp sekolah termasuk paket SiTuntas yang mana?
Modul Integrasi WhatsApp ada di paket Lengkap dan Premium, dan terbuka penuh selama 14 hari pertama saat semua modul terbuka. Paket Gratis dan Dasar tidak bisa mengirim; kuota kirimnya nol dan semua jalur kirim termasuk uji ditolak dengan pesan untuk menaikkan paket lewat menu Langganan. Kabar jadwal ujian bergantung modul CBT dan empat kabar e-Kesiswaan bergantung modul e-Kesiswaan, keduanya di Premium.
Ingin melihatnya berjalan di sekolah Anda?
SiTuntas dipakai setiap hari di sekolah negeri, tanpa instalasi. Gratis selamanya. 14 hari pertama semua modul terbuka penuh tanpa batasan, setelah itu tetap pakai paket Gratis.
Isi 3 data · Verifikasi singkat · Akun aktif otomatis · Tidak perlu chat admin
Masih punya pertanyaan? Tanya kami via WhatsApp