Lembar Disposisi Surat Masuk Sekolah: Format, Contoh Isian, dan Alurnya

Diterbitkan 23 September 2026 · Diperbarui 23 September 2026

Ditulis oleh Isep Nursamsi, S.T. · guru Informatika yang membangun dan memakai SiTuntas setiap hari di sekolah negeri.

Lembar disposisi surat adalah formulir yang disematkan pada surat masuk untuk mencatat perintah pimpinan: kepada siapa surat diteruskan, tindak lanjut apa yang diminta, dan kapan harus selesai. Contoh di Lampiran Permendagri 1/2023 memuat asal surat, nomor dan tanggal surat, tanggal terima, nomor agenda, sifat, hal, penerima, permintaan tindak lanjut, catatan, serta paraf dan tanggal pejabat.

Apa itu lembar disposisi surat dan kapan sekolah memakainya?

Permendagri Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah menggolongkan disposisi sebagai naskah dinas korespondensi internal, sejajar dengan nota dinas dan memo. Pasal 11 ayat (3) mengartikannya sebagai petunjuk tertulis singkat dari atasan kepada bawahan mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap naskah dinas masuk. Peraturan ANRI Nomor 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, Pasal 27, menambahkan bahwa disposisi ditulis jelas pada lembar disposisi dan hanya diberikan pejabat kepada pejabat dengan jenjang jabatan di bawahnya.

Di sekolah, praktiknya kepala sekolah menulis disposisi untuk bawahannya: wakasek, kepala tata usaha, guru, atau staf yang ditugasi. Wakasek boleh meneruskannya lagi ke guru di bidangnya. Arah sebaliknya, misalnya guru melapor kepada kepala sekolah, memakai nota dinas atau laporan.

Kenapa harus tertulis? PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 34, meminta arsip yang diterima diregistrasi lalu didistribusikan kepada unit pengolah, diikuti dengan tindakan pengendalian. Penjelasan PP itu mengartikan tindakan pengendalian sebagai sarana pencatatan untuk mengetahui posisi dan tindak lanjut arsip, baik manual maupun elektronik. Lembar disposisi adalah sarana itu. Tiga bulan kemudian, saat pengawas bertanya siapa yang mewakili sekolah di rapat dinas, jawabannya ada di lembar tersebut.

Tidak setiap kertas perlu disposisi. Brosur dan penawaran jasa cukup dicatat. Disposisi dipakai untuk surat yang menuntut keputusan atau tindakan, seperti undangan, permohonan, edaran berisi kewajiban, atau permintaan data.

Kolom baku lembar disposisi menurut Permendagri 1/2023

Lampiran Permendagri 1/2023 memuat contoh susunan Lembar Disposisi di bawah kop naskah dinas perangkat daerah. Sekolah negeri berada di lingkungan pemerintah daerah, jadi contoh ini acuan yang paling dekat. Bila dinas pendidikan di daerah Anda sudah membagikan format sendiri, format dinas itulah yang dipakai.

Dua hal di tabel itu sering disalahpahami. Pertama, baris Sifat mencampur dua ukuran. Sangat segera dan Segera menyangkut kecepatan, sedangkan Rahasia menyangkut keamanan. Pasal 104 Peraturan ANRI 5/2021 membagi klasifikasi keamanan naskah dinas menjadi sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/terbuka, jadi sebuah surat bisa sekaligus segera dan rahasia. Kedua, contoh itu tidak punya kolom batas waktu. Tulis tenggatnya di Catatan dengan tanggal yang jelas, misalnya "paling lambat Senin, 14 September", jangan "secepatnya".

Template lembar disposisi sekolah siap salin

Template ini mengikuti urutan kolom Permendagri 1/2023, dengan daftar penerima yang disesuaikan untuk sekolah. Salin ke pengolah kata, ganti kop dan nama jabatan, lalu cetak dua lembar dalam satu halaman A4.

Baris terakhir tidak ada di contoh Permendagri; gunanya agar penerusan dari wakasek ke guru tetap tertulis di lembar yang sama.

Contoh isian untuk tiga surat yang sering datang ke sekolah

Tiga surat fiktif di SMP Negeri 1 Contoh ini menuntut tindak lanjut yang berbeda, terlihat dari kolom penerima dan catatannya.

