Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Guru ke Kepala Sekolah: Sakit, Keluarga, dan Dinas

Surat izin tidak masuk kerja guru adalah pemberitahuan tertulis dari guru kepada kepala sekolah bahwa ia tidak dapat hadir pada tanggal tertentu, disertai alasan dan bukti pendukung. Isinya cukup empat hal: identitas guru, tanggal dan lama tidak masuk, alasan (sakit, keperluan keluarga, atau dinas), serta pengaturan kelas yang ditinggalkan. Untuk guru PNS dan PPPK, cuti sakit memerlukan surat keterangan dokter; bagi PPPK, sakit satu hari pun harus disertai surat dokter. Artikel ini memuat aturan dasarnya, empat contoh surat siap salin, dan alur pengajuannya di sekolah.

Kapan guru cukup membuat surat izin, kapan harus mengajukan cuti

Dalam praktik sekolah, "surat izin" dipakai untuk ketidakhadiran singkat yang diberitahukan kepada kepala sekolah sebagai atasan langsung. Untuk guru berstatus ASN, aturan kepegawaian menyebut ketidakhadiran yang diizinkan sebagai cuti, dan jenisnya menentukan dokumen yang harus dilampirkan. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen PNS, sebagaimana diubah dengan PP Nomor 17 Tahun 2020, mengatur tujuh jenis cuti: tahunan, besar, sakit, melahirkan, karena alasan penting, bersama, dan di luar tanggungan negara. Untuk PPPK, Peraturan BKN Nomor 7 Tahun 2022 mengatur empat jenis: tahunan, sakit, melahirkan, dan bersama.

Ada satu ketentuan khusus yang sering dilupakan guru, dan aturannya kini berbeda antara PNS dan PPPK. Untuk guru PNS, Pasal 315 PP 11/2017 versi lama memang menyamakan libur sekolah dengan cuti tahunan, tetapi PP 17/2020 mengubahnya: PNS yang menduduki jabatan guru pada sekolah yang mendapat liburan menurut peraturan perundang-undangan "berhak mendapatkan cuti tahunan". Jadi guru PNS punya hak cuti tahunan 12 hari kerja seperti PNS lain, dengan pemberian yang tetap mempertimbangkan kepentingan dinas dan kalender sekolah. Untuk guru PPPK, Pasal 10 Peraturan BKN 7/2022 masih menyatakan guru yang mendapat liburan akhir semester menurut kalender akademik "disamakan dengan PPPK yang telah menggunakan cuti tahunan", kecuali untuk alasan tertentu pada Pasal 9. Karena itu, izin tidak masuk guru PPPK pada hari efektif umumnya masuk kategori cuti sakit atau cuti tahunan dengan pengecualian, sedangkan guru PNS bisa memakai cuti sakit, cuti karena alasan penting, atau cuti tahunan.

Untuk guru honorer atau guru yayasan, aturan di atas tidak mengikat secara hukum kepegawaian negara, tetapi banyak sekolah mengatur hal serupa dalam tata tertib pegawai atau kontrak kerja. Cek kontrak, peraturan kepegawaian yayasan, atau SK kepala sekolah tentang jam kerja sebelum berasumsi.

Mengapa izin harus tertulis: aturan disiplin PNS

Peraturan Pemerintah Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin PNS memasukkan "masuk kerja dan menaati ketentuan jam kerja" sebagai kewajiban; disiplin PPPK diatur terpisah dalam PP 49/2018 dan perjanjian kerja, tetapi prinsipnya serupa. Tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah dihitung kumulatif dalam satu tahun: 3 hari kerja teguran lisan; 4 sampai 6 hari teguran tertulis; 7 sampai 10 hari pernyataan tidak puas secara tertulis; 11 sampai 13 hari pemotongan tunjangan kinerja 25 persen selama 6 bulan; 14 sampai 16 hari pemotongan 25 persen selama 9 bulan; 17 sampai 20 hari pemotongan 25 persen selama 12 bulan; 21 sampai 24 hari penurunan jabatan setingkat lebih rendah selama 12 bulan; 25 sampai 27 hari pembebasan dari jabatan menjadi jabatan pelaksana selama 12 bulan; serta 28 hari kerja atau lebih dalam setahun, atau 10 hari kerja terus-menerus, pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri. Surat izin yang tertulis dan dilampiri bukti adalah bukti pengajuan; ketidakhadiran menjadi sah setelah disetujui kepala sekolah atau ditetapkan pejabat yang berwenang sesuai prosedur. Pesan WhatsApp boleh menjadi pemberitahuan awal, tetapi tetap disusul surat atau pengajuan resmi yang terekam.

