Cara Atur Jadwal Latihan Ekskul di SiTuntas

Jadwal latihan ekskul disusun sebagai sesi pada kalender, bukan sebagai jam pelajaran. Setelah sesi ada, pembina mengisi kehadiran. Rekap hanya membaca lembar yang sudah dikirim. Menu ini ada di e-Kesiswaan.

Contoh memakai Futsal di SMP Negeri Contoh. Semua gambar di artikel ini memakai data contoh.

Gambar 1. Sesi Futsal tampil 15.30 sampai 17.00 di lapangan sekolah. Tombol Susun Sesi Sekarang ada di atas kalender. Semua gambar di artikel ini memakai data contoh.

Buka Kalender Latihan

Dari tab Ekstrakurikuler, pilih Kalender Latihan. Kalender kosong berarti pola hari belum disimpan atau sesinya belum disusun. Tombol Susun Sesi Sekarang mengisi tanggal dari pola yang sudah ada untuk rentang semester.

Pada contoh, sesi Futsal jatuh pada Rabu, 14 Oktober 2026, pukul 15.30 sampai 17.00, tempat Lapangan sekolah. Itu jam dinding setelah pelajaran, bukan hitungan jam pelajaran. Jangan menyalin angka ini ke jadwal mata pelajaran.

Susun sesi hanya pada tahun ajaran yang sedang aktif. Sesi tahun lain tidak muncul di kalender yang Anda buka sekarang. Bila tanggalnya keliru, perbaiki polanya lalu susun ulang, jangan membuat ekskul kedua dengan nama yang sama.

Dari kartu binaan ke lembar latihan

Pembina sehari-hari tidak harus membuka master. Tab Ekskul Binaan menampilkan kartu. Tombol Latihan membuka lembar sesi. Tombol Jadwal membuka pola pekan. Tombol Rekap Kehadiran membuka angka, bukan formulir isi.

Gambar 2. Pengelola melihat semua ekskul. Tombol Latihan yang dipakai untuk mengisi kehadiran sesi.

Isi kehadiran setelah sesi benar-benar terjadi. Menyusun sesi tidak mencentang hadir. Siswa yang belum menjadi anggota tidak muncul di roster sesi itu. Tambah anggota dulu bila namanya kurang.

Modul yang dimatikan di Pengaturan menghentikan penyusunan sesi otomatis. Master ekskul tetap tersimpan. Nyalakan modul bila sekolah memang menjalankan latihan lewat SiTuntas. Jangan menyalakan hanya untuk mencoba, lalu membiarkan sesi menumpuk.

Baca rekap kehadiran

Rekap Kehadiran Ekskul memuat satu baris per ekskul. Di data contoh, Futsal punya satu anggota dan satu sesi terjadwal, nol sesi selesai. Hadrah nol. Rentang tanggal mengikuti semester yang dibuka, pada contoh dari pertengahan Juli sampai pertengahan Desember 2026.

Gambar 3. Rata-rata hadir dihitung dari lembar yang dikirim: hadir ditambah terlambat, dibagi roster.

Kalimat di layar: rata-rata hadir sama dengan hadir ditambah terlambat, dibagi roster, dan hanya lembar yang dikirim. Lembar kosong tidak menaikkan persen. Jangan membacanya sebagai nilai rapor.

Angka ini untuk pembina dan wakil kepala sekolah. Predikat ekskul di e-Rapor diisi dari penilaian pada kartu binaan, terpisah dari persen hadir. Sekolah boleh memakai persen itu sebagai bahan pertimbangan, tetapi SiTuntas tidak mengubah predikat hanya karena rekap dibuka.

Yang tampil di beranda kesiswaan

Beranda meringkas kegiatan terdekat dan jumlah siswa yang sudah punya ekskul. Di data contoh ada kegiatan pada 13 Oktober dan dua ekskul. Angka siswa pada beranda adalah hitungan sekolah itu, bukan statistik produk.

Gambar 4. Beranda hanya ringkas. Jadwal detail tetap di kalender latihan.

