Format Buku Induk Siswa: Kolom, Contoh Isian, dan Cara Menyimpannya

Diterbitkan 23 September 2026 · Diperbarui 23 September 2026

Ditulis oleh Isep Nursamsi, S.T. · guru Informatika yang membangun dan memakai SiTuntas setiap hari di sekolah negeri.

Buku induk siswa adalah catatan permanen sekolah tentang setiap murid, sejak diterima sampai lulus, pindah, atau keluar. Isinya identitas, data orang tua, riwayat masuk dan keluar, nilai serta kehadiran per semester, dan kelulusan. Kolomnya tidak diatur rinci secara nasional, jadi mutunya bergantung pada isian yang lengkap dan cara sekolah menyimpannya.

Apa bedanya buku induk siswa dengan Dapodik?

Keduanya memuat data murid, sehingga sering dianggap saling menggantikan. Tujuannya berbeda. Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan, Pasal 1 angka 28, mengartikan Aplikasi Dapodik sebagai aplikasi pendataan yang dikelola kementerian untuk mengumpulkan dan memeriksa data satuan pendidikan, murid, pendidik dan tenaga kependidikan, yang diperbarui secara daring. Pasal 9 peraturan itu menjadikan pemutakhiran Dapodik sesuai kondisi riil sebagai syarat penerima Dana BOS Reguler. Buku induk adalah arsip milik sekolah sendiri, yang merekam perjalanan setiap murid di sekolah itu dan tetap disimpan lama setelah murid pergi.

Gunanya paling terasa saat alumni lama datang. Permendikbudristek Nomor 58 Tahun 2024 tentang Ijazah Jenjang Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah, Pasal 21, mengatur surat keterangan pengganti untuk ijazah terbitan sebelum tahun ajaran 2024/2025 yang rusak atau hilang. Surat itu diterbitkan satuan pendidikan atas permohonan pemilik ijazah dan memuat nomor ijazah, nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, nama ayah dan/atau ibu/wali, NIS atau NISN, serta tahun ajaran penerbitan ijazah. Untuk alumni belasan tahun lalu, data selengkap itu biasanya hanya ada di buku induk.

Kolom buku induk siswa yang lazim dipakai

Sejauh yang bisa ditelusuri di basis data peraturan, peraturan menteri yang berlaku tidak menetapkan kolom buku induk siswa secara rinci. Format di sekolah biasanya berasal dari dinas, dari buku lama yang diteruskan, atau dari blanko penerbit. Isinya tetap mirip karena kebutuhannya sama. Tabel ini merangkum kelompok kolom yang lazim beserta dokumen sumbernya.

Batasi kolom pada yang benar-benar dipakai. Blanko lama kadang meminta golongan darah atau riwayat penyakit. UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Pasal 4 ayat (2), menggolongkan data kesehatan dan data anak sebagai data pribadi yang bersifat spesifik, jadi setiap kolom tambahan menambah risiko bila buku itu bocor. Catatan kesehatan yang memang diperlukan lebih tepat disimpan di berkas UKS dengan akses terbatas.

Contoh isian lembar buku induk satu murid

Contoh ini memakai murid SMP fiktif. Salin kedua tabel ke pengolah kata atau spreadsheet, lalu cetak bolak-balik: halaman depan untuk identitas dan riwayat, halaman belakang untuk nilai.

Kolom kelas IX sengaja kosong. Buku induk diisi setelah rapor dibagikan, bukan diisi di muka.

Nomor induk: aturan main supaya tidak kacau

• Satu murid, satu nomor, untuk selamanya di sekolah itu. Nomor murid yang pindah atau putus sekolah tidak diberikan kepada murid lain.
• Pilih satu pola dan pertahankan. Nomor urut berjalan seperti 1286, 1287, 1288 paling sederhana; pola berawalan tahun masuk juga lazim. Yang penting tidak berganti di tengah jalan.
• Murid pindahan mendapat nomor berikutnya pada tanggal ia diterima, tidak diberi nomor sisipan.
• NIS dibuat sekolah, NISN diterbitkan pusat. Catat keduanya di kolom terpisah dan jangan saling menggantikan.
• Kesalahan tulis dicoret satu garis, yang benar ditulis di dekatnya, lalu diparaf dan diberi tanggal. Bekas cairan penghapus membuat orang bertanya apa yang dihapus.

Kapan buku induk diisi dan diperbarui

1. Saat murid diterima, isi identitas, orang tua, dan riwayat masuk dari dokumen asli. Cocokkan ejaan nama dengan akta dan ijazah sebelumnya, karena ejaan inilah yang kelak dirujuk.
2. Setiap akhir semester, setelah rapor dibagikan, salin nilai akhir dan kehadiran dari leger. Wali kelas memeriksa silang sebelum petugas memaraf.
3. Saat alamat, nomor telepon, atau wali berganti, tulis data baru beserta tanggal perubahannya. Data lama dicoret, tidak dihapus.
4. Saat murid pindah atau keluar, catat tanggal, alasan, sekolah tujuan, dan nomor surat keterangan pindah. Baris murid tetap di buku.
5. Saat kelulusan, catat tanggal lulus, nomor ijazah, dan sekolah lanjutan bila diketahui, lalu mintakan paraf kepala sekolah untuk halaman yang sudah lengkap.

Menyimpan buku induk: arsip vital yang berisi data anak

UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengartikan arsip vital sebagai arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Buku induk cocok dengan ciri itu: sekali terbakar atau basah, riwayat ratusan alumni ikut hilang. Pasal 56 undang-undang yang sama meminta lembaga negara dan pemerintahan daerah membuat program arsip vital lewat identifikasi, pelindungan dan pengamanan, serta penyelamatan dan pemulihan.