Unsur wajib surat izin tidak masuk kerja guru

1. Tempat dan tanggal surat, ditulis pada hari pengajuan.
2. Tujuan surat: "Yth. Kepala SMP ... di tempat". Bila sekolah menerapkan tembusan, tambahkan wakil kepala bidang kurikulum dan guru piket.
3. Identitas pengaju: nama, NIP atau NUPTK, jabatan, dan mata pelajaran atau kelas yang diampu.
4. Tanggal dan lama tidak masuk, ditulis tegas, misalnya "Senin, 9 November 2026 (1 hari)".
5. Alasan yang singkat dan jujur, tanpa rincian medis yang berlebihan.
6. Pengaturan kelas: tugas yang dititipkan untuk setiap jam pelajaran dan nama guru yang diminta menggantikan bila sudah ada kesepakatan.
7. Lampiran: surat dokter, surat tugas, atau bukti lain.
8. Tanda tangan dan nama terang, lalu ruang untuk persetujuan kepala sekolah.

Contoh 1: surat izin guru karena sakit (1 hari)

Tasikmalaya, 9 November 2026

Kepada Yth.

Kepala SMP Negeri 1 Contoh

di tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Siti Rahmawati, S.Pd.

NIP: 19880512 201101 2 003

Jabatan: Guru Matematika, wali kelas VIII B

memberitahukan bahwa pada hari Senin, 9 November 2026, saya tidak dapat masuk kerja karena sakit (demam) berdasarkan surat keterangan dokter terlampir. Jam pelajaran Matematika kelas VIII B (jam ke-1 dan ke-2) dan VIII C (jam ke-5 dan ke-6) saya titipkan tugas latihan soal halaman 54 sampai 56 yang sudah saya kirim ke grup kelas dan ke guru piket.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Siti Rahmawati, S.Pd.

Menyetujui,

Kepala Sekolah

(nama dan NIP)

Contoh 2: surat izin sakit lebih dari satu hari (dengan surat dokter)

Bandung, 10 November 2026

Perihal: Permohonan izin sakit

Lampiran: 1 lembar surat keterangan dokter

Kepada Yth. Kepala SD Negeri Contoh 2

di tempat

Dengan hormat, saya yang bertanda tangan di bawah ini, Ahmad Fauzi, S.Pd. (NIP 19900303 202203 1 005), guru kelas V A, dengan ini mengajukan izin tidak masuk kerja karena sakit selama 3 (tiga) hari kerja, yaitu Selasa sampai Kamis, 10 sampai 12 November 2026, sesuai anjuran istirahat pada surat keterangan dokter terlampir.

Selama tidak hadir, pembelajaran kelas V A saya serahkan kepada guru pengganti yang ditetapkan guru piket. Rencana pembelajaran dan lembar kerja untuk tiga hari tersebut sudah saya titipkan di meja piket dan dikirim melalui aplikasi jurnal sekolah. Saya akan segera masuk kembali setelah kondisi membaik dan menyampaikan surat keterangan sembuh bila diperlukan.

Demikian permohonan ini saya buat dengan sebenarnya. Atas perkenan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Ahmad Fauzi, S.Pd.

Bila sakit berlanjut lebih dari 14 hari, guru PPPK harus melampirkan surat keterangan dokter pemerintah (Pasal 13 Peraturan BKN 7/2022), dan guru PNS mengikuti ketentuan cuti sakit PP 11/2017 jo. PP 17/2020 yang diajukan ke pejabat yang berwenang melalui kepala sekolah, bukan lagi sekadar surat izin ke sekolah.

