Buku Kas Umum Sekolah: Format, Contoh Pengisian, dan Tutup Buku Akhir Bulan

Buku kas umum sekolah (BKU) adalah catatan harian seluruh uang masuk dan keluar sekolah per sumber dana, dengan tujuh kolom baku: nomor, tanggal, nomor bukti, uraian, penerimaan, pengeluaran, dan saldo. Setiap akhir bulan BKU ditutup, saldonya dipecah menjadi saldo tunai dan saldo bank, lalu ditandatangani bendahara dan kepala sekolah. Untuk dana BOSP—serta BOSDA atau sumber dana lain yang dikonfigurasi di ARKAS sesuai kebijakan dinas setempat—BKU dikerjakan di ARKAS; sementara untuk dana komite, yayasan, atau sumber lain yang dikelola di luar ARKAS, sekolah dapat memakai buku, lembar kerja, atau aplikasi sendiri dengan mengadaptasi format yang sama. Artikel ini memberi format, contoh pengisian sebulan, dan langkah tutup buku.

Dasar format BKU: format acuan ARKAS untuk BOSP dan adaptasinya

Format BKU untuk penatausahaan dana BOS/BOSP berasal dari Peraturan Sekretaris Jenderal Kemendikbudristek Nomor 13 Tahun 2022 tentang Pedoman Penggunaan ARKAS (ditetapkan 11 Agustus 2022). Lampirannya memuat Format C.1 Buku Kas Umum dengan kolom nomor urut, tanggal transaksi, nomor bukti dokumen atau surat pertanggungjawaban yang sah, uraian, jumlah rupiah yang diterima bendahara, jumlah yang dikeluarkan, dan saldo yang dihitung dari saldo sebelumnya ditambah penerimaan atau dikurangi pengeluaran pada saat transaksi (dalam teks lampiran tertulis "dari saldo sebelumnya ditambah penerimaan atau pengeluaran pada saat transaksi", yang secara matematis berarti ditambah penerimaan dan dikurangi pengeluaran). Di bawah tabel ada baris "Saldo BKU Bulan ... sebesar ..., terdiri dari Saldo Tunai ... dan Saldo Bank ...", lalu tanda tangan kepala satuan pendidikan dan bendahara. Pedoman yang sama menyebut empat buku pembantu yang dihasilkan ARKAS: buku pembantu kas, bank, pajak, dan rincian objek belanja.

Aturan penggunaan dananya sendiri kini diatur Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana BOSP, yang berlaku sejak 6 Februari 2026 dan menggantikan juknis 2025. Dalam siaran pers 1 Maret 2026, Kemendikdasmen menyebut aturan baru ini membawa sistem pelaporan yang "lebih ketat dan terukur". Penutupan BKU bulanan secara tertib mendukung penyusunan laporan realisasi tepat waktu—yang bersama penyelesaian laporan tahun sebelumnya dan capaian realisasi minimal 50% pada tahap I menjadi salah satu dasar penyaluran dana tahap berikutnya.

Untuk dana di luar BOSP yang tidak dicatat di ARKAS, format pembukuan mengikuti ketentuan pemerintah daerah, yayasan, atau pemberi dana. Meski demikian, format tujuh kolom ala ARKAS lazim diadaptasi karena strukturnya jelas serta dapat memudahkan pemeriksaan dan konsolidasi laporan keuangan sekolah.

Format buku kas umum sekolah

Bagian kepala BKU memuat bulan, nama satuan pendidikan, desa/kelurahan, kecamatan, kabupaten/kota, dan provinsi. Pada praktik sekolah, kepala juga sering memuat sumber dana (BOS Reguler, komite, yayasan) karena satu BKU hanya untuk satu sumber dana.

Contoh pengisian BKU satu bulan (dana komite, Oktober 2026)

Contoh berikut memakai dana komite yang dikelola di luar ARKAS. Sesuai Permendikbud Nomor 75 Tahun 2016 tentang Komite Sekolah, komite sekolah dilarang melakukan pungutan (penarikan wajib dengan nominal dan tenggat yang mengikat) kepada peserta didik atau orang tua/walinya; penggalangan dana oleh komite hanya boleh berbentuk bantuan atau sumbangan sukarela yang tidak mengikat. Pada kolom uraian juga dicantumkan jalur pembayaran (tunai atau bank) agar rincian saldo kas dan saldo bank di akhir bulan dapat ditelusuri.

Penutup bulan: Saldo BKU Bulan Oktober 2026 sebesar Rp32.347.350, terdiri dari saldo tunai Rp450.000 dan saldo bank Rp31.897.350, ditandatangani bendahara dan diketahui kepala sekolah pada 31 Oktober 2026. Rincian pecahannya dapat diverifikasi dari masing-masing buku pembantu: pada Buku Pembantu Kas (tunai), saldo awal Rp1.250.000 dikurangi pengeluaran tunai konsumsi rapat Rp800.000 (27 Oktober) menyisakan Rp450.000; pada Buku Pembantu Bank, saldo awal Rp18.400.000 ditambah total penerimaan lewat bank Rp19.732.350 (Rp10.600.000 + Rp120.000 potongan pajak + Rp9.000.000 + Rp12.350 bunga) dikurangi total pengeluaran lewat bank Rp6.235.000 (Rp4.800.000 + Rp120.000 setor pajak + Rp1.300.000 + Rp15.000 biaya admin) menghasilkan Rp31.897.350.