Pengaturan latihan, bila Anda membukanya, memuat tiga batas waktu: isian mundur, kunci lembar, dan horizon susun sesi. Pada contoh, isian mundur 7 hari, kunci lembar empat belas hari, horizon 7 hari. Ambang hadir 75 dan ambang tanpa keterangan 3 adalah angka peringatan di rekap, bukan hukuman otomatis. Batas ekskul per siswa yang dikosongkan berarti sekolah tidak memasang batas jumlah ekskul untuk satu anak.

Satu sesi di kalender adalah janji. Kehadiran baru sah setelah lembarnya dikirim. Rekap yang masih nol pada ekskul baru adalah keadaan yang jujur, bukan kerusakan.

Notifikasi pesan ke orang tua tidak dikirim hanya karena sesi tersusun. Bagian pesan di pengaturan tetap mati sampai sekolah memang menyalakannya, dan menyalakannya di luar kebijakan sekolah tidak dibahas di sini.

Bila pembina belum ditugaskan, kartu tetap bisa dibuka pengelola, tetapi nama di rapor kosong. Selesaikan penugasan sebelum semester dicetak. Petunjuk anggota ada pada tutorial kelola ekstrakurikuler dalam seri yang sama.

Satu pekan di kalender contoh

Pola kerja yang aman dimulai dari ekskul yang sudah punya anggota. Futsal punya satu anggota, jadi rosternya tidak kosong. Simpan hari dan jam, pada contoh Rabu sore pukul 15.30 sampai 17.00 di lapangan sekolah. Jam itu jam dinding. Jangan menulisnya sebagai jam pelajaran di jadwal mata pelajaran.

Tombol Susun Sesi Sekarang mengisi tanggal pada rentang semester dari pola itu. Satu kotak di kalender adalah satu sesi. Sesi yang terlihat pada 14 Oktober 2026 belum berarti lembar hadir sudah dikirim. Rekap masih menulis satu terjadwal dan nol selesai. Itu pasangan angka yang benar untuk sesi yang baru disusun.

Pembina membuka kartu, lalu Latihan, pada tanggal sesi. Centang hadir, terlambat, atau keterangan lain sesuai yang terjadi, lalu kirim lembar. Sebelum dikirim, rumus rekap tidak memakai baris itu. Rumusnya hadir ditambah terlambat, dibagi roster pada lembar terkirim. Lembar yang hanya dibuka lalu ditutup tidak menaikkan persen.

Hadrah yang masih nol di rekap tidak rusak. Ekskul itu belum punya sesi selesai dan pada contoh belum punya anggota. Tambah anggota dulu bila latihannya memang jalan. Menyusun sesi untuk ekskul tanpa anggota hanya menghasilkan roster kosong.

Horizon susun sesi pada pengaturan contoh adalah 7 hari. Artinya penyusunan melihat beberapa hari ke depan, bukan seluruh tahun sekaligus bila Anda memakai jalan otomatis. Isian mundur 7 hari membatasi koreksi tanggal lama. Kunci lembar empat belas hari menutup perbaikan yang lebih tua dari itu. Baca ketiga angka di Pengaturan bila guru mengatakan tanggalnya terkunci. Jangan mengubah ketiganya hanya untuk satu koreksi, lalu lupa mengembalikan.

Beranda hanya mengingatkan ada kegiatan dan ada ekskul. Angka siswa di beranda sekolah contoh adalah hitungan sekolah itu. Jangan menyalinnya ke laporan dinas sebagai statistik produk. Detail tetap di kalender dan di rekap.

Pelatih eksternal tidak masuk ke SiTuntas untuk mengisi presensi. Akun masuk untuk pelatih luar belum tersedia. Pembina atau operator yang mengirim lembar. Nama pelatih tetap boleh tampil di kartu sebagai pelatih, di belakang pembina utama.

Yang tidak boleh disimpulkan dari kalender

Kotak sesi yang berwarna atau tertulis di tanggal tertentu hanya janji tempat dan jam. Tidak ada hadir yang tercatat sampai lembar dikirim dari tombol Latihan. Rekap yang menulis nol selesai di samping satu terjadwal adalah pasangan yang konsisten, bukan rumus yang rusak.

