Berita Acara Ujian Sekolah dan Daftar Hadir Peserta: Format dan Cara Mengisinya

Berita acara ujian sekolah adalah dokumen resmi yang dibuat pengawas ruang untuk mencatat jalannya satu sesi ujian: hari dan jam pelaksanaan yang sebenarnya, ruang dan mata pelajaran, jumlah peserta seharusnya, hadir, dan tidak hadir beserta nomornya, kejadian yang terjadi, tindakan yang diambil, lalu ditandatangani petugas sesuai prosedur operasional standar (POS) ujian, misalnya dua pengawas ruang atau pengawas dan proktor. Pasangannya adalah daftar hadir peserta yang ditandatangani setiap siswa. Artikel ini memberi format keduanya, contoh pengisian, dan cara mengisinya langkah demi langkah untuk ASAS, ujian sekolah, maupun try out berbasis komputer.

Dasar aturan: siapa yang menetapkan format berita acara

Permendikbudristek Nomor 21 Tahun 2022 tentang Standar Penilaian Pendidikan (ditetapkan 26 April 2022, diundangkan 28 April 2022) tidak menetapkan format khusus berita acara maupun daftar hadir ujian sekolah. Pasal 13 huruf e peraturan itu mencabut ketentuan mengenai ujian yang diselenggarakan satuan pendidikan dalam Permendikbud Nomor 43 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Ujian yang Diselenggarakan Satuan Pendidikan dan Ujian Nasional. Pengaturan yang berlaku kini memuat prinsip penilaian: Pasal 3 menyebut prosedur penilaian meliputi perumusan tujuan, pemilihan dan/atau pengembangan instrumen, pelaksanaan, pengolahan, dan pelaporan; Pasal 9 ayat (7) mengatur penilaian sumatif pada jenjang dasar dan menengah; dan Pasal 12 menyatakan pedoman penyusunan prosedur dan bentuk penilaian ditetapkan oleh kepala unit utama yang membidangi kurikulum dan asesmen.

Berdasarkan Pasal 10, penentuan kenaikan kelas dan kelulusan dilakukan dengan mempertimbangkan laporan kemajuan belajar yang mencerminkan pencapaian peserta didik pada semua mata pelajaran, ekstrakurikuler, serta prestasi lain. Karena hasil sumatif akhir semester dan ujian sekolah menjadi bagian dari bukti penilaian untuk keputusan tersebut, pelaksanaannya perlu bukti tertulis bahwa tes berlangsung tertib. Di sinilah berita acara dan daftar hadir berperan. Formatnya ditetapkan satuan pendidikan melalui POS atau tata tertib ujian yang disahkan kepala sekolah sesuai pedoman yang berlaku dan kebijakan daerah/sekolah. Dalam praktiknya, banyak sekolah menggunakan pola yang serupa dengan ujian nasional berbasis komputer terdahulu, Asesmen Nasional, dan Tes Kemampuan Akademik (TKA). Mengacu pada Kepmendikdasmen Nomor 56 Tahun 2026 tentang Pedoman Penyelenggaraan TKA dan Asesmen Nasional serta mekanisme pengawasan TKA 2026, pengawas ruang bertugas memeriksa kesesuaian identitas peserta, menjaga ketertiban ruang, serta mencatat kejadian khusus atau pelanggaran tata tertib ke dalam berita acara pelaksanaan dan laman TKA. Pola pencatatan yang sama layak dipakai untuk ujian yang diselenggarakan satuan pendidikan.

Komponen berita acara ujian sekolah

Format untuk ujian kertas dan ujian komputer berbeda terutama pada bagian naskah dan catatan teknis. Pada CBT, bagian jumlah soal dan sampul diganti catatan jam server, log sesi, dan kendala teknis, serta identitas proktor yang mendampingi pengawas.

Contoh berita acara ujian sekolah (siap salin)

BERITA ACARA PELAKSANAAN SUMATIF AKHIR SEMESTER GANJIL

TAHUN PELAJARAN 2026/2027

Pada hari ini Selasa tanggal satu bulan Desember tahun dua ribu dua puluh enam telah diselenggarakan Sumatif Akhir Semester Ganjil mata pelajaran Matematika untuk kelas VIII pada pukul 07.30 sampai dengan 09.00 WIB di SMP Negeri 1 Contoh, Ruang 03, Sesi 1.

Jumlah peserta seharusnya: 30 orang.

Jumlah peserta hadir: 28 orang.