Perhatikan pula pencatatan pajak dan perhitungan PPh Pasal 21 pada baris 3–5. Sesuai PMK Nomor 168 Tahun 2023, untuk penerima penghasilan kategori Bukan Pegawai (seperti pelatih ekstrakurikuler non-pegawai tetap) yang memiliki NPWP, dasar pengenaan pajak (DPP) adalah 50% dari penghasilan bruto dikalikan tarif Pasal 17 ayat (1) huruf a UU PPh (5% pada lapisan pertama), sehingga dari honor bruto Rp800.000 per orang dipotong PPh 21 sebesar Rp20.000 per orang atau Rp120.000 untuk 6 orang (tarif berbeda berlaku bila penerima berstatus pegawai tetap, ASN, atau peserta kegiatan). Agar biaya di BKU tidak tergandakan, ketika belanja honor dicatat sebesar nilai bruto Rp4.800.000 di kolom Pengeluaran, potongan PPh 21 sebesar Rp120.000 harus dicatat di kolom Penerimaan sebagai pemotongan pajak (sehingga kas keluar bersih saat pembayaran adalah nilai neto Rp4.680.000), lalu saat pajak disetor ke kas negara dicatat di kolom Pengeluaran Rp120.000. Kedua baris pajak ini sekaligus masuk ke Buku Pembantu Pajak (Format C.4 Persesjen 13/2022) pada kolom Penerimaan (pungut) dan Pengeluaran (setor), dengan saldo akhir pajak belum disetor Rp0.

Buku pembantu yang menyertai BKU

• Buku pembantu kas (tunai): hanya transaksi kas tunai, saldonya harus sama dengan uang fisik di brankas saat opname.
• Buku pembantu bank: hanya transaksi lewat rekening, saldonya harus sama dengan rekening koran.
• Buku pembantu pajak: pemotongan dan penyetoran pajak, dengan nomor bukti potong dan bukti setor; saldonya menunjukkan pajak yang sudah dipotong tetapi belum disetor.
• Buku pembantu rincian objek belanja: realisasi per kode rekening belanja dibandingkan anggarannya, sehingga terlihat sisa anggaran tiap pos.

Jumlah saldo buku pembantu kas dan bank harus sama dengan saldo BKU. Bila tidak, ada transaksi yang tercatat di satu buku tetapi terlewat di buku lain.

Tutup buku akhir bulan: langkah demi langkah

Pedoman ARKAS menetapkan BKU diaktivasi pada awal bulan berjalan, realisasi dicatat rutin, dan BKU ditutup pada akhir bulan. Selama BKU bulan berjalan masih aktif (belum ditutup), transaksi atau BKU masih dapat diperbaiki dan dihapus langsung dari lembar kerja. Namun, setelah BKU ditutup atau disahkan, kesalahan pengisian hanya bisa dibetulkan dengan mengajukan penghapusan BKU yang harus disetujui dinas; penghapusan itu "dapat mempengaruhi jadwal penyaluran dana bantuan" serta ikut menghapus BKU bulan-bulan setelahnya yang sudah terlanjur diisi. Karena itu tutup buku perlu dikerjakan dengan daftar periksa, bukan terburu-buru di tanggal 31.

1. Lengkapi transaksi sampai tanggal terakhir bulan. Cek nota yang masih di laci guru atau pembelian yang belum ada kuitansinya.
2. Catat bunga bank dan biaya administrasi dari rekening koran. Di ARKAS 4, kolom bunga bank/jasa giro dan pajak bunga/biaya administrasi wajib diisi saat tutup BKU, dan ditulis 0 bila tidak ada.
3. Cocokkan saldo bank dengan rekening koran per tanggal akhir bulan. Selisih biasanya karena transfer yang baru masuk di awal bulan berikutnya; catat di bulan uang benar-benar diterima.
4. Opname kas tunai. Hitung uang fisik per pecahan, bandingkan dengan saldo buku pembantu kas, tuangkan dalam berita acara pemeriksaan kas yang ditandatangani bendahara dan kepala sekolah.
5. Periksa perhitungan dan pencatatan pajak. Pastikan pajak yang dipotong atau dipungut bulan itu telah dihitung dan dicatat di buku pembantu pajak. Secara umum (ketentuan Coretax DJP), PPh yang dipotong disetor paling lambat tanggal 15 dan dilaporkan paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya; di ARKAS 4, BKU bulan berjalan tetap dapat ditutup dan BKU bulan berikutnya dapat diisi sembari sekolah menyetor pajak serta mengunggah bukti lapor (NTPN) paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya.
6. Periksa kelengkapan bukti. Setiap baris pengeluaran punya kuitansi atau nota bernomor, dan untuk honor ada daftar penerima yang ditandatangani.
7. Isi baris penutup: saldo BKU, saldo tunai, saldo bank, tempat dan tanggal, tanda tangan bendahara, mengetahui kepala sekolah.
8. Kunci bulan. Setelah ditutup, tidak ada transaksi yang boleh diselipkan ke dalam BKU bulan itu. Untuk BKU BOSP di ARKAS yang sudah ditutup, koreksi transaksi tertinggal harus melalui mekanisme pengajuan Hapus BKU dan pencatatan ulang; pencatatan transaksi susulan di bulan berikutnya dengan merujuk tanggal asli hanya berlaku pada pembukuan dana non-BOSP apabila diizinkan oleh kebijakan keuangan yayasan atau sekolah.
9. Arsipkan BKU, buku pembantu, berita acara kas, rekening koran, dan bukti dalam satu bundel per bulan.

