Absensi dan Presensi Wajah Sekolah, Cukup dengan Perangkat yang Sudah Ada

Murid berdiri sebentar di depan kamera, perangkat menyebut namanya, dan kehadirannya langsung tercatat. Di aplikasi SiTuntas fitur ini bernama Presensi Wajah, dan kameranya boleh HP guru piket, tablet di meja gerbang, laptop lama di ruang TU, atau satu komputer dengan empat webcam. Jadi aplikasi absensi wajah sekolah ini tidak menuntut mesin khusus, dan tidak ada yang harus dipasang dari Play Store.

• Sekitar 4 detik per orang
• HP, tablet, laptop, PC
• Sampai 4 webcam di satu PC
• Murid, guru, dan tendik

Pagi di gerbang, tanpa antre tanda tangan

Di banyak sekolah, lembar absen masih menumpuk di meja. Wali kelas merekapnya, TU merekap lagi, dan kepala sekolah baru melihat angka kehadiran berminggu-minggu kemudian. Mesin kartu atau sidik jari memang membantu, tapi kartu bisa tertinggal atau dipinjamkan, dan sensor sidik jari melambat saat ratusan murid datang bersamaan.

Dengan absensi wajah, murid cukup maju, menghadap kamera, mendengar namanya disebut, lalu masuk kelas. Rekap harian, bulanan, dan semester terbentuk sendiri tanpa ada yang mengetik ulang.

Begini murid absen setiap pagi di sekolah yang sudah memakainya

Rekaman apa adanya dari SMPN 1 Gunungtanjung, Kabupaten Tasikmalaya, saat murid berdatangan pagi hari.

3 menit, rekaman asli

Cara kerja presensi wajah, dari kamera sampai rekap

Bagi murid, seluruh prosesnya terasa seperti satu langkah. Di baliknya ada empat tahap yang berjalan dalam hitungan detik.

Karena pekerjaan beratnya ada di server, HP kelas menengah atau laptop lama pun masih kuat dipakai, asal kameranya layak dan internetnya stabil. Penjelasan teknis yang lebih dalam, termasuk bagaimana wajah diubah menjadi angka, ada di artikel Cara Kerja Absensi Wajah untuk Sekolah.

Perangkat apa saja yang bisa dipakai untuk absensi wajah?

Semua jalurnya berjalan di peramban. Yang menentukan hanya dua hal: perangkat itu punya kamera, dan bisa membuka Chrome, Safari, atau Samsung Internet versi terbaru. Pilih jenis perangkat di bawah untuk melihat cara pakai dan persiapannya.

Berapa perangkat yang dibutuhkan sekolah Anda?

Hitungannya bergantung pada dua hal: berapa orang yang absen pagi, dan dalam berapa menit mereka datang. Kalkulator di bawah memakai patokan 10 orang per menit untuk setiap titik pindai, kira-kira kecepatan satu perangkat yang antreannya tidak pernah putus. Murid juga tidak datang merata. Di sekolah pengguna, menit tersibuk bisa dua kali rata-ratanya, jadi kalkulator menghitung dengan arus satu setengah kali rata-rata supaya ada ruang di jam tersibuk. Kecepatan satu komputer dengan beberapa webcam belum pernah diukur di sekolah pengguna, jadi anggap hasilnya jumlah paling sedikit.

Sebagai gambaran nyata, SMPN 1 Gunungtanjung memakai sekitar 10 perangkat pada pagi yang biasa, kebanyakan HP, dan sebagian besar kehadiran murid terkumpul dalam kurang lebih setengah jam. Sebuah SMP negeri lain memakai sekitar sepuluh perangkat campuran, yaitu HP Android, iPhone, dan PC Windows, dan pada pagi biasa mencatat sekitar 900 pindaian wajah yang dikenali, sebagian besar dalam setengah jam. Absensi wajah sudah termasuk di setiap paket, dan rincian biayanya ada di halaman Harga.

Satu komputer, sampai empat webcam

Sekolah dengan satu gerbang lebar tidak harus membeli empat komputer. Presensi Wajah punya empat Titik Pindai tetap. Tiap titik bisa diberi nama yang dikenal di sekolah, misalnya Gerbang Depan atau Pintu Aula, dan tiap titik memakai webcam-nya sendiri. Nama titik tempat seorang guru pertama kali terpindai juga tercatat, dan bisa ia lihat di halaman Kehadiran & Kegiatan Saya.

