Contoh Surat Tugas Guru Pengganti dan Alur Penugasan oleh Guru Piket

Surat tugas guru pengganti adalah naskah dinas dari kepala sekolah yang menugaskan seorang guru untuk mengisi jam pelajaran guru lain yang berhalangan, dengan menyebut siapa yang digantikan, kelas dan jam yang diisi, tanggalnya, dan kewajiban melaporkan hasilnya. Menurut Permendikdasmen Nomor 2 Tahun 2026 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pendidikan Dasar dan Menengah, surat tugas adalah naskah dinas penugasan "yang memuat apa yang harus dilakukan", disusun atas kepala, batang tubuh, dan kaki. Artikel ini memberi dua contoh surat (satu guru dan beberapa guru dalam bentuk kolom), alur penugasan oleh guru piket, dan cara mencatatnya agar pelaksanaan pembelajaran tetap terdokumentasi.

Kapan surat tugas guru pengganti diperlukan

Tidak semua pergantian guru perlu surat. Guru yang sakit sehari dan menitipkan tugas mandiri lewat guru piket cukup dicatat di buku piket dan jurnal kelas. Surat tugas dibutuhkan ketika penugasan pengganti sementara bersifat terencana atau berdampak administratif: guru menjalani cuti melahirkan tiga bulan atau cuti sakit beberapa hari (sesuai PP Nomor 11 Tahun 2017 jo. PP Nomor 17 Tahun 2020 bagi PNS dan Peraturan BKN Nomor 7 Tahun 2022 bagi PPPK), guru dinas luar beberapa hari, atau ketika sekolah menugaskan guru pengganti yang honornya dibayarkan sesuai ketentuan sumber dananya. Dalam kasus seperti itu, surat tugas menjadi dasar pelaksanaan tugas, lampiran pertanggungjawaban honor (dengan tetap memperhatikan syarat penerima honor non-ASN pada Pasal 43 Permendikdasmen Nomor 8 Tahun 2026 bila bersumber dari Dana BOS Reguler), dan rujukan bila ada pertanyaan dari pengawas atau orang tua tentang siapa yang mengajar. Adapun bila jam mengajar dialihkan sepanjang semester karena kekosongan formasi untuk pemenuhan beban kerja 24 sampai 40 jam tatap muka per minggu di Dapodik (Permendikdasmen Nomor 11 Tahun 2025), penetapannya dituangkan dalam Surat Keputusan (SK) Kepala Sekolah tentang Pembagian Tugas Mengajar.

Surat tugas juga berbeda dari surat pelimpahan tugas. Pelimpahan tugas dibuat oleh guru yang akan cuti (bila disyaratkan instansi daerah atau tata tertib sekolah sebagai lampiran permohonan cuti) dan berisi rincian pekerjaan yang ia titipkan. Surat tugas dibuat oleh kepala sekolah kepada guru pengganti dan berisi perintah mengajar. Keduanya saling melengkapi.

Dasar format: Permendikdasmen 2/2026 tentang Tata Naskah Dinas

Permendikdasmen Nomor 2 Tahun 2026 (ditetapkan 5 Januari 2026 dan diundangkan 7 Januari 2026, mencabut Permendikbud Nomor 3 Tahun 2021) menggolongkan surat tugas sebagai naskah dinas penugasan dalam kelompok naskah dinas arahan bersama surat perintah (Pasal 12 huruf b). Pasal 14 mendefinisikannya sebagai naskah dinas "yang memuat penugasan dari pejabat yang berwenang kepada bawahan, pejabat lain, dan/atau seseorang yang diberi tugas yang memuat apa yang harus dilakukan", ditandatangani pejabat yang berwenang sesuai tugas dan fungsinya. Secara langsung, peraturan ini berlaku bagi unit kerja dan UPT di lingkungan Kemendikdasmen, sedangkan sekolah negeri di daerah juga mengacu pada tata naskah dinas pemerintah daerah (Permendagri Nomor 1 Tahun 2023) serta kode klasifikasi arsip pemda (Permendagri Nomor 83 Tahun 2022, kode 800.1.11.1 untuk Surat Perintah Dinas/Surat Tugas), dan sekolah swasta mengikuti pedoman yayasan. Lampiran Permendikdasmen 2/2026 merinci susunan berikut yang dapat diadopsi sekolah dengan menyesuaikan kop dan penomoran instansi masing-masing.

Untuk guru PPPK, baris NIP diisi Nomor Induk PPPK (NIPPPK) dan golongan diisi golongan PPPK (misalnya Golongan IX); sedangkan untuk guru non-ASN atau honorer tanpa NIP, baris NIP diisi NUPTK atau ditulis "-", dan baris pangkat dan golongan dihapus.

Contoh 1: surat tugas guru pengganti untuk satu guru (bentuk lembaran)

Contoh 2: surat tugas untuk beberapa guru pengganti (bentuk kolom)

Kolom "Kelas dan jam yang diampu" adalah tambahan praktis sekolah di samping kolom identitas penerima tugas pada lampiran pedoman, karena untuk penugasan guru pengganti rincian kelas dan jam itulah yang paling dibutuhkan agar pembagian jadwal tidak tumpang tindih.

