Cara Kelola Ekstrakurikuler di e-Kesiswaan SiTuntas

Ekstrakurikuler di SiTuntas dicatat per tahun ajaran: nama, jenis, bidang, kuota, lalu anggota. Pembina menyusul di halaman tersendiri. Menu ini bagian dari e-Kesiswaan.

Layar contoh memakai SMP Negeri Contoh, tahun 2026/2027. Ada dua ekskul pilihan, Futsal dan Hadrah. Semua gambar di artikel ini memakai data contoh, bukan data sekolah sungguhan.

Gambar 1. Tab Ekstrakurikuler Kesiswaan. Futsal sudah punya pembina dan pelatih. Hadrah menampilkan pembinanya di kolom yang sama. Semua gambar di artikel ini memakai data contoh.

Baca papan ekstrakurikuler

Tiga tab di atas: Ekstrakurikuler Kesiswaan, Ekskul Binaan, dan Kalender Latihan. Tahun ajaran tampil di kanan. Ganti tahun bila Anda mengerjakan arsip, bukan semester yang sedang berjalan.

Di kartu ringkas ada jumlah ekskul dan jumlah yang aktif. Tombol Pembina & Pelatih, Salin Ke Tahun Lain, dan Sinkron Ke E-Rapor sebaris. Tambah Ekskul ada di bawahnya. Tabel punya kolom Nama, Jenis, Bidang, Pembina, Anggota aktif, Status, dan Aksi.

Pada contoh, Futsal berjenis Pilihan, bidang Olah bakat dan minat, anggota 1 dari 30, status Aktif. Kolom pembina menulis Sari Wulandari sebagai pembina dan Budi Santoso sebagai pelatih. Hadrah berbidang Keagamaan. Bila pembina belum ditugaskan, pengelola melihat tautan Atur pembina. Akun yang tidak mengelola melihat tulisan Belum ada, bukan strip kosong.

Tambah ekskul baru

Tombol Tambah Ekskul membuka dialog. Isian yang terlihat: nama, jenis Pilihan atau Wajib, bidang, deskripsi, dan kuota. Placeholder nama menulis contoh Pramuka. Bidang pada formulir mengikuti pengelompokan yang disebut di layar, Permendikbud 62/2014. Pilih bidang yang paling dekat, misalnya olahraga ke olah bakat, hadrah ke keagamaan.

Gambar 2. Ekskul baru belum butuh pembina. Kuota membatasi jumlah anggota ekskul itu.

Simpan dulu, lalu tugaskan pembina. Jangan mengisi deskripsi dengan catatan internal yang tidak pantas tampil di rapor. Nama ekskul yang sudah dipakai di rapor yang terkunci tidak bisa diganti lewat sinkron. Ubah nama hanya bila belum ada peserta dengan rapor terkunci, atau biarkan nama lama di rapor yang sudah disahkan.

Dialog Salin ke tahun lain menulis dengan jelas apa yang ikut pindah: daftar ekskul, templat keterangan khusus, dan penugasan pembina. Anggota tidak ikut. Ekskul yang namanya sudah ada di tahun tujuan dilewati. Cek tahun tujuan sebelum menekan Salin.

Isi anggota dari rombel

Buka ekskul, lalu tab Anggota. Di contoh Futsal ada Contoh Ami Pranowo dari rombel Contoh 7A, NIS bertanda contoh, tanggal masuk 3 Agu 2026, status Aktif. Kolom persetujuan orang tua masih Belum. Tombol Terbitkan ada di baris itu.

Gambar 3. Persetujuan orang tua masih Belum. Tab di sampingnya adalah Impor Excel.

Tambah Anggota memilih siswa yang masih tercatat di data induk. Siswa nonaktif tidak dipakai untuk roster baru. Tab Impor Excel untuk daftar panjang. Cocokkan NIS dengan format buku induk sekolah Anda supaya baris tidak nyasar ke siswa lain.

Terbitkan Semua Yang Belum menyiapkan surat untuk anggota yang persetujuannya masih kosong. Tombol itu tidak mencatat kehadiran dan tidak mengirim pesan ke orang tua dengan sendirinya. Keluarga dilibatkan sesuai kebutuhan sekolah. Rujukan pelibatan keluarga ada di Permendikbud 30/2017, tetapi isian di SiTuntas tetap yang Anda simpan di layar ini.