Peluncur 4 Jendela: sekali klik setiap pagi

Menyusun empat jendela dengan tangan setiap pagi tentu merepotkan. Karena itu Presensi Wajah menyediakan berkas peluncur yang membuka keempatnya sekaligus, tanpa tab dan tanpa bilah alamat, sehingga layarnya terlihat seperti empat mesin absen yang berdampingan.

Kenapa empat jendela, bukan empat tab? Peramban membekukan tab yang tidak sedang dilihat, sehingga kamera di tab belakang berhenti memindai. Empat jendela yang tersusun berdampingan tetap berjalan bersamaan walaupun hanya satu yang sedang diklik. Jendela yang tertimpa jendela lain, diminimalkan, atau layarnya mati akan menampilkan tanda Pemindaian dijeda, supaya operator tidak mengira kamera masih bekerja.

Peluncur ini untuk Windows dengan Google Chrome. Di Mac atau Linux, buka empat jendela peramban terpisah, bukan tab, dengan alamat Presensi Wajah yang diakhiri ?titik=1&kios=1 sampai ?titik=4&kios=1, lalu tata sendiri supaya keempatnya terlihat bersamaan.

Menaruh kamera supaya wajah cepat dikenali

Kamera yang mahal jarang menjadi penentu. Yang paling sering membuat antrean lambat justru letaknya: terlalu rendah, terlalu jauh, atau membelakangi jendela yang terang.

Presensi Wajah juga punya tiga ritme pindai. Cepat, yang menjadi bawaan, dirancang untuk sekitar 3 detik per murid; Normal sekitar 4 detik; dan Santai untuk perangkat lama atau kamera yang lambat fokus. Ritme hanya mengubah tempo. Ketelitian pencocokan tetap sama di ketiganya.

Kalau wajah tidak terdeteksi atau tidak dikenali

Setiap kali wajah dicocokkan, Presensi Wajah menyebut hasilnya dengan suara dan menulis judulnya di layar, jadi operator tahu harus berbuat apa. Berikut empat kalimat yang paling sering terdengar, ditambah satu keadaan tanpa suara, beserta jalan keluarnya.

Kartu, QR, sidik jari, dan wajah: apa yang sebenarnya diperiksa

Keempat cara ini biasanya diadu dari sisi kecanggihannya. Perbedaan yang lebih berguna ada pada hal yang dicek alatnya saat seseorang absen.

Pengenalan wajah masih mungkin dikelabui, dan SiTuntas tidak mengklaim sebaliknya. Karena itu tersedia pemeriksaan keaslian yang dibahas di bawah, dan titik pindai sebaiknya tetap ditaruh di tempat yang diawasi. Perbandingan yang lebih rinci ada di artikel Absensi Wajah vs Mesin Fingerprint.

Absensi wajah untuk guru dan tenaga kependidikan

Kehadiran di sekolah tidak berhenti pada murid. SiTuntas mencatat tiga hal yang berbeda dan menyimpannya terpisah, sehingga angka guru tidak pernah bercampur dengan angka murid.

Satu kamera di gerbang bisa melayani murid dan GTK sekaligus, dan operator tidak perlu berganti mode. Bawaannya, Presensi Wajah mencocokkan wajah dengan dua kelompok data yang terpisah, satu untuk murid dan satu untuk GTK, masing-masing dengan batas kemiripannya sendiri. Wajah murid dan wajah GTK tidak pernah diperingkat dalam satu daftar. GTK bisa mendaftarkan wajahnya sendiri dari halaman Profil Saya, dan sistem menolak bila wajah yang sama sudah terdaftar atas nama akun lain.

Untuk GTK ada satu perbedaan yang disengaja. GTK yang belum terekam hari itu ditampilkan sebagai belum tercatat, tidak langsung dianggap tanpa keterangan. Bisa saja kameranya yang belum sempat dipakai, dan guru tidak semestinya dicatat alpa karena hal itu.

Kalau kamera belum ada di setiap pintu

Sekolah yang titik pindainya baru ada di satu pintu tetap bisa mencatat kehadiran dengan cara lain, dan semuanya masuk ke catatan yang sama.

Kehadiran yang tersambung ke orang tua

Catatan kehadiran paling berguna kalau orang tua ikut tahu hari itu juga, tanpa menunggu rapor. Fitur di bawah ini sudah tersedia, dan sekolah tinggal menyalakan yang dibutuhkan sesuai kesiapannya. Kabar lewat WhatsApp, termasuk tautan jawab untuk murid yang belum hadir, memerlukan modul Integrasi WhatsApp di paket Lengkap atau Premium serta nomor WhatsApp sekolah yang sudah tersambung. Cara kerja pesannya dibahas di halaman Notifikasi WhatsApp Sekolah.