Undangan dinas: siapa hadir, siapa menyiapkan

Kegiatannya dua hari lagi, jadi surat ditandai Segera dan diantar ke kepala sekolah hari itu juga. Catatannya menyebut siapa berangkat dan kapan laporannya masuk. Surat tugas untuk Pak Dedi menjadi surat keluar tersendiri dengan nomor dari agenda surat keluar.

Permohonan orang tua: dua penerima, satu batas waktu

Surat pribadi tanpa nomor tetap mendapat nomor agenda. Dua orang menerima disposisi karena pekerjaannya berbeda: tata usaha menyiapkan berkas, wali kelas memeriksa data belajar. Batas waktu satu minggu memberi kepastian kepada orang tua.

Surat edaran: dipikirkan dulu, baru dijalankan

Edaran jarang meminta balasan, tetapi sering mengubah kebiasaan sekolah. Pilihan Tanggapan dan saran meminta wakasek menyiapkan cara pelaksanaannya, sehingga rapat Senin membahas jadwal yang sudah jadi.

Alur surat masuk dari meja TU sampai pelaksana

Pasal 67 Permendagri 1/2023 merangkum pengendalian naskah dinas masuk dalam tiga tahap: unit penerima mengagendakan, mengklasifikasikan sesuai sifat surat, dan mendistribusikan; unit pengelola menindaklanjuti sesuai arahan pimpinan; unit tata usaha mengarsipkan. Pasal 125 Peraturan ANRI 5/2021 merincinya menjadi penerimaan, pencatatan, pengarahan, dan penyampaian.

1. Petugas TU menerima surat, memastikan tujuannya, lalu menandatangani buku ekspedisi pengantar. Surat yang diserahkan langsung kepada kepala sekolah atau guru tetap dibawa ke TU, karena Pasal 124 Peraturan ANRI 5/2021 meminta naskah semacam itu diregistrasi di unit kearsipan.
2. TU mencatatnya di buku agenda, memberi nomor agenda berikutnya, dan menulis nomor itu beserta tanggal terima di pojok kanan atas surat.
3. TU mengisi bagian atas lembar disposisi sampai kolom Hal, menyematkannya pada surat, dan menyerahkannya ke kepala sekolah hari itu juga. Surat bertanda Segera diantar langsung, tidak ditaruh di tumpukan.
4. Kepala sekolah mencentang penerima dan permintaan, menulis catatan beserta batas waktu, lalu membubuhkan paraf dan tanggal.
5. TU meneruskan surat kepada penerima dengan bukti penyampaian. Pasal 129 menyebut bentuknya buku ekspedisi atau lembar tanda terima, lengkap dengan waktu terima serta nama dan tanda tangan penerima.
6. Penerima menindaklanjuti, meneruskan ke guru melalui baris penerusan bila perlu, lalu melapor hasilnya kepada kepala sekolah.
7. Surat, lembar disposisi, dan hasil tindak lanjut seperti surat tugas atau notula disimpan dalam satu map sesuai kode klasifikasi, dan kolom keterangan di buku agenda dilengkapi.

Kolom buku agenda surat masuk

Pasal 127 Peraturan ANRI 5/2021 menyebut buku agenda, kartu kendali, atau takah sebagai sarana pencatatan, dan menetapkan isi registrasi paling sedikit tujuh unsur. Tujuh unsur itu menjadi kolom buku agenda di bawah ini, diisi dengan tiga surat contoh tadi.

Kesalahan yang membuat disposisi macet

• Catatan "untuk diketahui" pada surat yang sebenarnya meminta tindakan. Penerima membaca, menyimpan, dan tidak ada yang bergerak.
• Tanpa batas waktu. "Segera ditindaklanjuti" dibaca berbeda oleh setiap orang, sedangkan tanggal tidak.
• Lembar disposisi terlepas dari suratnya. Sematkan di pojok kiri atas; bila beberapa penerima butuh salinan, lembar aslinya tetap bersama surat asli.
• Surat tertahan di meja kepala sekolah yang sedang dinas luar. Untuk surat Segera, TU bisa mengirim foto surat lewat pesan, menyalin jawabannya ke lembar disposisi dengan keterangan "melalui pesan" dan tanggalnya, lalu meminta paraf setelah beliau kembali.
• Undangan yang masuk ke WhatsApp pribadi kepala sekolah tidak pernah sampai ke TU, sehingga tidak tercatat dan tidak ada yang menyiapkan surat tugas.