Kesalahan yang sering ditemukan pemeriksa

• Saldo minus di tengah bulan karena pengeluaran dicatat sebelum penerimaan yang mendanainya.
• Satu nomor bukti dipakai dua transaksi, atau nomor bukti kosong pada pengeluaran.
• Saldo tunai di buku tidak sama dengan uang di brankas, tetapi tidak ada berita acara yang menjelaskan selisihnya.
• Bunga dan biaya administrasi bank tidak pernah dicatat, sehingga saldo bank di buku berbeda dari rekening koran berbulan-bulan.
• Transaksi bulan lalu diselipkan setelah tutup buku, sehingga saldo akhir yang sudah ditandatangani berubah.
• Dana BOSP dan dana komite tercampur dalam satu BKU.

Buku kas sekolah untuk dana non-BOS di aplikasi

Dana BOSP (serta BOSDA atau sumber dana lain yang diaktifkan di ARKAS sesuai kebijakan dinas) sudah dikelola di ARKAS. Bagi sekolah yang memilih mengelola dana komite, yayasan, kantin, dan kegiatan secara terpisah di luar ARKAS agar tidak tercecer di buku tulis atau lembar kerja perorangan, modul Kas Sekolah pada e-Keuangan SiTuntas menyediakan pencatatan per sumber dana non-BOS dengan struktur sejenis BKU: setiap sumber dana punya buku sendiri, uang masuk dibukukan langsung, pengeluaran di atas ambang yang ditetapkan sekolah harus disetujui pemeriksa yang bukan pembuat transaksinya, saldo rekening tidak boleh minus pada tanggal mana pun termasuk untuk transaksi bertanggal mundur, dan transaksi yang sudah dibukukan tidak bisa diubah atau dihapus, hanya dibatalkan lewat jurnal balik yang tercatat. Dana BOS tidak dicatat manual di sini agar tidak terjadi pembukuan ganda dengan ARKAS.

Tutup buku bulanan tersedia sebagai layar tersendiri dengan daftar periksa bulan yang siap ditutup; bulan yang sudah ditutup menolak transaksi baru, dan pembukaan ulang harus melalui permintaan dan persetujuan yang tercatat. Opname kas tunai dicatat per pecahan, dan laporan buku kas, arus kas, serta laporan per sumber dana dapat diunduh dalam PDF berkop sekolah dan Excel. Untuk sekolah yang menyusun SPJ BOSP, BKU dari ARKAS dapat diimpor (PDF, Excel, atau tempel teks) ke Racik SPJ untuk disandingkan dengan kuitansi dan dibuatkan berita acara pemeriksaan kas serta register penutupan kas per sumber dana per bulan. Modul keuangan tersedia sesuai paket langganan sekolah.

Bacaan terkait: format nomor surat sekolah untuk pola penomoran bukti yang konsisten, rekap absensi guru dan tendik sebagai dasar pembayaran honor, dan panduan Portal Yayasan SiTuntas bagi yayasan yang memantau kas beberapa unit sekolah.

Kesimpulan

Buku kas umum sekolah yang tertib mengacu pada tujuh kolom Format C.1 ARKAS, satu buku untuk satu sumber dana, saldo yang tidak pernah minus, dan tutup buku bulanan yang memecah saldo menjadi tunai dan bank lalu ditandatangani bendahara serta kepala sekolah. Untuk BOSP, kerjakan di ARKAS dan periksa seluruh transaksi sebelum menutup BKU agar tidak perlu mengajukan penghapusan BKU ke dinas. Untuk dana komite, yayasan, dan sumber lain yang dikelola di luar ARKAS, format yang sama dapat diadaptasi di buku, lembar kerja, atau aplikasi sesuai ketentuan penyelenggara, disertai opname kas serta rekonsiliasi bank setiap akhir bulan.