Cara Cek Kehadiran Anak dan Ajukan Izin di SiTuntas untuk Siswa dan Orang Tua

Cek kehadiran anak di SiTuntas cukup dari HP. Siswa membuka menu Kehadiran Saya untuk melihat persentase semester, kalender berwarna, serta jam masuk dan pulang. Orang tua membuka Anak Saya di Portal Orang Tua untuk melihat status hari ini dan 30 catatan terakhir, sekaligus mengajukan izin atau sakit yang ditinjau wali kelas.

Ini bagian kedelapan seri Panduan Absensi SiTuntas. Sisi wali kelas yang menyetujui pengajuan dibahas di tutorial Verifikasi Kehadiran dan izin; gambaran fiturnya ada di halaman Absensi Wajah SiTuntas dan Portal Orang Tua SiTuntas.

Masuk ke SiTuntas sebagai siswa atau orang tua

Akun siswa dan orang tua dibuat operator sekolah. Akun orang tua dibuat satu per siswa, jadi kakak dan adik di sekolah yang sama punya username masing-masing.

1. Buka alamat SiTuntas sekolah, lalu pilih tab Siswa atau Orang Tua di atas formulir.
2. Isi Username. Siswa memakai NIS, sedangkan orang tua memakai ortu. diikuti NIS anak, misalnya ortu.2627103.
3. Isi Password dari sekolah, lalu tekan Masuk.
4. Pada masuk pertama, kotak Buat password baru meminta Password baru minimal 8 karakter dan Ulangi password baru. Isi keduanya, lalu tekan Simpan password dan lanjutkan.

Gambar 1. Tab Orang Tua terpilih, dan kolom Username memberi contoh pola ortu.NIS. Siswa memakai tab Siswa dengan NIS sebagai username. Semua gambar di artikel ini memakai data contoh.

Tab yang tidak cocok dengan jenis akun membuat layar menyebut tab yang benar. Sandi yang lupa diatur ulang operator atau admin sekolah; tombol Lupa password? hanya menjelaskan hal itu beserta kontak sekolah. Sesuai saran Google, sandi yang lebih panjang lebih kuat, dan hindari info yang mudah ditebak orang lain seperti NIS atau tanggal lahir anak.

Agar cepat dibuka, pasang SiTuntas di layar utama HP: ketuk Pasang pada bilah ajakan, pilih Pasang sebagai aplikasi atau Cara pasang aplikasi di menu profil, atau di Chrome Android buka menu titik tiga lalu pilihan instal.

Untuk siswa: cek kehadiran di menu Kehadiran Saya

Bagian ini untuk kamu, siswa. Halaman Kehadiran Saya hanya untuk dibaca.

1. Buka Kehadiran Saya di bagian Kesiswaan. Di HP, ketuk tab Absensi di bilah bawah atau tombol Riwayat pada kartu Absensi Hari Ini di Dashboard.
2. Baca kartu paling atas: persentase semester di dalam lingkaran, lalu dasar hitungannya, misalnya 45 hadir dari 50 hari efektif.
3. Ketuk tanggal di kalender untuk membaca status, jam masuk dan pulang, atau nama hari libur. Pindah bulan dengan tombol panah.
4. Periksa Rincian Harian untuk jam dan catatan, misalnya alasan sakit, lalu Rekap per Bulan di bagian bawah untuk angka setiap bulan. Jam pulang hanya muncul bila kamu memindai wajah lagi setelah jam pulang sekolah; tanpa itu pun kamu tetap tercatat hadir.
5. Tekan Unduh catatan kehadiran bila perlu salinan PDF. Berkas itu cetakan sistem, bukan surat keterangan.

Gambar 2. Lingkaran memuat persentase semester, dan kalimat di sampingnya menyebut hari hadir dari hari efektif. Tombol Unduh catatan kehadiran menyiapkan salinan PDF.

Persentase dihitung dari hari Tepat Waktu dan Terlambat, dibagi hari efektif semester sampai hari ini yang sudah dipotong libur, dengan rumus yang sama seperti di layar wali kelas. Sakit, Izin, dan Dispensasi tidak dihitung hadir, jadi persentase tetap turun walau statusnya bukan Alpa. Hari ini sudah ikut dihitung sejak pagi, sehingga angkanya bisa turun sedikit sebelum kamu memindai wajah. Bila sekolah belum pernah mencatat kehadiranmu, lingkarannya kosong dengan tulisan "Belum ada catatan kehadiran", dan itu soal catatan sekolah, bukan soal kamu.

Pelita Saya dan arti Pelita Pagi

Kartu Pelita Saya berisi tanda kecil yang menyala dari catatan kehadiranmu sendiri, tanpa poin dan tanpa peringkat, serta hanya terlihat olehmu.