Di sisi lain, buku induk memuat data anak. UU PDP menggolongkannya sebagai data pribadi spesifik (Pasal 4 ayat 2), meminta pemrosesan data anak diselenggarakan secara khusus dengan persetujuan orang tua atau wali (Pasal 25), serta mewajibkan pengendali data menjaga kerahasiaan dan mencegah akses tidak sah (Pasal 36 dan 39). Dua kepentingan itu diterjemahkan menjadi kebiasaan sederhana.

• Cantumkan persetujuan orang tua atau wali atas pencatatan data anak di formulir pendaftaran murid baru.
• Simpan di lemari besi atau lemari terkunci di ruang TU, jauh dari talang air, dan jangan dibawa pulang.
• Pindai halaman yang sudah lengkap, lalu simpan salinannya di tempat terpisah dari buku aslinya dengan akses terbatas.
• Catat siapa memegang kunci, siapa meminjam buku, kapan, dan untuk keperluan apa.
• Jangan memotret halaman buku induk ke grup WhatsApp. Kirim hanya data yang diminta, kepada orang yang berhak.
• Permintaan data dari pihak luar sekolah diputuskan kepala sekolah, bukan oleh petugas yang kebetulan berjaga.

Yang disimpan Data Induk SiTuntas, dan yang belum

SiTuntas belum mencetak buku induk per murid, jadi lembar di atas tetap disiapkan sekolah. Yang dikerjakan modul Data Induk adalah menjaga data sumbernya. Data Siswa menyimpan NIS/NIPD, NISN, nama, jenis kelamin, kelas, tempat dan tanggal lahir, agama, alamat, nomor HP, serta nama ayah, ibu, wali, dan nomor HP orang tua. Keanggotaan kelas dicatat per tahun ajaran, jadi riwayat kelas lama tidak tertimpa saat murid naik kelas. Buku Mutasi mencatat mutasi masuk dan keluar dengan tanggal efektif, alasan, sekolah asal atau tujuan, dan nama pencatat, lalu mencetak rekap bulanan berkop dalam PDF. Kelulusan menandai murid sebagai alumni dengan kelas terakhirnya tetap tercatat.

Halaman Kelengkapan Data Siswa mendaftar murid aktif yang NISN, tanggal lahir, agama, nama ibu kandung, alamat, nomor HP orang tua, atau fotonya masih kosong, dan bisa diunduh ke Excel tanpa memuat isi datanya. Kolom foto ikut dihitung walau jalur unggahnya belum tersedia. Tabel Data Siswa hanya menampilkan kolom ringkas; alamat dan data orang tua baru dimuat saat Detail dibuka. Yang belum ada: unggah pasfoto murid, cetak buku induk per anak, ekspor daftar murid lengkap, serta kolom seperti pekerjaan orang tua dan nomor ijazah. Nilai rapor dikelola modul e-Rapor, bukan Data Induk. Modul Data Induk tersedia di semua paket, termasuk Gratis, dan rinciannya ada di halaman data induk siswa. Perbedaan nomor induk sekolah dan nasional dibahas di artikel perbedaan NISN, NIS, dan NIPD, sedangkan cara menyalin data dari Dapodik ada di panduan ekspor data siswa Dapodik ke Excel.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah buku induk siswa masih diperlukan kalau sekolah sudah mengisi Dapodik?

Sebaiknya tetap ada, karena fungsinya berbeda. Dapodik adalah sistem pendataan milik kementerian yang kolom dan aksesnya ditentukan pusat, sedangkan buku induk adalah arsip sekolah sendiri tentang riwayat setiap murid. Saat alumni lama meminta surat keterangan pengganti ijazah, data seperti nomor ijazah dan nama orang tua biasanya dicari di buku induk.

Bolehkah buku induk disimpan dalam bentuk digital saja?

UU 43/2009 tentang Kearsipan mengartikan arsip sebagai rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, jadi berkas digital pun termasuk arsip. Yang menentukan adalah keamanannya: salinan cadangan di tempat terpisah, akses terbatas, dan catatan siapa yang mengubah. Tanyakan juga ke dinas apakah versi cetak berparaf masih diminta saat pemeriksaan.

Siapa yang boleh melihat buku induk?

Petugas TU yang ditunjuk dan kepala sekolah, serta wali kelas atau guru BK sebatas murid yang ditanganinya. Murid atau alumni, dan orang tua untuk anaknya, boleh melihat serta meminta perbaikan datanya, karena Pasal 6 dan 7 UU PDP memberi subjek data hak memperbaiki dan mengakses datanya. Permintaan dari pihak luar sekolah diputuskan kepala sekolah.

Nomor induk murid yang sudah pindah boleh dipakai lagi?

Jangan. Nomor induk menjadi kunci pencarian arsip, dan bila dipakai ulang, satu nomor akan menunjuk dua anak yang berbeda. Murid baru selalu mendapat nomor berikutnya dalam urutan, dan nomor murid yang pindah tetap tercatat atas namanya.

Apa yang ditulis bila murid putus sekolah?

Isi kolom keluar dengan tanggal, alasan singkat, dan dasar pencatatannya, misalnya surat pernyataan orang tua atau hasil kunjungan wali kelas. Jangan mencabut halaman atau menghapus baris murid itu. Buku induk justru berguna karena riwayat murid yang berhenti tetap bisa ditelusuri bila suatu saat ia kembali atau membutuhkan surat keterangan.

Referensi

• Permendikbudristek No. 58 Tahun 2024 tentang Ijazah Jenjang Pendidikan Dasar dan Pendidikan Menengah, JDIH BPK
• UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, JDIH BPK
• UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, JDIH BPK
• Permendikdasmen No. 8 Tahun 2026 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana Bantuan Operasional Satuan Pendidikan, JDIH BPK