Kehadiran juga bisa mengalir ke pembinaan murid. Keterlambatan dan ketidakhadiran tanpa keterangan dapat dihitung menjadi poin pelanggaran secara otomatis, dan ketika akumulasinya menembus ambang yang sekolah tetapkan, surat peringatan tersusun sendiri lalu orang tua dikabari. Rangkaian ini opsional dan setiap tahapnya bisa dimatikan. Langkah pembinaannya dibahas di Cara Mengatasi Siswa yang Sering Terlambat.

Zona hadir: presensi yang terikat lokasi sekolah

Sekolah yang ingin memastikan presensi benar-benar terjadi di lokasinya dapat menyalakan zona hadir. Batasnya digambar sendiri di peta, berupa lingkaran beradius 20 sampai 5000 meter atau poligon bebas mengikuti bentuk lahan. Pemeriksaannya dikerjakan di server, dan aturannya ditentukan sekolah sendiri.

• Cakupannya dipilih sendiri: murid dan GTK sekaligus, murid saja, GTK saja, atau khusus GTK pendamping kegiatan luar.
• Presensi di luar zona bisa tetap dicatat dengan tanda, atau ditolak. Kalau sekolah memilih menolak dan menyalakan Minta alasan sebelum menolak, operator bisa mengetik alasannya. Kehadirannya tetap tercatat, lalu admin meninjau alasan itu. Tanpa sakelar itu, presensi di luar zona langsung ditolak dan tidak tercatat.
• Zona bisa dibatasi pada hari dan jam tertentu, diberi masa berlaku, atau dikunci ke satu orang.

Komputer di gerbang biasanya tidak punya GPS. Untuk itu sekolah bisa mendaftarkan alamat jaringan internet sekolah, lalu mengubah Pemakaian daftar IP dari Tidak dipakai menjadi Meringankan penilaian kecurigaan. Setelah itu perangkat yang tersambung ke jaringan tersebut dikenali sebagai perangkat sekolah walaupun tidak mengirim lokasi. Selama pilihannya masih Tidak dipakai, daftar itu diabaikan, dan bila presensi di luar zona diatur untuk ditolak, komputer gerbang tanpa lokasi ikut ditolak.

GPS ponsel memang sering meleset, jadi batas zona diberi kelonggaran sesuai akurasi yang dilaporkan ponsel. Pembacaan yang terlalu kabur ditandai sebagai akurasi rendah, dan sistem juga menilai apakah perpindahan posisinya masuk akal.

Layar pemindai hanya menampilkan keterangan kasar, yaitu dekat batas atau jauh, tanpa jarak persis dan tanpa menyebut zona yang mana. Alasannya, angka jarak yang persis bisa dipakai untuk menghitung titik tengah zona lalu memalsukan posisi tepat di dalamnya. Jarak sebenarnya hanya tersimpan di catatan server. Bawaannya, catatan presensi yang lolos di dalam zona dihapus setelah lewat 90 hari, sedangkan catatan yang ditandai atau ditolak disimpan 365 hari sebagai bukti pembinaan.

Bagaimana dengan keamanan data wajah?

Data wajah termasuk data pribadi yang bersifat spesifik menurut Pasal 4 UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, jadi perlakuannya berbeda dari data biasa. Begini SiTuntas memperlakukannya.

Tersedia pula pemeriksaan keaslian yang meminta murid berkedip lalu mengikuti satu gerakan acak, misalnya menoleh atau membuka mulut, sebelum wajahnya dicocokkan. Pemeriksaan ini menyulitkan penggunaan foto, dan sekolah dapat menyalakannya per perangkat. Bawaannya mati supaya antrean pagi tetap lancar, dan pencocokan di server sendiri belum membedakan wajah asli dari foto, jadi di perangkat yang tidak mendukung pemeriksaan ini pindaian tetap berjalan tanpanya. Sekolah memilih sendiri mana yang lebih penting untuk kondisinya. Penjelasan lengkap soal aturan dan hak orang tua ada di Apakah Absensi Wajah Aman dan Sesuai UU PDP, dan kewajiban sekolah atas data murid secara umum ada di Keamanan Data Siswa dan UU PDP.