Contoh 3: surat izin karena keperluan keluarga

Garut, 16 November 2026

Kepada Yth. Kepala SMA Negeri Contoh 3

di tempat

Dengan hormat, saya Dewi Lestari, S.Pd., M.Pd. (NIP 19850720 200902 2 001), guru Bahasa Indonesia, memohon izin tidak masuk kerja pada Senin dan Selasa, 16 sampai 17 November 2026 (2 hari kerja), karena ayah kandung saya meninggal dunia pada 15 November 2026 di Garut dan saya perlu mengurus pemakaman serta hak-hak keluarga. Surat keterangan kematian dari kelurahan terlampir.

Untuk kelas X-1, X-2, dan XI-3, saya sudah menyiapkan tugas membaca dan menulis ringkasan teks eksposisi yang dapat dikerjakan mandiri, dan sudah saya koordinasikan dengan Ibu Rina (guru Bahasa Indonesia) untuk mendampingi bila memungkinkan.

Atas izin dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Dewi Lestari, S.Pd., M.Pd.

Untuk PNS, alasan ini masuk cuti karena alasan penting (Pasal 330 PP 11/2017) yang lamanya ditentukan pejabat berwenang paling lama satu bulan. Untuk PPPK, Pasal 9 Peraturan BKN 7/2022 memberi hak cuti tahunan tanpa syarat masa kerja untuk alasan keluarga inti sakit keras atau meninggal dan perkawinan pertama, paling lama enam hari kerja, dengan surat keterangan rawat inap bila alasannya sakit keras.

Contoh 4: pemberitahuan tidak masuk karena dinas luar

Ciamis, 18 November 2026

Kepada Yth. Kepala SMK Negeri Contoh 4

di tempat

Dengan hormat, berdasarkan Surat Tugas Nomor 800/123/SMKN-C4/XI/2026 tanggal 17 November 2026, saya Budi Santoso, S.T. (NIP 19921111 202012 1 004), guru Produktif Teknik Komputer dan Jaringan, akan mengikuti Bimbingan Teknis Asesmen Kompetensi di Dinas Pendidikan Provinsi pada Kamis dan Jumat, 19 sampai 20 November 2026. Selama itu saya tidak dapat hadir mengajar.

Jam praktik kelas XI TKJ 1 dan XI TKJ 2 saya alihkan menjadi pengerjaan lembar kerja (jobsheet) nomor 7 di laboratorium dengan pendampingan teknisi lab dan guru piket. Laporan kegiatan akan saya serahkan paling lambat tiga hari setelah kegiatan.

Demikian pemberitahuan ini saya sampaikan. Terima kasih.

Hormat saya,

Budi Santoso, S.T.

Dinas luar bukan cuti, sehingga kehadiran guru tetap dicatat sebagai dinas, bukan tidak hadir. Yang wajib ada adalah surat tugas dari pejabat yang berwenang menugaskan, biasanya kepala sekolah; undangan dari penyelenggara menjadi lampirannya, bukan pengganti surat tugas.

Versi singkat untuk pesan WhatsApp ke kepala sekolah

Pemberitahuan awal lewat pesan tetap berguna, terutama saat sakit mendadak pagi hari. Polanya sama, hanya lebih ringkas, dan disusul surat atau pengajuan resmi.

Assalamualaikum, Bapak Kepala Sekolah. Saya Siti Rahmawati (guru Matematika). Mohon izin tidak masuk hari ini, Senin 9 November 2026, karena demam. Surat dokter saya kirim siang ini. Tugas untuk VIII B jam 1-2 dan VIII C jam 5-6 sudah saya kirim ke Bu Nia selaku piket. Terima kasih, mohon maaf atas ketidaknyamanannya.