Jangan memindahkan jam 15.30 sampai 17.00 ke jadwal mata pelajaran. Itu bukan jam pelajaran. Guru yang bentrok dengan pelajaran pagi tidak diperiksa oleh kalender ekskul ini. Koordinasi jadwal mengajar tetap di modul jadwal.

Menyalakan notifikasi di pengaturan tidak bagian dari menyusun sesi. Panduan ini tidak mengirim pesan. Orang tua tidak mendapat kabar hanya karena tanggal latihan tersimpan. Kabar semacam itu, bila sekolah menginginkannya, adalah keputusan terpisah setelah nomor keluarga diperiksa.

Bila Susun Sesi Sekarang tidak mengisi kalender, cek tiga hal. Pola hari belum disimpan. Tahun ajaran bukan tahun aktif. Sakelar modul sedang mati sehingga penyusunan otomatis berhenti. Master ekskul tetap ada. Nyalakan modul, simpan pola, susun lagi.

Kartu binaan pengelola menampilkan semua ekskul. Guru tanpa izin kelola hanya melihat ekskul yang dibinanya. Tombol yang tidak ada pada kartu guru bukan tombol yang hilang dari aplikasi. Minta operator bila yang dibutuhkan adalah mengubah pembina atau kuota.

Setelah sesi pertama terkirim, buka rekap lagi. Angka selesai baru naik pada ekskul yang lembarnya dikirim. Hadrah yang tetap nol jangan digabung ke Futsal supaya rata-rata terlihat lebih rapi. Dua baris itu dua kegiatan. Rapat yang menanyakan Futsal harus membaca baris Futsal saja.

Tempat pada contoh, lapangan sekolah, adalah teks di sesi. Mengubah tempat tidak memindahkan anggota dan tidak mengubah pembina. Bila lapangan tidak bisa dipakai, sunting sesi itu atau susun pengganti, lalu beri tahu pembina di luar aplikasi. Kalender tidak mengirim pengumuman sendiri.

Guru yang membuka kartu pada hari kosong akan melihat tidak ada sesi untuk diisi. Itu benar bila polanya memang tidak jatuh pada hari itu. Jangan membuat sesi manual setiap hari hanya karena kartu terlihat sepi. Kembali ke pola pekan, pastikan harinya Rabu untuk contoh Futsal, lalu susun ulang bila tanggalnya hilang.

Bila satu siswa pindah ekskul di tengah semester, keluarkan dari anggota lama lalu tambahkan di ekskul baru. Lembar yang sudah dikirim tetap arsip tanggal itu. Lembar yang belum dikirim perlu dicek supaya nama yang sudah pindah tidak tertinggal.

Pertanyaan yang sering diajukan

Mengapa kalender masih kosong setelah ekskul dibuat?

Ekskul dan jadwal pekanan adalah dua langkah. Simpan pola hari dan jamnya, lalu tekan Susun Sesi Sekarang supaya tanggal pada semester terisi. Tanpa sesi, rekap menulis nol terjadwal.

Apakah sesi yang baru disusun sudah berarti siswa hadir?

Tidak. Sesi terjadwal hanya janji latihan. Angka hadir baru naik setelah lembar kehadiran dikirim. Di contoh, Futsal punya satu sesi terjadwal dan nol yang selesai.

Siapa yang mengisi presensi latihan?

Pembina atau pengelola membuka kartu Ekskul Binaan, lalu Latihan. Pelatih eksternal belum punya akun masuk, jadi dia tidak mengisi dari ponselnya sendiri lewat SiTuntas.

Jam latihan apakah sama dengan jam pelajaran?

Tidak. Latihan memakai jam dinding, misalnya 15.30 sampai 17.00. Jam pelajaran dipakai di jadwal mata pelajaran, bukan di kalender ekskul ini.

Kapan rekap rata-rata hadir terisi?

Rumus di layar memakai hadir ditambah terlambat, dibagi roster pada lembar yang sudah dikirim. Lembar yang belum dikirim tidak masuk pembilang maupun penyebut.