Alur penugasan guru pengganti oleh guru piket

Untuk ketidakhadiran harian, surat tugas formal jarang sempat dibuat pada pagi hari. Yang berjalan lebih dulu adalah koordinasi oleh guru piket—yang dalam Permendikdasmen Nomor 11 Tahun 2025 (Pasal 11 dan Lampiran) diakui sebagai tugas tambahan setara 1 jam tatap muka per minggu—dan surat tugas menyusul bila penggantian berlanjut. Urutan praktis yang lazim dipakai sekolah:

1. Pagi hari, guru piket memetakan kelas tanpa guru dari daftar izin yang sudah disetujui kepala sekolah: siapa yang izin, jam berapa, kelas mana, dan tugas apa yang dititipkan.
2. Piket mencari pengganti, misalnya dengan urutan prioritas: guru pengampu mapel yang sama dan sedang tidak mengajar, lalu guru piket hari itu, lalu guru lain yang kosong pada jam tersebut dan belum menggantikan kelas lain.
3. Pengganti dikonfirmasi secara lisan atau lewat pesan, dan nama pengganti dicatat di buku piket pada baris kelas dan jam yang kosong.
4. Pengganti mengajar atau mendampingi tugas, lalu mengisi jurnal kelas sebagai serah terima: materi yang disampaikan, kehadiran siswa, dan catatan untuk guru pengampu.
5. Rekap akhir pekan oleh wakil kurikulum: jam yang diganti, siapa penggantinya, dan jam yang kosong tanpa pengganti. Bila satu guru menggantikan berulang atau penggantian berlangsung lebih dari beberapa hari, kepala sekolah menerbitkan surat tugas seperti contoh di atas.

Penugasan pengganti di aplikasi: Izin GTK dan e-Piket

Pada sekolah pengguna e-Piket SiTuntas, alur di atas dapat dikelola dari satu layar. Begitu kepala sekolah menyetujui pengajuan izin, sakit, dinas luar, datang terlambat, atau pulang cepat di modul Izin GTK (dirilis Oktober 2026), halaman Piket Saya menampilkan daftar kelas tanpa guru hari itu lengkap dengan jam, mapel, nama guru yang izin, jenis izinnya, dan tugas yang dititipkan. Melalui fitur penugasan guru pengganti (pembaruan 30 Oktober 2026), petugas piket atau penyetuju izin memilih guru pengganti per jam pelajaran dari saran otomatis: guru aktif yang tidak sedang mengajar, tidak sedang izin, dan belum menggantikan kelas lain pada jam itu, diurutkan dari pengampu mapel yang sama, lalu guru piket hari itu, lalu guru lainnya. Guru yang ditunjuk menerima pemberitahuan lonceng dan WhatsApp, lalu menerima atau menolak dari halaman izinnya sendiri.

Di e-Jurnal, sesi yang gurunya sedang izin ditandai "Guru izin, diganti ..." atau "belum ada pengganti", sehingga pemilik sesi, pengganti, dan pimpinan membaca informasi yang sama dengan e-Piket, dan pengisian jurnalnya tetap lewat alur jurnal yang ada, termasuk serah terima pengganti. Rekap inilah yang menjadi lampiran laporan bila sekolah menerbitkan surat tugas formal. Bacaan terkait: tugas guru piket, SOP per jam, dan contoh SK, format buku piket guru harian, tutorial isi jurnal mengajar termasuk guru pengganti, yang perlu dicek tata usaha dari tata naskah dinas Kemendikdasmen 2026, dan format nomor surat sekolah.

Hal yang sering terlewat

• Surat tugas tidak menyebut tanggal akhir, sehingga pengganti tidak tahu kapan tugasnya selesai bila guru pengampu kembali lebih cepat. Gunakan frasa "sampai dengan ... atau sampai guru pengampu aktif kembali".
• Jam yang diganti tidak dirinci per kelas, padahal rincian itu yang dipakai menghitung beban kerja dan pertanggungjawaban honor.
• Tidak ada tembusan ke guru yang digantikan, sehingga saat kembali ia tidak tahu materi sudah sampai di mana. Tembusan surat tugas dan jurnal mengajar yang terisi membantu kesinambungan materi saat serah terima kembali.
• Pengganti tidak mengisi jurnal karena merasa "hanya menunggui", padahal jurnal menjadi bukti pelaksanaan pembelajaran yang diminta kalimat penutup surat tugas.
• Surat tugas diterbitkan setelah penggantian selesai hanya untuk kelengkapan administrasi honor. Sesuai ketentuan tata naskah dinas, penomoran dan tanggal surat harus sesuai dengan tanggal penandatanganan faktual oleh pejabat yang berwenang.

Kesimpulan

Surat tugas guru pengganti mengikuti susunan naskah dinas penugasan dalam Permendikdasmen Nomor 2 Tahun 2026 (serta diselaraskan dengan tata naskah dinas pemerintah daerah pada sekolah negeri daerah): kalimat pembuka yang menyebut latar belakang dan pemberi tugas, identitas penerima tugas, bagian "untuk" yang memuat mapel, kelas, jam, tanggal, dan tempat, kalimat penutup baku, lalu tanda tangan kepala sekolah. Untuk ketidakhadiran harian, koordinasi piket dan jurnal kelas sudah memadai; surat tugas diterbitkan ketika penggantian terencana, berlangsung beberapa hari atau lebih, atau berdampak pada administrasi kepegawaian dan honor (sedangkan pengalihan jam sepanjang semester ditetapkan melalui SK Pembagian Tugas Mengajar). Bukti pelaksanaan utamanya tercatat pada jurnal mengajar yang diisi oleh guru pengganti, dilengkapi rekap kehadiran dan penilaian apabila penugasan berlangsung panjang.