• Pelita Hadir menghitung hari hadir dan baru dinilai setelah ada 15 hari sekolah yang terekam.
• Pelita Pagi menghitung hari datang lega, yaitu hari kamu memindai wajah paling lambat pada titik tengah antara Jam Buka dan Batas Tepat Waktu sekolah. Bila gerbang dibuka 06.00 dan batas tepat waktu 07.00, titik tengahnya 06.30.
• Pelita Kembali menyala saat kamu masuk lagi setelah sakit atau izin dua hari atau lebih berturut-turut.

Ada beberapa aturan Pelita Pagi yang perlu kamu ketahui. Datang sebelum gerbang dibuka dihitung sama dengan datang saat gerbang dibuka, jadi tidak ada gunanya berangkat terlalu subuh. Hari Terlambat dan hari tanpa pindai wajah, misalnya hari yang hanya ditandai hadir oleh guru, tidak dihitung. Pindaian hari ini baru masuk hitungan besok. Bila kartu menulis "Sekolah belum mengatur jam masuk", Pelita Pagi menunggu sekolah menyimpan jam absensinya. Bila jarak Jam Buka dan Batas Tepat Waktu sekolahmu kurang dari 20 menit, Pelita Pagi tidak dinilai dan kartunya menyebut alasan itu. Sakit, izin, dan dispensasi tidak mengurangi pelita apa pun.

Gambar 3. Kartu Pelita Saya. Pelita Pagi menghitung hari datang lega, Pelita Hadir menunjukkan berapa hari lagi menuju nyala pertama, dan Pelita Kembali baru dinilai setelah ada hari sakit atau izin.

Kenapa kehadiran tertulis Belum tercatat padahal sudah masuk sekolah?

Belum tercatat, berupa kotak abu-abu di kalender, berarti hari sekolah itu sudah lewat tanpa catatan apa pun, baik pindaian wajah maupun isian guru. Biasanya wajah tidak terpindai di gerbang, atau wali kelas belum mengisi Verifikasi Kehadiran untuk hari itu. Status ini bukan Alpa, tetapi tetap menurunkan persentase, jadi laporkan ke wali kelas bila siswa sebenarnya masuk.

Gambar 4. Kotak abu-abu berarti Belum tercatat, bukan Alpa, sedangkan kotak merah pekat adalah libur atau bukan hari masuk. Ketuk tanggal untuk membaca status dan jamnya.

Kapan status berubah?

• Pindai wajah langsung mencatat Tepat Waktu atau Terlambat menurut jam server dan aturan jam sekolah (lihat tutorial kios presensi wajah).
• Pindai wajah tidak mengubah Sakit, Izin, Alpa, atau Dispensasi yang sudah tercatat; bila keliru, wali kelas yang mengubahnya.
• Isian wali kelas di Verifikasi Kehadiran langsung tersimpan.
• Pengajuan izin mengubah status saat wali kelas menekan Setujui; selama Menunggu, kehadiran belum berubah.
• Bila sekolah menyalakan Tandai alpa otomatis (bawaan mati), hari Belum tercatat bisa menjadi Alpa keesokan paginya. Pengajuan yang disetujui sesudahnya menggantinya menjadi Izin atau Sakit.
• Tepat Waktu dan Terlambat bisa berubah bila sekolah membetulkan jam absensi lalu menerapkannya ulang (lihat tutorial jam dan aturan absensi).

Bagaimana orang tua cek kehadiran anak di Anak Saya?

Bagian ini untuk Bapak/Ibu orang tua dan wali.

1. Buka menu Anak Saya di bagian Portal Orang Tua. Di HP, menu ini ada di balik tombol Menu pada bilah bawah.
2. Baca kotak Kehadiran di kartu anak. Angka di lingkaran adalah persentase semester tanpa tanda persen, dihitung seperti di halaman siswa.
3. Baris "Hari ini" menyebut status hari itu, misalnya Hadir atau Terlambat, dan baru muncul setelah ada catatan.
4. Baris "Alpa bln ini" menghitung hari berstatus Alpa sejak tanggal 1; hari Belum tercatat tidak termasuk.
5. Ketuk kartu, lalu pindah dari tab Riwayat Poin ke tab Kehadiran untuk melihat 30 catatan terakhir beserta jam masuk dan pulang.

Gambar 5. Kartu anak menampilkan persentase semester tanpa tanda persen, status hari ini, dan jumlah Alpa sejak tanggal 1. Ketuk kartu untuk membuka rincian.