Jumlah peserta tidak hadir: 2 orang, yaitu nomor peserta 03-014 (sakit, surat dokter diterima) dan 03-027 (tanpa keterangan).

Pelaksanaan ujian berlangsung dengan kondisi: ada kendala. Listrik padam pukul 08.12 sampai 08.19 WIB; server dan jaringan tetap menyala dengan daya cadangan, 6 peserta yang memakai komputer tanpa UPS masuk kembali dan waktu pengerjaannya ditambah 7 menit oleh pengawas melalui proktor.

Kejadian lain: peserta nomor 03-009 kedapatan membuka catatan kertas pada pukul 08.40. Tindakan: catatan disita, peserta ditegur dan dicatat dalam berita acara untuk dilaporkan kepada panitia; kelanjutan pengerjaan ujian mengikuti ketentuan POS ujian sekolah.

Catatan: tidak ada soal yang dilaporkan bermasalah.

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua, satu untuk panitia dan satu untuk arsip ruang.

Contoh, 1 Desember 2026

Pengawas Ruang: (tanda tangan) Dra. Nurhayati, NIP 19700101 199512 2 001

Proktor: (tanda tangan) Rizal Pratama, S.Kom., NIP 19950505 202012 1 002

Perhatikan dua kebiasaan di contoh itu: jam yang ditulis adalah jam sebenarnya, dan setiap kejadian selalu berpasangan dengan tindakan. Berita acara yang hanya menulis "lancar" padahal ada listrik padam akan menyulitkan panitia saat ada orang tua yang mempertanyakan nilai anaknya.

Format daftar hadir peserta ujian

Daftar hadir dibuat per ruang per sesi, diurutkan sesuai nomor kursi agar pengawas mudah mencocokkan wajah, kartu peserta, dan tempat duduk. Kolom minimalnya sebagai berikut.

Kebiasaan yang membantu: nomor tanda tangan dibuat zig-zag (ganjil di kiri, genap di kanan) agar siswa tidak salah baris, kolom keterangan diisi S, I, atau A hanya untuk yang tidak hadir, dan baris paling bawah memuat rekap "Hadir ... Tidak hadir ..." yang angkanya harus sama persis dengan berita acara. Untuk ruang campur kelas, kolom kelas wajib ada karena rekap nilai nantinya kembali ke wali kelas masing-masing.

Cara mengisi berita acara dan daftar hadir

Sebelum sesi dimulai

1. Ambil daftar hadir dan blangko berita acara ruang Anda dari panitia, cocokkan ruang, sesi, dan mapel dengan jadwal.
2. Periksa peserta di pintu: kartu peserta, nomor kursi, dan larangan membawa telepon seluler (HP) atau gawai. Minta siswa menandatangani daftar hadir saat duduk, bukan setelah selesai, supaya yang terlambat atau tidak hadir langsung terlihat.
3. Catat jam sebenarnya tombol mulai ditekan atau sampul dibuka. Pada ujian kertas, buka sampul di depan peserta dan hitung eksemplar soal.

Selama sesi

1. Tuliskan setiap kejadian pada saat terjadi, bukan dari ingatan di akhir sesi: jam, nomor peserta, apa yang terjadi, dan tindakan Anda.
2. Kendala teknis dilaporkan ke proktor dan dicatat jamnya, termasuk berapa menit waktu yang ditambahkan dan untuk siapa.
3. Peserta yang izin keluar dicatat jam keluar dan masuknya di kolom keterangan daftar hadir.

Setelah sesi

1. Hitung peserta hadir dari tanda tangan, cocokkan dengan jumlah lembar jawaban atau jumlah lembar terkumpul di aplikasi. Selisih satu pun harus dijelaskan.
2. Isi jumlah seharusnya, hadir, tidak hadir, dan nomor yang tidak hadir beserta alasan yang sudah diketahui. Alasan yang belum pasti saat sesi berakhir ditulis "tanpa keterangan" di berita acara ruang; konfirmasi susulan dari wali kelas atau orang tua dicatat panitia pada rekap kehadiran atau lampiran terpisah tanpa mengubah dokumen yang sudah ditandatangani (atau melalui pembetulan berparaf sesuai POS).
3. Pilih kondisi "lancar" hanya bila benar-benar tidak ada kendala. Bila ada, uraikan singkat di bagian kejadian.
4. Tanda tangani bersama proktor atau pengawas kedua, lalu serahkan ke panitia bersama daftar hadir dan lembar jawaban. Simpan salinan untuk arsip ruang.