Disposisi di e-TU SiTuntas: yang dibantu dan yang tetap manual

Di SiTuntas, alur di atas dipegang modul e-TU, yang termasuk paket Dasar, Lengkap, dan Premium serta terbuka selama masa coba, tetapi tidak termasuk paket Gratis. Staf TU menekan Catat Surat Masuk, mengisi data yang sama dengan buku agenda ditambah klasifikasi arsip, lalu mengunggah pindaian PDF, JPG, atau PNG sampai 5 MB. Nomor agenda diberikan sistem dan tidak berubah walau data surat diedit. Tombol Disposisikan Surat meminta Diteruskan kepada, Instruksi sampai 1.000 karakter, dan Tenggat penyelesaian yang boleh dikosongkan. Penerima membuka pindaian dari tab Untuk Saya, menandai Dibaca, Diproses, atau Selesai dengan catatan penanganan, dan bisa meneruskan lagi ke bawah. Hanya penerima yang boleh mengubah status itu; surat induk berubah menjadi Selesai sendiri setelah semua disposisinya selesai, dan yang lewat tenggat ditandai Terlambat.

Pilihan sifat di e-TU adalah Biasa, Penting, Segera, dan Rahasia, tanpa Sangat segera. Belum ada cetak lembar disposisi kertas, belum ada ekspor buku agenda ke Excel atau PDF, dan belum ada notifikasi WhatsApp atau lonceng saat disposisi masuk, jadi penerima perlu membuka menu Disposisi atau Beranda TU. e-TU juga tidak terhubung dengan SRIKANDI. Bila dinas meminta lembar kertas berparaf atau memakai SRIKANDI, e-TU berperan sebagai buku agenda dan pelacak internal sekolah. Rincian modulnya ada di halaman aplikasi surat sekolah, dan cara menyusun nomor untuk surat balasan atau surat tugas dibahas di artikel format nomor surat sekolah.

Pertanyaan yang sering diajukan

Siapa yang berhak menulis disposisi di sekolah?

Peraturan ANRI 5/2021 Pasal 27 menyebut disposisi hanya diberikan pejabat kepada pejabat dengan jenjang jabatan di bawahnya. Di sekolah, penulis utamanya kepala sekolah, dan wakasek boleh meneruskan ke guru atau staf di bidangnya. Petugas TU mengisi data surat dan mencatat perjalanannya, tetapi tidak menulis instruksi atas nama kepala sekolah.

Apa bedanya buku agenda surat masuk dengan lembar disposisi?

Buku agenda mendaftar semua surat masuk secara berurutan dalam satu buku, sedangkan lembar disposisi dibuat per surat untuk mencatat instruksi pimpinan. Keduanya dihubungkan oleh nomor agenda yang sama. Tanpa buku agenda, surat sulit dicari; tanpa lembar disposisi, tidak jelas siapa yang harus bertindak.

Bolehkah disposisi dibuat secara elektronik?

Boleh. Peraturan ANRI 5/2021 Pasal 130 mengatur pengendalian naskah dinas masuk dengan media elektronik memakai Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, dan Keputusan Menteri PANRB Nomor 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis menetapkan SRIKANDI sebagai aplikasi itu untuk diterapkan instansi pusat dan pemerintah daerah. Tanyakan ke dinas apakah sekolah Anda sudah diminta memakainya.

Undangan masuk lewat WhatsApp kepala sekolah, apakah perlu dicatat juga?

Perlu. Pasal 131 Peraturan ANRI 5/2021 meminta naskah dinas elektronik yang diterima lewat akun pribadi pegawai disampaikan ke unit kearsipan untuk diregistrasi, dan bentuknya boleh tangkapan layar atau salinan digital. Kepala sekolah cukup meneruskan pesan itu ke TU, lalu TU mencatatnya di buku agenda seperti surat kertas.

Bagaimana menangani surat yang bersifat rahasia?

Kelompokkan saat diterima dan jangan buka amplopnya. Pasal 128 ayat (1) Peraturan ANRI 5/2021 meminta naskah dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepada pejabat atau unit yang dituju. TU cukup mencatat data yang tertera di sampul pada buku agenda, lalu menyerahkannya dengan tanda terima.

Referensi

• Permendagri No. 1 Tahun 2023 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah, JDIH BPK
• Peraturan ANRI No. 5 Tahun 2021 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, JDIH BPK
• PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, JDIH BPK
• Keputusan Menteri PANRB No. 679 Tahun 2020 tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, JDIH ANRI