Kartu Ekskul Binaan

Tab Ekskul Binaan menampilkan kartu per ekskul. Pengelola melihat chip Semua ekskul (pengelola). Di kartu Futsal, baris pembina menulis nama pembina utama lebih dulu, lalu pelatih. Kartu Hadrah menulis pembinanya. Tombol di kartu: Anggota, Jadwal, Latihan, Prestasi, Program, Rekap Kehadiran, dan Penilaian.

Gambar 4. Pembina utama ditulis di depan. Tombol penilaian tidak mengisi predikat dari halaman daftar.

Penilaian dan predikat rapor diisi dari kartu ini, bukan dari dialog tambah ekskul. Guru yang hanya membina satu ekskul masuk ke kartu yang sama, tanpa chip semua ekskul. Mereka tidak melihat tombol kelola pembina di halaman admin.

Siswa punya menu Ekskul Saya bila akun siswa dan modulnya aktif. Layar itu tidak dipotret di panduan admin ini. Yang siswa lihat adalah ekskul tempat dia terdaftar, bukan seluruh master sekolah.

Urutan kerja yang aman

1. Pastikan tahun ajaran di kanan adalah tahun yang sedang dipakai.
2. Tambah ekskul, pilih jenis dan bidang, isi kuota.
3. Tugaskan pembina GTK dan, bila ada, pelatih luar.
4. Tambah anggota, lalu cek persetujuan orang tua.
5. Baru susun jadwal latihan dan nilai.

Kuota adalah kapasitas satu ekskul. Batas berapa ekskul yang boleh diikuti satu siswa diatur terpisah di Pengaturan, dan boleh dikosongkan.

Bila tombol Tambah Ekskul tidak ada, akun Anda tidak memegang izin kelola. Wali kelas yang hanya butuh daftar tetap meminta operator. Jangan membuat ekskul ganda hanya karena tahun ajaran di kanan keliru.

Nama pembina, pelatih, dan SK-nya diuraikan di tutorial pembina pada seri yang sama. Sinkron ke e-Rapor menulis daftar kegiatan dan teks pembina. Predikat siswa tidak dihitung di halaman daftar ini.

Membaca jenis, bidang, dan kuota

Jenis Pilihan dan Wajib hanya label ekskul, bukan status hadir. Futsal dan Hadrah pada contoh keduanya Pilihan. Ekskul wajib, bila sekolah punya, tetap memakai tabel yang sama. Jangan membuat ekskul ganda hanya untuk membedakan wajib dan pilihan. Ubah jenisnya pada ekskul yang sudah ada.

Bidang membantu pengelompokan. Olah bakat dan minat untuk Futsal, Keagamaan untuk Hadrah. Daftar bidang di formulir mengikuti pengelompokan yang disebut di layar. Pilih yang paling dekat. Bidang tidak mengunci hari latihan dan tidak menentukan pembina.

Kuota 30 pada contoh adalah kapasitas ekskul itu. Angka 1/30 berarti satu anggota tercatat. Siswa kedua ditolak hanya bila kuota sudah penuh, atau bila pengaturan memasang batas jumlah ekskul per siswa dan siswa itu sudah mencapai batas. Isian batas yang dikosongkan tidak memasang batas sekolah. Dua ekskul untuk satu siswa tetap mungkin selama masing-masing kuota masih longgar.

Anggota Contoh Ami Pranowo dari rombel Contoh 7A menunjukkan jalan yang benar: siswa diambil dari data yang sudah ada, lengkap dengan rombel dan NIS. Jangan mengetik nama di luar daftar. Bila siswa pindah rombel di data induk, keanggotaan ekskul tidak otomatis mengikuti. Cek barisnya setelah mutasi kelas.

Persetujuan orang tua yang masih Belum bukan halangan untuk menyusun jadwal. Itu catatan keluarga yang belum dilengkapi. Tombol Terbitkan pada baris menyiapkan surat untuk siswa itu. Terbitkan Semua Yang Belum mengerjakan baris yang sama-sama masih kosong. Keduanya tidak mengirim pesan dan tidak mengubah predikat.

Kartu Ekskul Binaan adalah pintu guru. Chip Semua ekskul (pengelola) hanya muncul untuk akun kelola. Guru pembina melihat kartunya sendiri. Tombol Penilaian di kartu itu yang nanti mengisi predikat, terpisah dari halaman daftar. Jangan mencari kotak predikat di dialog Tambah Ekskul. Kotak itu tidak ada di sana.