Portal menulis Hadir untuk status yang di halaman siswa bernama Tepat Waktu. Portal tidak punya kalender bulanan, dan hari tanpa catatan tidak muncul di daftar. Tombol Unduh Data (PDF) memberi salinan data anak beserta ringkasan kehadiran per status, sedangkan Ajukan Koreksi Data untuk data pribadi yang keliru, misalnya alamat. Status kehadiran yang keliru disampaikan ke wali kelas.

Gambar 6. Tab Kehadiran memuat 30 catatan terakhir. Portal menulis Hadir untuk status yang di halaman siswa bernama Tepat Waktu.

Sakelar Notifikasi WhatsApp adalah persetujuan Bapak/Ibu menerima kabar tentang ananda lewat WhatsApp dan bisa dicabut kapan saja. UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menggolongkan data anak sebagai data pribadi yang bersifat spesifik (Pasal 4 ayat (2)) dan mewajibkan persetujuan orang tua atau wali untuk memprosesnya (Pasal 25). Sakelar ini tidak mengatur data wajah, yang persetujuannya dicatat operator (lihat tutorial Data Wajah). Kiat memantau bersama wali kelas ada di artikel memantau kehadiran anak.

Mengajukan izin atau sakit dari Portal Orang Tua

Pengajuan dikirim orang tua dari portal, lalu ditinjau wali kelas.

1. Di Anak Saya, ketuk kartu anak, lalu pilih tab Ajukan Izin.
2. Pilih Izin atau Sakit. Pilihan awalnya Izin, jadi ganti bila anak sakit.
3. Isi Dari tanggal dan Sampai tanggal, lalu periksa. Tanggal bawaannya hari ini menurut HP Anda.
4. Tulis Alasan / keterangan (opsional) dalam satu atau dua kalimat.
5. Tekan Kirim Pengajuan. Pesan "Pengajuan izin terkirim. Menunggu persetujuan wali kelas." muncul, dan Riwayat pengajuan menampilkan chip Menunggu.

Gambar 7. Pilih Izin atau Sakit, periksa tanggalnya, tulis alasan singkat, lalu tekan Kirim Pengajuan.

Rentang yang terlalu panjang ditolak dengan pesan "Rentang izin maksimal 14 hari", dan tanggal mulai paling jauh tujuh hari ke belakang. Tanggal ke depan tidak dibatasi, jadi acara keluarga bisa diajukan jauh hari. Setelah disetujui, hanya hari sekolah dalam rentang yang tercatat Izin atau Sakit; Sabtu dan Minggu yang libur serta tanggal libur sekolah dilewati. Kirim pengajuan baru bila sakit berlanjut. Formulir belum menyediakan unggah surat dokter, dan pengajuan tidak bisa dibatalkan atau diubah dari portal.

Gambar 8. Riwayat pengajuan di bawah formulir. Chip Menunggu berubah menjadi Disetujui atau Ditolak setelah wali kelas memprosesnya; buka ulang kartu anak untuk melihat perubahannya.

Di sisi sekolah, pengajuan muncul di panel Pengajuan izin menunggu persetujuan pada Verifikasi Kehadiran. Wali kelas menekan Setujui, atau Tolak dengan Alasan penolakan (opsional). Wali kelas tidak diberi tahu saat pengajuan masuk, jadi kabari juga lewat pesan singkat bila mendesak. Kalimat di bawah tombol kirim meminta Bapak/Ibu memantau hasilnya di Riwayat pengajuan; kabar WhatsApp hanya datang bila sekolah mengaktifkannya, dan tidak ada lonceng di aplikasi. Buka ulang kartu anak untuk melihat chip terbarunya.

Contoh isi alasan (siap disalin)

Alasan yang disetujui tampil di Rincian Harian anak, paling banyak 255 karakter, jadi tulis seperlunya dan ganti bagian dalam kurung siku.

Demam sejak [hari] malam, sudah diperiksa di [puskesmas atau klinik] dan disarankan istirahat [jumlah] hari. Surat keterangan dokter akan diserahkan ke wali kelas saat ananda masuk.

Menghadiri [acara keluarga] di [kota] pada [tanggal]. Tugas yang tertinggal akan ananda kerjakan setelah kembali.

Pesan WhatsApp dan tautan konfirmasi dari sekolah

Semua pesan WhatsApp kehadiran ke orang tua bawaannya mati. Sekolah memilih pesan yang dinyalakan, pengirimannya butuh Integrasi WhatsApp dalam paket langganan sekolah, dan tujuannya nomor HP orang tua di data siswa. Pesan yang mungkin Bapak/Ibu terima:

• Kabar anak tiba atau terlambat saat pertama kali tercatat hadir (Anak sudah tiba di sekolah, Anak datang terlambat).
• Tautan konfirmasi pagi bagi anak yang belum tercatat hadir (Konfirmasi saat anak belum hadir), berisi tombol "Ananda sedang sakit", "Ananda izin (ada keperluan)", dan "Ananda akan tetap berangkat". Sakit atau izin dari tautan langsung tercatat tanpa ditinjau wali kelas. Tautan berlaku hari itu saja dan sekali pakai, jadi jangan diteruskan.
• Kabar anak tercatat tidak hadir tanpa keterangan, berisi kontak wali kelas dan rekap kehadiran (Lonceng Ortu: Anak Tidak Hadir). Bila sekolah memakai fitur balasan, membalas 1 (sakit) atau 2 (izin) menjadi pengajuan Menunggu.
• Hasil pengajuan izin, disetujui atau belum dapat disetujui.