Contoh kalimat kejadian dan tindakan

Pelajaran dari TKA 2026: pengawas juga dicatat

Berita acara bukan hanya mencatat siswa. Pada pelaksanaan TKA SMP 2026, Kepala Pusat Asesmen Pendidikan (Pusmendik) Kemendikdasmen Rahmawati memaparkan temuan 13 pelanggaran yang terdiri atas 12 pengawas dan 1 siswa, sementara Kepala Badan Kebijakan Pendidikan Dasar dan Menengah (BKPDM) Toni Toharudin menjelaskan bahwa sebagian pelanggaran berupa siaran langsung di media sosial dan merokok di ruang ujian yang ditindaklanjuti secara berjenjang bersama Inspektorat Jenderal (keterangan pers 7–8 April 2026). Kategori pelanggaran pengawas dalam pedoman TKA mencakup hadir terlambat, meninggalkan ruang tanpa izin, membiarkan kecurangan, hingga menyebarkan dokumentasi ujian. Untuk ujian sekolah, panitia bisa menambahkan satu baris di berita acara: jam pengawas hadir di ruang dan pernyataan bahwa pengawas tidak memakai gawai selama sesi. Baris sederhana itu melindungi pengawas yang tertib bila kemudian ada aduan.

Berita acara dan daftar hadir dari aplikasi CBT

Pada ujian berbasis komputer, sebagian isian berita acara sudah tercatat di server: peserta yang masuk sesi, jam mulai dan kumpul, serta tindakan pengawas. Di CBT SiTuntas, halaman monitor pengawas menyediakan isian berita acara per jadwal: jumlah peserta seharusnya, hadir, dan tidak hadir direkap otomatis dari sesi pengerjaan peserta di server untuk dicocokkan dengan daftar hadir, lalu pengawas melengkapi alasan tiap peserta yang tidak hadir (sakit, izin, atau tanpa keterangan), jam sebenarnya, kondisi lancar atau kendala, kejadian, tindakan, catatan, serta nama dan NIP pengawas dan proktor. Angka dan daftar tidak hadir disimpan sebagai salinan tetap karena berita acara adalah dokumen resmi, dan bila bagian kondisi belum diisi, PDF mencetaknya sebagai belum diisi, bukan otomatis "lancar".

Berita acara dapat diunduh sebagai PDF berkop sekolah, dan dengan pilihan paket, daftar hadir peserta (nomor peserta, NIS, nama, tanda tangan, keterangan) menyusul sebagai halaman lanjutan dalam satu berkas, lengkap dengan catatan tindakan pengawas selama sesi (waktu, peserta, tindakan, oleh siapa) yang tercatat di server. Untuk sekolah yang memakai pengaturan ruang campur kelas, daftar hadir per ruang bisa dicetak dari rencana ruang dengan kolom kelas, kursi, dan paket soal, selaras dengan denah kursi dan kartu peserta.

Panduan terkait: tutorial pengawas ujian CBT, cara memantau ujian per ruang, cara mengatur ruang ujian campur kelas, dan tutorial jadwal ujian, nomor peserta, dan token. Untuk menyiapkan soalnya, lihat contoh kisi-kisi soal sumatif akhir semester.

Kesalahan yang sering ditemukan panitia

• Angka hadir di berita acara berbeda dengan jumlah tanda tangan di daftar hadir.
• Jam yang ditulis adalah jam jadwal, padahal sesi mulai terlambat 20 menit.
• Kolom kejadian kosong, tetapi pengawas bercerita lisan ke panitia tentang siswa yang menyontek.
• Nomor peserta tidak hadir tidak ditulis, sehingga panitia harus membuka ulang daftar hadir untuk menyusun jadwal susulan.
• Berita acara hanya ditandatangani satu orang, tanpa proktor atau pengawas kedua.
• Alasan ketidakhadiran ditebak "sakit" tanpa surat, lalu tercatat salah di rekap kehadiran.

Kesimpulan

Berita acara ujian sekolah dan daftar hadir adalah dua dokumen kecil yang membuat nilai sumatif bisa dipertanggungjawabkan. Isi dengan jam sebenarnya, angka yang cocok antara keduanya, nomor peserta tidak hadir beserta alasannya, dan setiap kejadian berpasangan dengan tindakan. Sekolah menetapkan formatnya lewat POS ujian sesuai pedoman yang berlaku, dan pada ujian berbasis komputer sebagian isian sudah dapat diambil dari server sehingga pengawas tinggal melengkapi bagian yang hanya manusia yang tahu: apa yang terjadi di ruangan dan apa yang dilakukan.