Salin ke tahun lain berguna saat tahun ajaran berganti. Yang ikut: daftar ekskul, templat keterangan, dan penugasan pembina. Anggota tidak ikut, jadi rombel baru diisi ulang. Ekskul yang namanya sudah ada di tahun tujuan dilewati, bukan digandakan. Baca kalimat di dialog sebelum menekan Salin.

Kesalahan yang sering muncul di tabel

Tahun ajaran di kanan keliru adalah sebab paling sering daftar terlihat kosong. Pindahkan pemilih tahun ke tahun yang sedang berjalan sebelum membuat ekskul baru. Ekskul yang dibuat di tahun arsip tidak muncul di penugasan tahun aktif.

Nama ganda muncul bila Salin ditekan ke tahun yang sudah punya nama yang sama sebagian, lalu sisanya ditambah manual dengan ejaan sedikit berbeda. Dialog salin melewatkan nama yang sudah ada. Sisanya yang ejaannya beda satu huruf akan hidup sebagai ekskul kedua. Rapikan ejaan sebelum menyalin.

Kolom anggota 0/30 pada Hadrah di contoh bukan kesalahan kuota. Belum ada siswa yang ditambahkan. Futsal 1/30 karena Contoh Ami Pranowo sudah masuk. Keduanya status Aktif. Nonaktifkan ekskul yang sudah tidak dijalankan supaya tidak ikut ditawarkan saat penugasan baru.

Impor Excel ada sebagai tab di halaman anggota. Gunakan pratinjau. Jangan menganggap berkas menggantikan seluruh roster hanya karena unggahan selesai. Cocokkan NIS dengan buku induk. Siswa yang tidak ada di data induk tidak akan menemukan barisnya.

Satu hal lagi sebelum menutup halaman daftar. Chip jumlah ekskul dan jumlah aktif di atas tabel membantu rapat singkat, tetapi bukan pengganti baris. Pada contoh keduanya dua. Bila angkanya beda, ada ekskul yang statusnya bukan Aktif. Buka baris itu sebelum menyalin tahun, supaya yang nonaktif tidak ikut terbawa sebagai kegiatan yang masih ditawarkan.

Deskripsi di bawah nama, misalnya latihan mingguan di lapangan, terlihat di tabel. Tulis kalimat yang pantas dibaca wali kelas. Catatan internal, nomor kelompok pesan, atau singkatan yang hanya dimengerti operator tidak cocok di kolom itu. Ubah lewat aksi baris, bukan dengan membuat ekskul baru bernama hampir sama.

Yang dilihat siswa

Siswa membuka Ekskul Saya. Tab-nya Keanggotaan, Jadwal Latihan, Kehadiran Latihan, serta Tugas dan Prestasi. Di HP labelnya lebih pendek: Anggota, Jadwal, Hadir, dan Prestasi, supaya tidak terpotong. Halaman ini tidak mengubah predikat dan tidak mengirim pesan.

Gambar 5. Akun siswa melihat ekskul yang diikuti. Data pada gambar adalah contoh.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah ekskul wajib punya pembina sebelum disimpan?

Tidak. Ekskul bisa disimpan dulu. Kolom Pembina menulis Belum ada sampai ada orang yang ditugaskan. Anggota dan jadwal tetap bisa ditambah, tetapi rapor baru punya nama pembina setelah penugasan.

Siapa yang melihat kartu Ekskul Binaan?

Pengelola ekstrakurikuler melihat semua ekskul, ditandai chip Semua ekskul (pengelola). Guru yang hanya memegang izin ekskulnya sendiri melihat kartu ekskul yang dibinanya, tanpa tombol kelola pembina.

Apa arti persetujuan orang tua Belum pada anggota?

Anggota sudah masuk daftar, tetapi persetujuan keluarga belum dicatat. Tombol Terbitkan pada baris itu menyiapkan surat untuk siswa tersebut. Terbitkan Semua Yang Belum mengerjakan baris yang masih kosong.

Bisakah satu siswa masuk dua ekskul?

Bisa, selama kuota ekskul masih ada dan sekolah tidak mengisi batas jumlah ekskul per siswa di pengaturan. Kuota 30 pada contoh Futsal adalah kapasitas ekskul itu, bukan batas seluruh sekolah.

Apakah impor Excel langsung menimpa anggota lama?

Tab Impor Excel ada di halaman anggota. Baca pratinjau sebelum mengirim. Jangan menganggap berkas itu otomatis menghapus anggota yang tidak tercantum.