Pengajuan yang Menunggu atau Disetujui membuat tautan konfirmasi dan kabar tidak hadir tidak dikirim untuk tanggal tersebut. Bila sakelar Notifikasi WhatsApp di portal Bapak/Ibu matikan, pesan-pesan di atas berhenti terkirim, juga di sekolah yang tidak memakai aturan Kirim hanya ke ortu yang menyetujui. Contoh naskah dan alurnya ada di contoh pesan WhatsApp siswa tidak hadir dan absensi siswa dengan notifikasi WhatsApp.

Untuk siswa: isi nomor HP orang tua

1. Tekan Isi di Profil Saya pada ajakan di Dashboard, atau buka Profil Saya dari menu profil.
2. Ketik nomor di Nomor HP orang tua, misalnya 081234567890.
3. Tekan Simpan nomor.

Wali kelasmu diberi tahu setiap kali nomor itu diisi atau diganti. Mengisi nomor bukan persetujuan; persetujuan tetap diberikan orang tua di portal.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menganggap Belum tercatat sama dengan Alpa, atau membiarkannya. Hari itu tetap menurunkan persentase dan bisa menjadi Alpa bila sekolah memakai penandaan otomatis.
• Menunggu kabar setelah mengirim pengajuan. Wali kelas tidak diberi tahu otomatis, dan alasan penolakan tidak tampil di portal; tanyakan langsung bila chip berubah menjadi Ditolak.
• Jam masuk tampak terlalu siang. Pada hari yang ditandai hadir oleh guru tanpa pindai wajah, jam itu adalah jam guru menyimpan, bukan jam tiba.

Pesan ke wali kelas bila status anak keliru (siap disalin)

Selamat pagi, Bapak/Ibu [nama wali kelas]. Saya [nama orang tua], orang tua dari [nama anak], kelas [kelas], NIS [NIS]. Di SiTuntas, kehadiran ananda pada [hari, tanggal] tertulis [status di layar], padahal ananda [keadaan sebenarnya, misalnya hadir dan memindai wajah sekitar pukul 06.40]. Mohon dicek dan dibetulkan di Verifikasi Kehadiran. Terima kasih.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah siswa bisa mengajukan izin sendiri di SiTuntas?

Tidak. Halaman Kehadiran Saya hanya untuk dibaca. Izin atau sakit diajukan orang tua dari Portal Orang Tua, atau disampaikan ke wali kelas yang lalu mencatatnya di Verifikasi Kehadiran.

Kenapa persentase di halaman siswa dan di Portal Orang Tua sedikit berbeda?

Kartu orang tua menampilkan angka bulat tanpa tanda persen, sedangkan halaman siswa bisa menampilkan satu angka desimal. Halaman siswa juga tidak menghitung catatan sebelum tanggal sekolah resmi mulai merekam, sementara kartu orang tua tetap menghitungnya.

Bisakah pengajuan izin dibatalkan atau diubah?

Belum bisa dari portal. Bila tanggal atau jenisnya keliru, minta wali kelas menolak pengajuan itu, lalu kirim pengajuan baru yang benar. Bila anak ternyata masuk setelah izinnya disetujui, minta wali kelas mengubah statusnya, karena pindaian wajah tidak mengubah Izin atau Sakit yang sudah tercatat.

Apakah orang tua pasti mendapat WhatsApp saat anak tidak hadir?

Tidak selalu. Semua pesan WhatsApp kehadiran ke orang tua bawaannya mati, sekolah yang memilih pesan mana yang dinyalakan, dan fiturnya bergantung paket langganan sekolah. Nomor HP orang tua di data siswa juga harus benar, dan orang tua tidak mematikan sakelar Notifikasi WhatsApp di portal.

Apakah Pelita memengaruhi nilai atau poin?

Tidak. Pelita hanya tanda penghargaan pribadi di halaman Kehadiran Saya, tanpa poin dan tanpa peringkat, serta tidak terlihat oleh wali kelas maupun orang tua. Hari sakit, izin, dan dispensasi tidak mengurangi pelita yang sudah menyala.