Alur pengajuan izin guru di sekolah agar kelas tidak kosong

1. Guru memberitahu sedini mungkin. Dalam SOP sekolah pada umumnya, izin yang bisa direncanakan diajukan paling lambat sehari sebelumnya; sakit mendadak diberitahukan sebelum jam pertama dimulai.
2. Kepala sekolah menyetujui atau menolak sesuai kewenangan atau delegasi yang berlaku (untuk cuti ASN, keputusan resmi ada pada pejabat yang berwenang memberikan cuti, sedangkan kepala sekolah sebagai atasan langsung memberi pertimbangan), lalu menentukan apakah perlu guru pengganti atau cukup tugas mandiri.
3. Tata usaha mencatat ke rekap kehadiran GTK dengan keterangan sakit, izin, atau dinas, lengkap dengan lampiran, karena rekap inilah yang dipakai saat pemeriksaan disiplin dan pengisian data kehadiran.
4. Guru piket menugaskan pengganti untuk jam yang kosong dan menyampaikan tugas ke kelas, lalu mencatatnya di buku piket.
5. Guru pengganti mengisi jurnal sebagai serah terima, supaya materi yang tersampaikan tetap terdokumentasi.
6. Guru yang izin melengkapi berkas setelah masuk, misalnya surat dokter asli atau laporan dinas.

Mengajukan izin guru lewat aplikasi: modul Izin GTK SiTuntas

Sekolah yang memakai e-Presensi SiTuntas dapat memindahkan alur di atas ke modul Izin GTK yang dirilis Oktober 2026. Guru atau tendik mengajukan dari HP dengan memilih jenis izin, sakit, dinas luar, datang terlambat, atau pulang cepat, mengisi tanggal dan alasan, lalu melampirkan foto atau PDF surat dokter atau surat tugas (paling besar 5 MB). Aturan bawaan aplikasinya (ketentuan aplikasi, bukan ketentuan hukum): sakit lebih dari satu hari wajib surat dokter, dinas luar wajib surat tugas, sakit atau dinas boleh diajukan susulan paling lama tiga hari, dan rentang satu pengajuan dibatasi 14 hari. Sekolah tetap bisa mensyaratkan surat dokter untuk sakit satu hari sesuai aturan PPPK, dan izin yang lebih panjang mengikuti alur cuti resmi.

Saat tanggal dipilih, aplikasi menampilkan jam mengajar yang terdampak dari e-Jadwal, dan guru bisa menuliskan tugas untuk tiap jam itu. Kepala sekolah menerima notifikasi lonceng dan WhatsApp, lalu menyetujui atau menolak dari HP. Setelah disetujui, izin, sakit, dan dinas sehari penuh langsung tercatat di Kehadiran GTK tanpa pengetikan ulang oleh tata usaha. Guru piket juga melihat daftar kelas tanpa guru hari itu dan menugaskan pengganti, dan guru pengganti menerima atau menolak permintaan dari HP-nya.

Rekap kehadirannya bisa dibaca di rekap absensi guru dan tendik dan tutorial kehadiran GTK SiTuntas. Untuk sisi piket, lihat tugas guru piket dan SOP per jam serta format buku piket guru harian. Bila surat izin perlu nomor surat resmi, gunakan pola pada format nomor surat sekolah.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mengirim pesan singkat tanpa surat susulan, sehingga ketidakhadiran tercatat tanpa keterangan saat rekap bulanan.
• Surat dokter tidak memuat lamanya istirahat yang dianjurkan, padahal itu yang menentukan jumlah hari cuti sakit.
• Tidak menitipkan tugas, sehingga kelas kosong dan piket harus menyiapkan kegiatan pengganti seadanya.
• Menulis alasan samar seperti "ada keperluan" untuk izin dua hari atau lebih; kepala sekolah berhak menolak.
• Menyamakan hak cuti tahunan PNS dan PPPK: guru PPPK dianggap sudah memakai cuti tahunan lewat libur semester (Pasal 10 Peraturan BKN 7/2022), sedangkan guru PNS berhak cuti tahunan sejak PP 17/2020, dengan pemberian yang tetap mempertimbangkan kepentingan dinas.

Kesimpulan

Surat izin tidak masuk kerja guru yang baik itu pendek, jujur, dilampiri bukti, dan memikirkan kelas yang ditinggalkan. Untuk guru ASN, dasar aturannya jelas: cuti sakit butuh surat dokter, alasan keluarga masuk cuti karena alasan penting (PNS) atau cuti tahunan dengan pengecualian (PPPK), dan ketidakhadiran PNS tanpa alasan sah berujung sanksi disiplin PP 94/2021. Salin salah satu contoh di atas, sesuaikan identitas dan jam pelajarannya, dan pastikan sekolah mencatatnya di rekap kehadiran GTK, baik lewat kertas maupun aplikasi.